【W(wǎng)ord長文檔排版4步法】清醒點(diǎn)!你一個(gè)人就是一支隊(duì)伍
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作者:技術(shù)小瑤來源:部落窩教育發(fā)布時(shí)間:2021-04-13 11:41:58點(diǎn)擊:5914
編按:
提起Word長文檔排版,許多人都很恐懼。幾十甚至上百頁的文檔內(nèi)容,經(jīng)常讓人手忙腳亂,甚至被視為Word排版的一大難關(guān)。今天給大家分享Word長文檔中的一些排版技巧,希望能幫助到各位。
我有一個(gè)叫Sunny的鄰桌女同事。
她向來把機(jī)械鍵盤打得啪啪作響,動(dòng)作果斷利落,工作效率也奇高。
但是,就在昨天突然安靜了一個(gè)下午,我略感不適。用余光瞄了她一下,發(fā)現(xiàn)她正在愁眉哭臉的編輯一份Word文檔。
她說道:“好家伙!老板突然丟給我一份48頁的Word文檔,讓我排個(gè)版發(fā)給他,然后轉(zhuǎn)發(fā)給客戶打印。弄了大半天,馬上都快下班了,還沒弄好”。
我咧嘴一笑說:“略表同情,祝你盡早完工?!?/span>
她狠狠瞪了我一眼,讓我硬生生地把嘴邊的“加油”二字咽了回去。
長文檔排版,真的就那么難嗎?
為什么要排版
文字是傳遞信息的一種重要途徑,一篇文章無論撰寫得多么華麗精彩,如果版面缺乏條理、層次和結(jié)構(gòu)等,就沒有呼吸感。
密密麻麻的文字,會(huì)讓閱讀者感到不適,又怎能指望讀者從中快速了解你要表達(dá)的思想呢?
我們交付的東西更是我們內(nèi)在的外顯,別人從文檔中感受到的印象比名片上的職位更直觀、更有說服力。
所以,排版是為了交付更好的自己。

排版思路
我們排版,僅僅是為了排版嗎?
當(dāng)然不是!排版和校對(duì)是密不可分的好兄弟,當(dāng)老板喊你排版的時(shí)候,他是不是也默認(rèn)你會(huì)校對(duì)并修改內(nèi)容呢?
因此,這里要介紹的一種思路:一個(gè)人就是一支隊(duì)伍。
顧名思義,你是一個(gè)人,但你又不是一個(gè)人。你不只是排版者,還是讀者、編輯和校對(duì)者。
所以,當(dāng)我們排版一篇長文檔時(shí),腦子里要先有一個(gè)基本思路。
思考
當(dāng)排版長文檔的時(shí)候,我們必須面對(duì)的問題。
長文檔的特點(diǎn):
①它長、很長、非常長
②內(nèi)容多、很多、超級(jí)多
③層級(jí)多、很多、超級(jí)多
④結(jié)構(gòu)亂、很亂、超級(jí)亂
⑤煩、很煩、超級(jí)煩
與之對(duì)應(yīng),我們要解決的問題:
①如何建模
②如何快速定位
③如何快速排版
④如何查看有無錯(cuò)別字
⑤關(guān)注“word精品教程”微信公眾號(hào),學(xué)會(huì)就不再煩啦!
一、建模
在文檔排版之前,可以先進(jìn)行基礎(chǔ)的設(shè)定,即“設(shè)為默認(rèn)值”的建模大法,可讓后續(xù)排版事半功倍。
1.“頁面設(shè)置”設(shè)為“默認(rèn)”
雙擊頁面上方或左側(cè)的標(biāo)尺,打開【頁面設(shè)置】對(duì)話框,根據(jù)實(shí)際情況對(duì)頁邊距、紙張、頁面版式等進(jìn)行設(shè)置,然后點(diǎn)擊【設(shè)為默認(rèn)值】按鈕。
2.“字體”、“字號(hào)”等設(shè)為“默認(rèn)”
按【Ctrl+D】鍵,打開【字體】對(duì)話框,對(duì)字體、字號(hào)進(jìn)行設(shè)置后,點(diǎn)擊【設(shè)為默認(rèn)值】按鈕。
這樣,我們每次新建的Word文檔都會(huì)保持設(shè)定的參數(shù)啦!不用再逐一手動(dòng)設(shè)置了!
省下來的兩分鐘,剛好夠Sunny小姐姐涂個(gè)唇釉!
二、排版
Sunny小姐姐來回甩了幾次緊握鼠標(biāo)的右手,美甲上金色的小星星們blingbling的。
天上的星星都有天文坐標(biāo)系來定位,區(qū)區(qū)Word文檔會(huì)沒有嗎?
來!先走一波鍵盤快速定位。
1.快捷鍵快速定位法
Home :光標(biāo)移動(dòng)到所在的行首
End:光標(biāo)移動(dòng)到所在的行尾
Ctrl+Home:光標(biāo)移到文檔的開頭
Ctrl+End:光標(biāo)移到文檔的結(jié)尾
Page up:光標(biāo)向上移動(dòng)一屏
Page
down:光標(biāo)向下移動(dòng)一屏
Ctrl+G:一秒召喚“定位”,目標(biāo)隨你定
Ctrl+F:一秒召喚“導(dǎo)航”,定位想要的關(guān)鍵詞
左手鍵盤、右手鼠標(biāo),兩手配合,一鍵直達(dá)!
2.批量設(shè)置標(biāo)題樣式
選中某一個(gè)章節(jié)標(biāo)題,點(diǎn)擊【開始】-【編輯】-【選擇】-【選擇格式相似的文本】,即可將全文所有章節(jié)標(biāo)題選中。
選擇【開始】-【樣式】組中的“標(biāo)題1”,即為所有章節(jié)應(yīng)用標(biāo)題1樣式。
小tips:文檔中的二級(jí)標(biāo)題、三級(jí)標(biāo)題等內(nèi)容可使用上述相同方法分別設(shè)置對(duì)應(yīng)的樣式2、樣式3......。
3. 快速將標(biāo)題分到每一頁
選中所有一級(jí)標(biāo)題,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,選擇【段落】,在打開的對(duì)話框中選擇【換行與分頁】,勾選【段前分頁】復(fù)選框,單擊【確定】按鈕即可快速將所有章節(jié)分頁。
4. 從第2頁開始插入頁碼
選擇【插入】-【頁碼】-【頁面底端】-【普通數(shù)字2】。
然后選中第2頁的頁碼,單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇設(shè)置頁碼格式,在打開的對(duì)話框中設(shè)置“起始頁碼”為0,此時(shí)第2頁頁碼就變?yōu)?/span>1了。
最后在【設(shè)計(jì)】欄中勾選“設(shè)置首頁不同”復(fù)選框,這樣首頁的頁碼就消失了。
三、檢查
Sunny長嘆一口氣,喃喃自語:終于看見了曙光。最后再檢查一遍,完工。
點(diǎn)擊【審閱】-【拼寫和語法】,打開【編輯器】,在編輯器中會(huì)對(duì)有拼寫、語法錯(cuò)誤、錯(cuò)字和漏字等內(nèi)容進(jìn)行提示,以便咱們確認(rèn)。
若確認(rèn)無誤,點(diǎn)擊【忽略】按鈕即可。
如果是某字、某詞組、某句內(nèi)容等需要批量修改,則可以使用“查找和替換”功能,一次性對(duì)全文進(jìn)行替換修改。
小tips:文檔中如果有錯(cuò)別字或是語法錯(cuò)誤時(shí),文字下方會(huì)出現(xiàn)波浪線進(jìn)行提示。
四、定稿
當(dāng)Sunny起身時(shí),我扭頭望了望這個(gè)因?yàn)橥瓿晒ぷ鞫L舒一口氣的姑娘。
不經(jīng)意間看到她微信對(duì)話框中發(fā)給老板的Word文檔,我倒吸了一口涼氣。心里暗暗地想,不知道客戶有無使用我們公司常用的字體。如果沒有的話,打開文檔之后,估計(jì)亂糟糟的,排版了也白排了吧!
我猶豫了幾秒,開口跟Sunny說,可以將文檔中使用的字體嵌入文件中,這樣能最大限度減少因?yàn)槿笔ё煮w而產(chǎn)生的錯(cuò)亂情況。
點(diǎn)擊【文件】-【選項(xiàng)】-【保存】-【共享該文檔時(shí)保留保真度】,勾選“將字體嵌入文件”復(fù)選框。
或者再給老板發(fā)個(gè)PDF版本,保證絕不會(huì)出錯(cuò)。
點(diǎn)擊【開始】-【導(dǎo)出】-【創(chuàng)建PDF/XPS文檔】,然后選擇保存的路徑即可。
好了,今天的分享就到這,快動(dòng)手試一試吧!
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