Word里這2個辦公自動化功能,一般人我不告訴他!
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作者:曹光慶來源:部落窩教育發(fā)布時間:2020-07-15 16:28:01點擊:3558
編按:
工作中,如果遇到重復(fù)的工作內(nèi)容時,我們首先需要思考,是否有“自動化利器”,或是更快捷的方法可以簡化工作量,提高效率。說到“自動化利器”,其實在Word里就有兩個,它們分別是自動更正和自動圖文集,今天就與大家分享它們的實際用法,一起來看看吧!
在工作中,實現(xiàn)辦公自動化是每個單位和員工都追求的目標(biāo)。
那么在Word中也有一樣的自動化功能,他們一個是【自動更正】,另一個是【自動圖文集】。
這兩個看似完全不相關(guān)的功能,卻能實現(xiàn)相同的效果,而且還能幫你提升工作效率。
下面就跟隨小編一起來看一看吧!
如下圖:
這是一張員工工作證,由文字和圖片組成,如何快速的生成多張相同的工作證呢?
01
自動更正
用好Word強大的自動更正功能,可以讓你的工作更加得心應(yīng)手,怎么用?請看如下步驟:
Step01 選中整個工作證(即文字和圖片),點擊【文件】-【選項】-【校對】-【自動更正選項】按鈕。
Step02 打開【自動更正】對話框,選中【帶格式文本】單選按鈕(PS:這里默認(rèn)是選中的,如果沒有被選中,可以手動選中),在【替換】文本框中輸入“工作證”,然后點擊【添加】和【確定】按鈕。
Step03 回到文檔中,在需要插入工作證的位置直接輸入“工作證”三個字,然后立刻就會自動更正成剛才保存的文本和圖片,生成工作證了。
02
自動圖文集
接下來,我們再來說一說自動更正的好兄弟——【自動圖文集】,是怎樣實現(xiàn)相同效果的?方法如下:
Step01 選中整個工作證(即文字和圖片),依次點擊【插入】-【文檔部件】-【自動圖文集】-【將所選內(nèi)容保存到自動圖文集庫】。
Step02 打開【新建構(gòu)建基塊】對話框,在【名稱】文本框中輸入“工作證”,然后點擊【確定】按鈕。
技巧提示:也可以按【Alt+F3】鍵,打開“新建構(gòu)建基塊”對話框。但需注意的是,在沒有選中任何內(nèi)容的情況下,按【Alt+F3】鍵是不能打開該對話框的,并且【將所選內(nèi)容保存到自動圖文集庫】這個功能也不可用,原因是什么,大家可以思考一下。
Step03 在需要的位置,點擊【插入】-【文檔部件】-【自動圖文集】,找到剛才保存的“工作證”,點擊就可以在當(dāng)前光標(biāo)所在位置插入工作證了。
當(dāng)然也可直接在文檔中輸入“工作證”,然后按【Enter】鍵,也會自動插入工作證。
技巧提示:如果輸入“工作證”名稱之后,沒有出現(xiàn)提示內(nèi)容的話,可以直接按下【F3】鍵,同樣可以生成工作證。
『總結(jié)』
重點來了!重點來了!重點來了!重要的事情說三遍噢!
【自動更正】和【自動圖文集】相同點:
兩者都可以單獨保存純文本,也都可以單獨保存圖片,更可以同時保存純文本和圖片,本文舉的例子就是純文本和圖片同時保存的情況。
【自動更正】和【自動圖文集】不同點:
1.【自動更正】保存的時候有字符數(shù)限制,不能超過255個字符數(shù),而【自動圖文集】在保存的時候則沒有字符數(shù)限制。
2.將公司名稱、地址、電話、銀行賬戶信息等純文本的數(shù)據(jù)保存為【自動更正】,不僅可以在所有的Word文檔中使用,而且還可以在Excel和PPT中使用。但是Excel和PPT不支持圖片以及文本加圖片的自動更正,大家可以自己試一下。
而保存為【自動圖文集】中的無論是純文本,還是圖片,都不可以在Excel和PPT中使用,只能在Word中使用。
大家學(xué)習(xí)了今天的文章之后,明白了這兩個Word自動化功能是如何操作,以及它們的異同點,必將成為你在工作中的好幫手,可以說你離辦公自動化又近一步啦!
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