編按：

會議記錄是辦公室里行政秘書的一項(xiàng)日常工作，看似簡單，真正做好并不容易。如何才能做好會議記錄呢？下面，咱們就一起來看一看吧！

這時(shí)，95后小弟Kevin聳聳肩吐槽到：“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經(jīng)快崩潰，哈哈哈哈哈……別躺了，一會兒老板找你要會議記錄了，趕緊干活兒吧打工人”。

開會，是所有職場人都繞不過去的坑。但是會議卻是討論問題、統(tǒng)一共識、推動工作的重要一環(huán)。

一場高效的會議，離不開會前精心準(zhǔn)備、會中積極控場和記錄、會后總結(jié)和排版會議記錄幾個方面。下面，咱們就來聊一聊。

一、 會前精心準(zhǔn)備

會前準(zhǔn)備工作的重要性占到整個會議50%，倒不是說印資料的龐大工作量，而是會前溝通和準(zhǔn)備做足了，會議才能高效順暢，跟“題好文一半”一個道理。

01.不打無準(zhǔn)備的仗，不開無議程的會

開會是大家圍繞問題進(jìn)行討論和發(fā)言的，如果連要討論什么都不明確不清楚，那與會者“失焦”、“跑題”肯定在所難免。因此需要了解和明確“會議議程”，并且向所有與會者清楚傳達(dá)討論的主題、時(shí)長和目標(biāo)。

02.不該來的人別請，該來的要請到位

如果是討論問題和解決方案的會議，最好只邀請與問題相關(guān)的人員。因?yàn)橐坏┤藬?shù)太多，就難以組織有效的討論，導(dǎo)致會議低效、與會者身心疲憊。如果要邀請旁聽，那旁聽的人非必要時(shí)只聽不發(fā)言。

03.通氣步驟不能少，輕量溝通來加持

如果是申請預(yù)算、達(dá)成共識的會議，最好提前跟與會者通通氣，在會議上，誰都不喜歡“驚喜”?？梢栽陂_會前兩天，跟與會者發(fā)起輕量溝通，例如在飯桌上講一講、在工位上談一談、在走廊碰面時(shí)說一說、去TA的辦公室聊一聊，總之要讓與會者心中有數(shù)，同時(shí)了解他們的意向，以便你及時(shí)調(diào)整方向、減少決策阻力。

2.會中積極控場和記錄

會議中，經(jīng)常會出現(xiàn)與會者談著談著就離題萬丈，導(dǎo)致很多無效的討論，這時(shí)候就需要有主持人來控好場，嚴(yán)把時(shí)間和內(nèi)容。

同時(shí)，會議中，與會人者的發(fā)言、討論的核心觀點(diǎn)、會議的決議等重要觀點(diǎn)還需要記錄人員將其記錄下來。

01.主持人是一場會議成功的關(guān)鍵

在會議開始時(shí)明確會議議程。

會中主要任務(wù)就是“控制”?？刂坪妹總€議程的時(shí)間、與會者的發(fā)言時(shí)長和秩序、以及圍繞主題的發(fā)言等。

會議結(jié)束時(shí)總結(jié)會議，看是否達(dá)成了討論目標(biāo)，把剛剛討論的下一步工作計(jì)劃再向與會者確認(rèn)一遍。

02.記錄會議內(nèi)容

通常有以下幾個要點(diǎn)和方法：

(1)開頭。記錄開頭一般包括會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、會議主持、參會人員等。

(2)會議主題。無論是什么會議，都有一個或多個會議主題，需要記錄清楚，多個議題記得標(biāo)注好序號。

(3)記錄正文。如果是一般會議，只要有重點(diǎn)地、簡明扼要地記錄與會者的講話和發(fā)言，不必“有聞必錄”。如果是特別重要的會議，就要作詳細(xì)記錄，盡可能記下每個人發(fā)言的原話，不管重要與否。主要有以下幾個原則：

3.會后總結(jié)和排版會議記錄

散會后，各自分頭去落實(shí)會議的共識。但此時(shí)，會議中討論的核心觀點(diǎn)、所有表決項(xiàng)目都需要及時(shí)整理和制作成會議記錄，并派發(fā)到與會者和相關(guān)部門，以便制定下一步計(jì)劃、開展具體的工作。

01.總結(jié)記錄內(nèi)容

開會時(shí)的記錄比較匆忙，難免會有錯字、語句不通順、用詞不精準(zhǔn)等情況，因此，需要仔細(xì)較對和總結(jié)。

02.排版會議記錄

怎么排版會議記錄呢？這里提供2種方法，一是，利用“稿紙”制作標(biāo)準(zhǔn)打印版；二是，模仿手寫B5版。

（1） 利用“稿紙”制作標(biāo)準(zhǔn)打印版

第一步：首先，對會上記錄的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，包括字體、字號、顏色和段落格式等。

第二步：然后，點(diǎn)擊【布局】-【稿紙?jiān)O(shè)置】按鈕。在打開的對話框中設(shè)置【格式】為【行線式稿紙】，【行數(shù)*列數(shù)】為【20*25】，【網(wǎng)格顏色】為【自動】（即黑色），【頁腳】為【作者，第X頁，日期】，點(diǎn)擊【確定】按鈕。

第三步：雙擊頁眉，進(jìn)入頁眉頁腳編輯狀態(tài)。選擇稿紙橫線，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【組合】-【取消組合】，然后選擇外邊框，按【Delete】鍵將其刪除。這樣，上邊、左邊和右邊的框線同時(shí)消失，只保留橫線，設(shè)置完畢！

小tips：稿紙模式下，字體可以更改，但字號被鎖住，不能修改。行、列數(shù)為20*20和24*25的稿紙，可以【Ctrl+A】全選內(nèi)容，復(fù)制粘貼到新的Word中打開，再設(shè)置字體大小。其他的行列數(shù)的稿紙，則可以直接用快捷鍵【Ctrl+[】和【Ctrl+]】調(diào)整字體大小。

（2）模仿手寫B5版

第一步：點(diǎn)擊【布局】-【紙張大小】-【B5】。

第二步：按【Ctrl+A】鍵全選會議記錄內(nèi)容，選擇手寫格式的字體（這里以沐瑤軟筆手寫體為例），并調(diào)整字號大小。

第三步：按【Ctrl+D】鍵打開【字體】對話框，設(shè)置【下劃線線型】，這里咱們選擇【點(diǎn)線】，點(diǎn)擊【確定】按鈕。

小tips：設(shè)置完成后，可以保存這個模板，下次使用時(shí)直接調(diào)用。

效果如圖所示：

友情提示：

最后，還需要將制作好的會議記錄派發(fā)給與會者和相關(guān)部門并存檔。發(fā)送形式一般有2種，分為紙質(zhì)版和電子版。

A.打印出來，裝訂好就可以呈送給相關(guān)人員。

B.如果是發(fā)送郵件，建議保存成PDF再發(fā)送，因?yàn)?/span>PDF文件不易被篡改。同時(shí)，郵件正文標(biāo)題建議使用“x月x日會議記錄，請確認(rèn)”或者“x月x日會議記錄，請查看完成時(shí)間”等帶有行動性字眼的標(biāo)題，以便驅(qū)使與會者點(diǎn)開查看并確定下一步工作計(jì)劃。

以上就是今天的全部內(nèi)容啦！希望對各位有幫助！我們下期再見！

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