這4個批量處理的Word技巧,讓你的效率提升100 倍!
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作者:時予來源:部落窩教育發(fā)布時間:2020-01-17 12:05:22點擊:2254
編按:
常用Word處理文檔的人都知道,通配符是一種可以在Word里提高文本處理效率的法寶,因此今天這篇文章就給大家介紹4個“通配符”常用的使用技巧,希望對你有幫助。
靈魂叩問,吾日三省,怎樣才能提高工作效率呢?
要想提高工作效率,當(dāng)然就需要掌握一些小技巧啦!不僅能讓我們更好地解決各種剛需問題,同時還可以有事沒事在同事面前秀一手。
那有沒有那種可以多場景運用,“一篇頂五篇”高“概”含量(處理各種高概率的常見問題)的批量處理小技巧呢?
當(dāng)然有,今天,就與你仔細(xì)聊一聊!
下面這些技巧,或許就是你需要的!
名場面1
小高是個HR,為了增進(jìn)員工對于公司的歸屬感,她細(xì)心地根據(jù)同事的身份證號碼,記下他們的生日,建立了員工生日提醒檔案,并且做了備忘錄,提前準(zhǔn)備了生日會,創(chuàng)造了許多驚喜。
只是,隨著公司的擴(kuò)大,小米的工作量越來越大,她在想:有沒有簡便的Word提取出生年月日的方法呢?
這種小場面,別慌!利用通配符一鍵提取,分分鐘搞定,輕松解決難題。
請看具體操作:
我們都知道身份證上,第七位到第十四位,就是我們的個人出生年月日,那么要做到一鍵提取其中的年月日,并按XXXX年XX月XX日的格式顯示,我們只需要三步。
① 把身份證號碼復(fù)制下來,放到我們最后要展示的位置;
② 點擊【開始】-【編輯】-【替換】按鈕,或者直接按下快捷鍵【Ctrl+H】,打開“查找和替換”對話框;
③ 在“查找內(nèi)容項”輸入:【(??????)(????)(??)(??)(????)】(注:這里的符號都是半角符號),在“替換為”輸入【2年3月4日】,在【更多】欄下勾選【使用通配符】,點擊【全部替換】按鈕,彈出詢問“是否搜索文檔的其余部分?”對話框,選擇【否】,關(guān)閉!看,出生年月日的提取就成功啦!
技巧提點:
① 括?。ǎ┦菍⑿蛄羞M(jìn)行分組,這里分了5組。第一組是出生年份前面的6個數(shù)字,直接用6個“?”(占位符)表示;
② 234表示保留第2、第3、第4組的內(nèi)容,并且后面對應(yīng)加上年月日【2年3月4日】,這樣,使用通配符一鍵替換的時候,就一步到位啦!
名場面2
工作中,小高還遇到了這樣一個麻煩,或許你也經(jīng)歷過:文檔調(diào)整格式的時候,想著要把這些小標(biāo)題都放大加粗,這時簡單粗暴點的做法就是一個個選中,按快捷鍵【Ctrl+ B】、【ctrl++】(加粗、加大文字),幾個標(biāo)題還好說。假如是一本書的原稿,通常有幾十上百個小標(biāo)題,又或者是一本標(biāo)書里,同樣也有很多個章節(jié)標(biāo)題,怎么呢?
OMG,跨八度按組合快捷鍵的手隱隱抽搐,一點都不想盤它!
這個時候利用通配符,一鍵搞定,輕松hold得住場面!
請看具體操作:
① 點擊【開始】-【編輯】-【替換】按鈕,打開“查找和替換”對話框;
② 在查找內(nèi)容里輸入“第?個品牌”,在替換那里輸入不用輸入內(nèi)容,這里我們僅需要改變它的格式。因此點擊【格式】按鈕,選擇宋體、加粗、增大字號為“四號”,顏色選擇藍(lán)色,點擊【更多】按鈕,勾選“通配符”復(fù)選框,選擇全部替換!
一鍵完成,不用1分鐘,就搞定了你原本要花一天時間完成的工作,效率蹭蹭蹭地提升!
名場面3
為了“偷懶”,小高也是拼了,興沖沖地從網(wǎng)上下載一份年終報告。
據(jù)他本人描述:這樣效率更高。只是……看到下載的報告文檔中多出來的許多不必要的空行時,心情一下就down回去了!
他問:有沒有那種可以一鍵清除文檔中所有空行的快速整理技巧呢?
當(dāng)然有,還是要用到通配符。
請看具體操作:
打開“查找和替換”對話框,在“查找內(nèi)容”中直接輸入通配符“^p^p”(注:通配符里^p是段落標(biāo)記。)或者點擊【更多】-【特殊格式】按鈕,然后選擇【段落標(biāo)記】選項。
在“替換為”中輸入“^p”,點擊【全部替換】按鈕,多余的空行就都被清除了,多次重復(fù)這個替換,直至把所有多余的空行都清除掉,簡單方便,都是一鍵搞定!
名場面4
文檔因為太大,傳輸起來非常慢。于是小高想要把文檔中的圖片全部刪除,縮小文檔。然后再發(fā)送傳輸。
只是上百張圖片,一個個去手動刪除,要耗費很長時間。
若直接Ctrl +A全選,不僅選中了全部圖片,連文字也選上了,這真讓人煩惱!
她想,能否只將全部圖片選中,一鍵清除,省時省力?
別急,依舊是通配符來幫忙!
請看具體操作:
打開“查找和替換”對話框,在“查找內(nèi)容”中輸入“^g”,或者點擊【更多】-【特殊格式】按鈕,選擇【圖形】選項。
然后 “替換為”留空,直接【全部替換】按鈕,關(guān)閉對話框,圖片就一鍵全部清除了!
最后,我們可以記一下常用的通配符及其代表義,在需要的時候就可以直接輸入使用了!
序號 |
通配符 |
代表義 |
序號 |
通配符 |
代表義 |
1 |
^? |
任意一個字符 |
7 |
^d |
域 |
2 |
^* |
任意多個字符 |
8 |
^w |
空白區(qū)(空格、不間斷空格、以及任意順序的格式標(biāo)記) |
3 |
^# |
任意數(shù)字 |
9 |
^f |
腳注標(biāo)記 |
4 |
^$ |
任意字母 |
10 |
^e |
尾注標(biāo)記 |
5 |
^p |
段落標(biāo)記 |
11 |
^& |
原查找內(nèi)容 |
6 |
^t |
格式標(biāo)記 |
12 |
^c |
剪貼板內(nèi)容 |
從上面這些場景中我們可以知道,利用通配符可以快速查找到有相同特點的對象,然后再進(jìn)行一鍵替換操作,幫我們省去很多的手動重復(fù)工作,從而提升文檔的處理效率。
你,學(xué)會了嗎?
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