編按：

提起Word長文檔排版，許多人都很恐懼。幾十甚至上百頁的文檔內(nèi)容，經(jīng)常讓人手忙腳亂，甚至被視為Word排版的一大難關(guān)。今天給大家分享Word長文檔中的一些排版技巧，希望能幫助到各位。

我有一個叫Sunny的鄰桌女同事。

她向來把機械鍵盤打得啪啪作響，動作果斷利落，工作效率也奇高。

但是，就在昨天突然安靜了一個下午，我略感不適。用余光瞄了她一下，發(fā)現(xiàn)她正在愁眉哭臉的編輯一份Word文檔。

她說道：“好家伙！老板突然丟給我一份48頁的Word文檔，讓我排個版發(fā)給他，然后轉(zhuǎn)發(fā)給客戶打印。弄了大半天，馬上都快下班了，還沒弄好”。

我咧嘴一笑說：“略表同情，祝你盡早完工?！?/span>

她狠狠瞪了我一眼，讓我硬生生地把嘴邊的“加油”二字咽了回去。
長文檔排版，真的就那么難嗎？

為什么要排版

文字是傳遞信息的一種重要途徑，一篇文章無論撰寫得多么華麗精彩，如果版面缺乏條理、層次和結(jié)構(gòu)等，就沒有呼吸感。

密密麻麻的文字，會讓閱讀者感到不適，又怎能指望讀者從中快速了解你要表達的思想呢？

我們交付的東西更是我們內(nèi)在的外顯，別人從文檔中感受到的印象比名片上的職位更直觀、更有說服力。

所以，排版是為了交付更好的自己。

排版思路

我們排版，僅僅是為了排版嗎？

當然不是！排版和校對是密不可分的好兄弟，當老板喊你排版的時候，他是不是也默認你會校對并修改內(nèi)容呢？

因此，這里要介紹的一種思路：一個人就是一支隊伍。

顧名思義，你是一個人，但你又不是一個人。你不只是排版者，還是讀者、編輯和校對者。

所以，當我們排版一篇長文檔時，腦子里要先有一個基本思路。

思考

當排版長文檔的時候，我們必須面對的問題。

長文檔的特點：

①它長、很長、非常長

②內(nèi)容多、很多、超級多

③層級多、很多、超級多

④結(jié)構(gòu)亂、很亂、超級亂

⑤煩、很煩、超級煩

與之對應，我們要解決的問題：

①如何建模

②如何快速定位

③如何快速排版

④如何查看有無錯別字

⑤關(guān)注“word精品教程”微信公眾號，學會就不再煩啦！

一、建模

在文檔排版之前，可以先進行基礎(chǔ)的設(shè)定，即“設(shè)為默認值”的建模大法，可讓后續(xù)排版事半功倍。

1.“頁面設(shè)置”設(shè)為“默認”

雙擊頁面上方或左側(cè)的標尺，打開【頁面設(shè)置】對話框，根據(jù)實際情況對頁邊距、紙張、頁面版式等進行設(shè)置，然后點擊【設(shè)為默認值】按鈕。

2.“字體”、“字號”等設(shè)為“默認”

按【Ctrl+D】鍵，打開【字體】對話框，對字體、字號進行設(shè)置后，點擊【設(shè)為默認值】按鈕。

這樣，我們每次新建的Word文檔都會保持設(shè)定的參數(shù)啦！不用再逐一手動設(shè)置了！

省下來的兩分鐘，剛好夠Sunny小姐姐涂個唇釉！

二、排版

Sunny小姐姐來回甩了幾次緊握鼠標的右手，美甲上金色的小星星們blingbling的。

天上的星星都有天文坐標系來定位，區(qū)區(qū)Word文檔會沒有嗎？

來！先走一波鍵盤快速定位。

1.快捷鍵快速定位法

Home ：光標移動到所在的行首

End：光標移動到所在的行尾

Ctrl+Home：光標移到文檔的開頭

Ctrl+End：光標移到文檔的結(jié)尾

Page up：光標向上移動一屏

Page down：光標向下移動一屏

Ctrl+G：一秒召喚“定位”，目標隨你定

Ctrl+F：一秒召喚“導航”，定位想要的關(guān)鍵詞

左手鍵盤、右手鼠標，兩手配合，一鍵直達！

2.批量設(shè)置標題樣式

選中某一個章節(jié)標題，點擊【開始】-【編輯】-【選擇】-【選擇格式相似的文本】，即可將全文所有章節(jié)標題選中。

選擇【開始】-【樣式】組中的“標題1”，即為所有章節(jié)應用標題1樣式。

小tips：文檔中的二級標題、三級標題等內(nèi)容可使用上述相同方法分別設(shè)置對應的樣式2、樣式3......。

3. 快速將標題分到每一頁

選中所有一級標題，點擊鼠標右鍵，選擇【段落】，在打開的對話框中選擇【換行與分頁】，勾選【段前分頁】復選框，單擊【確定】按鈕即可快速將所有章節(jié)分頁。

4. 從第2頁開始插入頁碼

選擇【插入】-【頁碼】-【頁面底端】-【普通數(shù)字2】。

然后選中第2頁的頁碼，單擊鼠標右鍵，選擇設(shè)置頁碼格式，在打開的對話框中設(shè)置“起始頁碼”為0，此時第2頁頁碼就變?yōu)?/span>1了。

最后在【設(shè)計】欄中勾選“設(shè)置首頁不同”復選框，這樣首頁的頁碼就消失了。

三、檢查

Sunny長嘆一口氣，喃喃自語：終于看見了曙光。最后再檢查一遍，完工。

點擊【審閱】-【拼寫和語法】，打開【編輯器】，在編輯器中會對有拼寫、語法錯誤、錯字和漏字等內(nèi)容進行提示，以便咱們確認。

若確認無誤，點擊【忽略】按鈕即可。

如果是某字、某詞組、某句內(nèi)容等需要批量修改，則可以使用“查找和替換”功能，一次性對全文進行替換修改。

小tips：文檔中如果有錯別字或是語法錯誤時，文字下方會出現(xiàn)波浪線進行提示。

四、定稿

當Sunny起身時，我扭頭望了望這個因為完成工作而長舒一口氣的姑娘。

不經(jīng)意間看到她微信對話框中發(fā)給老板的Word文檔，我倒吸了一口涼氣。心里暗暗地想，不知道客戶有無使用我們公司常用的字體。如果沒有的話，打開文檔之后，估計亂糟糟的，排版了也白排了吧！

我猶豫了幾秒，開口跟Sunny說，可以將文檔中使用的字體嵌入文件中，這樣能最大限度減少因為缺失字體而產(chǎn)生的錯亂情況。

點擊【文件】-【選項】-【保存】-【共享該文檔時保留保真度】，勾選“將字體嵌入文件”復選框。

或者再給老板發(fā)個PDF版本，保證絕不會出錯。

點擊【開始】-【導出】-【創(chuàng)建PDF/XPS文檔】，然后選擇保存的路徑即可。

好了，今天的分享就到這，快動手試一試吧！

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