今天的教程重點(diǎn)說的是制表習(xí)慣，只有采用一維表制作數(shù)據(jù)源表（原始數(shù)據(jù)表）才能夠讓后續(xù)工作變得輕松，才不會(huì)去花大量無用功學(xué)模板，寫復(fù)雜公式。可以說，從接觸Excel那天開始，你就需要懂什么是一維表什么是二維表，否則永遠(yuǎn)也成不了Excel高手。什么是Excel中的一維表和二維表呢？最好的答案就在本篇教程中。

   我們每天都在和各種各樣的數(shù)據(jù)打交道：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、進(jìn)銷數(shù)據(jù)、客戶管理數(shù)據(jù)、人事管理數(shù)據(jù)……有時(shí)候需要將數(shù)據(jù)按照領(lǐng)導(dǎo)的需要做成各種各樣的報(bào)表，有時(shí)候需要將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到某個(gè)管理系統(tǒng)中。很多Excel新手、半灌水在處理數(shù)據(jù)的過程中問題層出不窮，究其原因，最主要一條：原始數(shù)據(jù)表（數(shù)據(jù)源表）不規(guī)范，不是一維表。

何為Excel中的一維表二維表

   那么什么樣的原始數(shù)據(jù)表才是規(guī)范的呢？在說這個(gè)問題之前，需要明白什么是一維表、什么是二維表。

   先來看一維表。

表1                         表2

   上圖就是兩個(gè)常見的一維表。簡(jiǎn)單來說，一維表具有兩個(gè)典型的特征：

   第一、單元格中的數(shù)據(jù)屬性等于對(duì)應(yīng)的列標(biāo)題。

   譬如：表1中單元格值“第一季度”“第二季度”屬性就是季度時(shí)間，所以其列標(biāo)題就是“季度”；表2中單元格值“36”“45”屬性就是人的年齡，所以其列標(biāo)題就是“年齡”。

   第二、所有列標(biāo)題之間的關(guān)系不是排除性的選填關(guān)系。

   譬如：表1中“季度”“實(shí)際金額”標(biāo)題下數(shù)值，并非是填寫了“季度”就不能填寫“實(shí)際金額”了?？赡苓@一條，大家還有疑惑，不急，接著看二維表就了解了。

   下面看二維表。

表3

表4

   表3中單元格值“23954.89”“14122.31”的屬性是金額，但是列標(biāo)題是“東北地區(qū)”“東南地區(qū)”等，屬性與列標(biāo)題不一致。其實(shí)，如果把表3的表頭完整地繪制出來，大家看得更明白：

   很明顯，表中各數(shù)字的屬性是“金額”，而非列標(biāo)題“地區(qū)”。

   表4中列標(biāo)題“博士”“碩士”“本科”“大專及以下”對(duì)當(dāng)前表而言屬于典型的選填關(guān)系，同一行數(shù)據(jù)填寫了“博士”，就不能填寫“碩士”“本科”等了。同樣，把表4的表頭完整繪制出來，大家看得更明白：

   很明顯“博士”“碩士”“本科”等列標(biāo)題實(shí)際屬于同一個(gè)屬性“學(xué)歷”下的具體屬性值，按照習(xí)慣，學(xué)歷都登記最高學(xué)歷，因此各屬性值之間具有排除性，填寫了“博士”就不能填寫“本科”了。

   在Excel中我們可以把所有非一維表的表都稱為二維表，上面的表3、表4都是典型的二維表。（注意：Excel中所說的二維表與關(guān)系模型中所說的二維表、關(guān)系表不是一個(gè)概念?。?/span>）

   一維表適合存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、記錄數(shù)據(jù)，一般作為數(shù)據(jù)源使用，我們通過一維表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析時(shí)，不管使用公式函數(shù)還是透視表都很方便。更加重要的是，當(dāng)我們需要向某個(gè)系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)，一般只能以一維表的形式導(dǎo)入。

   相對(duì)于一維表來說，二維表更加符合我們的視覺習(xí)慣，因此二維表經(jīng)常用來展示數(shù)據(jù)，也可以簡(jiǎn)單的理解為二維表適合用來做給人看的各種報(bào)表。

   了解以上知識(shí)后，很多朋友可能會(huì)有一個(gè)疑問：到底什么時(shí)候使用一維表，什么時(shí)候使用二維表才算是正確呢？

   很簡(jiǎn)單，做數(shù)據(jù)源的時(shí)候或者是需要導(dǎo)入系統(tǒng)時(shí)，就得使用一維表；做數(shù)據(jù)展示時(shí)，就得使用二維表。舉個(gè)例子：辦公人員領(lǐng)用辦公用具的時(shí)候一般需要在一張領(lǐng)用表上登記，記錄上某年某月某日某部門的某某領(lǐng)取某型號(hào)（編碼）的某物品多少。這樣的登記表就必須是一維表，它根據(jù)事件記錄數(shù)據(jù)，是后續(xù)數(shù)據(jù)的源頭。而一個(gè)月后，管理人員向上級(jí)匯報(bào)公司各部門的辦公用品領(lǐng)用情況，就使用二維表。

一維登記表

二維匯總表

數(shù)據(jù)源表采用二維表的危害

   毫不夸張的說：只有正確地使用一維表和二維表才有可能高效率地使用Excel。我們就是因?yàn)闆]有在適合的時(shí)候正確地使用表格形式，所以給自己的工作帶來很多麻煩。

   如果數(shù)據(jù)源表采用了二維表，那在后續(xù)的數(shù)據(jù)匯總、分析中，就可能造成非常大的麻煩，無法直接通過透視表或者簡(jiǎn)單的公式實(shí)現(xiàn)匯總分析。譬如暢銷書作者盧子就曾分享過自己的慘痛經(jīng)驗(yàn)：為了從下面的原始數(shù)據(jù)表中得到不良品匯總表，苦思一周最終在朋友的幫助下編寫了一個(gè)超長(zhǎng)的公式才解決問題。

原始數(shù)據(jù)表

不良匯總表

公式：

   =INDEX(小天使!G:G,RIGHT(TEXT(LARGE(MMULT((LOOKUP(ROW($5:$136),IF(小天使!$B$5:$B$136<>"",ROW($5:$136)),小天使!$B$5:$B$136)=$B$4)*(MONTH(小天使!$I$4:$DJ$4)=$F$4)*(小天使!$G$5:$G$136<>"檢查數(shù)")*(小天使!$G$5:$G$136<>"其它")*小天使!$I$5:$DJ$136,ROW($1:$106)^0)+(LOOKUP(ROW($5:$136),IF(小天使!$B$5:$B$136<>"",ROW($5:$136)),小天使!$B$5:$B$136)=$B$4)*(小天使!$G$5:$G$136<>"檢查數(shù)")*(小天使!$G$5:$G$136<>"其它")*(小天使!$G$5:$G$136<>"")*0.1+ROW($5:$136)%%,ROW(A1)),"0.0000"),3)*1)

一維表與二維表的轉(zhuǎn)換

   這時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)另一個(gè)問題，為了用好一維表和二維表，我們可能經(jīng)常需要在兩種表之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換。會(huì)不會(huì)很麻煩呢？接下來為大家分享兩種簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)換方法，希望大家能夠動(dòng)手操作，將其掌握。

一維表轉(zhuǎn)為二維表

   推薦使用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行轉(zhuǎn)換，具體操作步驟看動(dòng)畫演示：

   平時(shí)更多的是使用一維表制作各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，單純將一維表轉(zhuǎn)換為二維表的需求并不多。

反而二維表轉(zhuǎn)為一維表的需求比較多，推薦使用公式的方法進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

二維表轉(zhuǎn)為一維表

   （1）在A11處輸入如下公式后向下拉獲取二維表中的季度值，作為一維表的首列。

=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/7)+1,0)

   這個(gè)公式中需要注意“7”這個(gè)數(shù)字，因?yàn)橛?/span>7個(gè)機(jī)構(gòu)，所以每個(gè)季度都需要重復(fù)7次。關(guān)于這個(gè)公式的原理，可以參考之前的教程：

   網(wǎng)站用戶點(diǎn)擊：《Excel教程：等差數(shù)列、循環(huán)數(shù)列和重復(fù)數(shù)列構(gòu)造》

   微信用戶點(diǎn)擊：《3個(gè)“規(guī)律”讓你輕松寫出Excel公式，比小學(xué)入學(xué)題還簡(jiǎn)單！超實(shí)用！》

   （2）在B11處輸入如下公式并向下拉獲取二維表中的機(jī)構(gòu)名稱，作為一維表的第2列。

=OFFSET($A$1,0,MOD(ROW(A1)-1,7)+1)

   在這個(gè)公式中同樣要注意“7”，與機(jī)構(gòu)數(shù)相同即可。公式利用的是循環(huán)構(gòu)造數(shù)據(jù)的原理。

   （3）在C11處輸入如下公式向下拉獲取二維表中的具體數(shù)據(jù)作為一維表的第3列。

=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/7)+1,MOD(ROW(A1)-1,7)+1)

   這個(gè)公式相信大家都看出來了，有兩個(gè)地方出現(xiàn)了7，同時(shí)兼顧了重復(fù)性和循環(huán)性。

   利用公式將二維表轉(zhuǎn)為一維表的幾個(gè)公式，套路相對(duì)比較固定，只要根據(jù)二維表的列數(shù)去修改公式中的數(shù)字就行，本例中數(shù)字是7。

小結(jié)：

   一維表和二維表互相轉(zhuǎn)換的方法很多，就不一一列舉了。我們今天重點(diǎn)闡述的是這兩種表的特性和用途。同時(shí)告訴大家，養(yǎng)成采用一維表制作數(shù)據(jù)源表的習(xí)慣，遠(yuǎn)比掌握幾個(gè)技巧會(huì)用幾個(gè)公式更加重要。當(dāng)然數(shù)據(jù)表的制作規(guī)范并非僅僅是一維表這一條要求，更多要求我們會(huì)逐漸介紹給大家。

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