編按：

會(huì)議記錄是辦公室里行政秘書的一項(xiàng)日常工作，看似簡(jiǎn)單，真正做好并不容易。如何才能做好會(huì)議記錄呢？下面，咱們就一起來(lái)看一看吧！

這時(shí)，95后小弟Kevin聳聳肩吐槽到：“上班沒(méi)干啥，一直忙開(kāi)會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰，哈哈哈哈哈……別躺了，一會(huì)兒老板找你要會(huì)議記錄了，趕緊干活兒吧打工人”。

開(kāi)會(huì)，是所有職場(chǎng)人都繞不過(guò)去的坑。但是會(huì)議卻是討論問(wèn)題、統(tǒng)一共識(shí)、推動(dòng)工作的重要一環(huán)。

一場(chǎng)高效的會(huì)議，離不開(kāi)會(huì)前精心準(zhǔn)備、會(huì)中積極控場(chǎng)和記錄、會(huì)后總結(jié)和排版會(huì)議記錄幾個(gè)方面。下面，咱們就來(lái)聊一聊。

一、 會(huì)前精心準(zhǔn)備

會(huì)前準(zhǔn)備工作的重要性占到整個(gè)會(huì)議50%，倒不是說(shuō)印資料的龐大工作量，而是會(huì)前溝通和準(zhǔn)備做足了，會(huì)議才能高效順暢，跟“題好文一半”一個(gè)道理。

01.不打無(wú)準(zhǔn)備的仗，不開(kāi)無(wú)議程的會(huì)

開(kāi)會(huì)是大家圍繞問(wèn)題進(jìn)行討論和發(fā)言的，如果連要討論什么都不明確不清楚，那與會(huì)者“失焦”、“跑題”肯定在所難免。因此需要了解和明確“會(huì)議議程”，并且向所有與會(huì)者清楚傳達(dá)討論的主題、時(shí)長(zhǎng)和目標(biāo)。

02.不該來(lái)的人別請(qǐng)，該來(lái)的要請(qǐng)到位

如果是討論問(wèn)題和解決方案的會(huì)議，最好只邀請(qǐng)與問(wèn)題相關(guān)的人員。因?yàn)橐坏┤藬?shù)太多，就難以組織有效的討論，導(dǎo)致會(huì)議低效、與會(huì)者身心疲憊。如果要邀請(qǐng)旁聽(tīng)，那旁聽(tīng)的人非必要時(shí)只聽(tīng)不發(fā)言。

03.通氣步驟不能少，輕量溝通來(lái)加持

如果是申請(qǐng)預(yù)算、達(dá)成共識(shí)的會(huì)議，最好提前跟與會(huì)者通通氣，在會(huì)議上，誰(shuí)都不喜歡“驚喜”?？梢栽陂_(kāi)會(huì)前兩天，跟與會(huì)者發(fā)起輕量溝通，例如在飯桌上講一講、在工位上談一談、在走廊碰面時(shí)說(shuō)一說(shuō)、去TA的辦公室聊一聊，總之要讓與會(huì)者心中有數(shù)，同時(shí)了解他們的意向，以便你及時(shí)調(diào)整方向、減少?zèng)Q策阻力。

2.會(huì)中積極控場(chǎng)和記錄

會(huì)議中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)與會(huì)者談著談著就離題萬(wàn)丈，導(dǎo)致很多無(wú)效的討論，這時(shí)候就需要有主持人來(lái)控好場(chǎng)，嚴(yán)把時(shí)間和內(nèi)容。

同時(shí)，會(huì)議中，與會(huì)人者的發(fā)言、討論的核心觀點(diǎn)、會(huì)議的決議等重要觀點(diǎn)還需要記錄人員將其記錄下來(lái)。

01.主持人是一場(chǎng)會(huì)議成功的關(guān)鍵

在會(huì)議開(kāi)始時(shí)明確會(huì)議議程。

會(huì)中主要任務(wù)就是“控制”?？刂坪妹總€(gè)議程的時(shí)間、與會(huì)者的發(fā)言時(shí)長(zhǎng)和秩序、以及圍繞主題的發(fā)言等。

會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)會(huì)議，看是否達(dá)成了討論目標(biāo)，把剛剛討論的下一步工作計(jì)劃再向與會(huì)者確認(rèn)一遍。

02.記錄會(huì)議內(nèi)容

通常有以下幾個(gè)要點(diǎn)和方法：

(1)開(kāi)頭。記錄開(kāi)頭一般包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持、參會(huì)人員等。

(2)會(huì)議主題。無(wú)論是什么會(huì)議，都有一個(gè)或多個(gè)會(huì)議主題，需要記錄清楚，多個(gè)議題記得標(biāo)注好序號(hào)。

(3)記錄正文。如果是一般會(huì)議，只要有重點(diǎn)地、簡(jiǎn)明扼要地記錄與會(huì)者的講話和發(fā)言，不必“有聞必錄”。如果是特別重要的會(huì)議，就要作詳細(xì)記錄，盡可能記下每個(gè)人發(fā)言的原話，不管重要與否。主要有以下幾個(gè)原則：

3.會(huì)后總結(jié)和排版會(huì)議記錄

散會(huì)后，各自分頭去落實(shí)會(huì)議的共識(shí)。但此時(shí)，會(huì)議中討論的核心觀點(diǎn)、所有表決項(xiàng)目都需要及時(shí)整理和制作成會(huì)議記錄，并派發(fā)到與會(huì)者和相關(guān)部門，以便制定下一步計(jì)劃、開(kāi)展具體的工作。

01.總結(jié)記錄內(nèi)容

開(kāi)會(huì)時(shí)的記錄比較匆忙，難免會(huì)有錯(cuò)字、語(yǔ)句不通順、用詞不精準(zhǔn)等情況，因此，需要仔細(xì)較對(duì)和總結(jié)。

02.排版會(huì)議記錄

怎么排版會(huì)議記錄呢？這里提供2種方法，一是，利用“稿紙”制作標(biāo)準(zhǔn)打印版；二是，模仿手寫B5版。

（1） 利用“稿紙”制作標(biāo)準(zhǔn)打印版

第一步：首先，對(duì)會(huì)上記錄的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，包括字體、字號(hào)、顏色和段落格式等。

第二步：然后，點(diǎn)擊【布局】-【稿紙?jiān)O(shè)置】按鈕。在打開(kāi)的對(duì)話框中設(shè)置【格式】為【行線式稿紙】，【行數(shù)*列數(shù)】為【20*25】，【網(wǎng)格顏色】為【自動(dòng)】（即黑色），【頁(yè)腳】為【作者，第X頁(yè)，日期】，點(diǎn)擊【確定】按鈕。

第三步：雙擊頁(yè)眉，進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯狀態(tài)。選擇稿紙橫線，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇【組合】-【取消組合】，然后選擇外邊框，按【Delete】鍵將其刪除。這樣，上邊、左邊和右邊的框線同時(shí)消失，只保留橫線，設(shè)置完畢！

小tips：稿紙模式下，字體可以更改，但字號(hào)被鎖住，不能修改。行、列數(shù)為20*20和24*25的稿紙，可以【Ctrl+A】全選內(nèi)容，復(fù)制粘貼到新的Word中打開(kāi)，再設(shè)置字體大小。其他的行列數(shù)的稿紙，則可以直接用快捷鍵【Ctrl+[】和【Ctrl+]】調(diào)整字體大小。

（2）模仿手寫B5版

第一步：點(diǎn)擊【布局】-【紙張大小】-【B5】。

第二步：按【Ctrl+A】鍵全選會(huì)議記錄內(nèi)容，選擇手寫格式的字體（這里以沐瑤軟筆手寫體為例），并調(diào)整字號(hào)大小。

第三步：按【Ctrl+D】鍵打開(kāi)【字體】對(duì)話框，設(shè)置【下劃線線型】，這里咱們選擇【點(diǎn)線】，點(diǎn)擊【確定】按鈕。

小tips：設(shè)置完成后，可以保存這個(gè)模板，下次使用時(shí)直接調(diào)用。

效果如圖所示：

友情提示：

最后，還需要將制作好的會(huì)議記錄派發(fā)給與會(huì)者和相關(guān)部門并存檔。發(fā)送形式一般有2種，分為紙質(zhì)版和電子版。

A.打印出來(lái)，裝訂好就可以呈送給相關(guān)人員。

B.如果是發(fā)送郵件，建議保存成PDF再發(fā)送，因?yàn)?/span>PDF文件不易被篡改。同時(shí)，郵件正文標(biāo)題建議使用“x月x日會(huì)議記錄，請(qǐng)確認(rèn)”或者“x月x日會(huì)議記錄，請(qǐng)查看完成時(shí)間”等帶有行動(dòng)性字眼的標(biāo)題，以便驅(qū)使與會(huì)者點(diǎn)開(kāi)查看并確定下一步工作計(jì)劃。

以上就是今天的全部?jī)?nèi)容啦！希望對(duì)各位有幫助！我們下期再見(jiàn)！

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