如何用Word快速制作迎檢資料目錄?
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作者:技術(shù)小瑤來源:部落窩教育發(fā)布時間:2021-07-16 11:29:08點(diǎn)擊:3819
迎檢資料目錄相當(dāng)于整個資料的提綱,通過編制索引目錄,理出資料編制的線條,以便根據(jù)目錄進(jìn)行資料的歸檔。那么,如何快速制作迎檢資料目錄呢?今天將給各位分享一個超簡便的方法,希望對你有幫助。
今天早上,當(dāng)我走進(jìn)辦公室的時候,看到辦公桌上有一摞用紅色尼龍繩捆著的文件資料檔案盒,立馬感到不妙。
循著那摞資料盒望過去,只見Sunny小姐姐眼神呆滯,手里反復(fù)撥弄著資料盒上的磁扣,發(fā)出讓人煩躁的吧嗒吧嗒響聲。
這種情勢不問也知道,又要做迎檢資料了!
專項檢查、巡回督導(dǎo)、季度匯報、年終考核等等,每一樣都少不了資料整理。因此,今天小瑤給大家支招,快速制作迎檢資料匯總索引目錄。
先來看看簡易的制作攻略:
具體操作步驟如下:
一、批量復(fù)制文件名
文檔歸檔放入資料檔案盒時,通常每個文件夾中的內(nèi)容對應(yīng)放置于一個資料檔案盒。
當(dāng)面對N個文件夾,且每個文件夾中有幾份甚至幾十份文件時,難道要一個個地復(fù)制文件名,再粘貼到Word中嗎?
當(dāng)然不是!下面分享2個方法可以批量復(fù)制文件名。
方法1:復(fù)制路徑法
(1)打開文件夾,按住【Ctrl】鍵依次選擇文件或者按【Ctrl+A】鍵全選所有文件。
(2)然后點(diǎn)擊菜單欄中的【主頁】-【復(fù)制路徑】按鈕,再打開Word,按【Ctrl+V】鍵粘貼即可搞定。
小tips:也可以在文件夾對話框中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇【復(fù)制路徑】。
方法2:Ditto大殺器
在上一篇教程中,給大家介紹過Ditto這個大殺器的使用方法,它能夠不打開Word軟件,即可直接復(fù)制Word文檔中的所有內(nèi)容。
還沒看過此文的小伙伴們可以猛戳《從別處頻繁復(fù)制粘貼內(nèi)容到Word文檔的3個快捷技巧》查看。
今天再教大家一招,用Ditto軟件復(fù)制文件路徑:
(1)首先需安裝并打開Ditto軟件。
(2)然后打開文件夾,選擇文件,按【Ctrl+C】鍵復(fù)制。
(3)在Word中按【Ctrl+`(數(shù)字1左側(cè)的鍵)】喚出Ditto,點(diǎn)擊需要粘貼的條目,在Word中按【Shift+Enter】鍵(僅粘貼純文本),完成。
二、整理文件名
步驟1:用【Alt】鍵或【Ctrl+H】替換大法
通過【復(fù)制路徑】法復(fù)制的文件名,其中會包含多余的路徑信息。這時,我們可以用以下2個方法快速將路徑信息刪除。
方法一:用【Alt】鍵
按住【Alt】鍵不放,豎向選中需要刪除的內(nèi)容,再按【Delete】鍵即可。(注:選用此法首先建議縮小字號,讓內(nèi)容一目了然,方便進(jìn)行操作)。
方法二:用【Ctrl+H】替換大法
按【Ctrl+H】鍵打開“查找和替換”對話框,把要刪除的內(nèi)容復(fù)制到【查找內(nèi)容】欄中,然后點(diǎn)擊【全部替換】按鈕即可。
步驟2:快速大挪移法
如果需要調(diào)整文件名的前后次序,可選中所有內(nèi)容,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,選擇【段落】-【縮進(jìn)和間距】-【大綱級別】-【1級】。
按【Alt+W+K】鍵打開【導(dǎo)航】窗格,在導(dǎo)航窗格中對文件名位置進(jìn)行快速調(diào)整。
三、添加編號
為了讓文件名更具條理性,可以用Word自動編號法為其加上編號。
選中內(nèi)容,點(diǎn)擊【開始】-【段落】-【編號】,完成啦!
今天的內(nèi)容分享就到這里了,是不是很簡單呢。
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