小編有話說(shuō)：即便很多excel老鳥(niǎo)，也會(huì)遇到做得表格不規(guī)范的情況，導(dǎo)致在做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，寫(xiě)出了非常復(fù)雜又燒腦的公式，甚至最后公式結(jié)果出錯(cuò)，卻查不出原因，這樣也降低了工作效率。由此可見(jiàn)，我們?cè)谧霰砀裰埃私庖恍┍砀竦臄?shù)據(jù)規(guī)范是非常有必要的，磨刀不誤砍柴功嘛，下面一起來(lái)看看吧~

瓶子每天在公眾號(hào)后臺(tái)和學(xué)員群里看到大家提這樣那樣的問(wèn)題，其實(shí)多數(shù)都是因?yàn)殇浫霐?shù)據(jù)不規(guī)范造成的，這也導(dǎo)致明明五分鐘可以完成的工作，硬生生拖了半天。

Excel處理數(shù)據(jù)有它自身的一套規(guī)則，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的是一個(gè)單元格記錄一個(gè)屬性。今天我們就來(lái)學(xué)習(xí)一下如何規(guī)范地錄入數(shù)據(jù)。

一、一個(gè)單元格一個(gè)屬性

  如下所示的兩個(gè)表格，我們需要對(duì)領(lǐng)取數(shù)量求和。

E列的數(shù)據(jù)都帶有單位，數(shù)據(jù)也變成了文本屬性，需要將數(shù)據(jù)分列或者單位替換為空才能求和，而K列的數(shù)據(jù)則是規(guī)范的數(shù)值，可直接求和。

若想對(duì)E列直接求和，在E12單元格輸入公式：

=SUM(--LEFT(E2:E11,LEN(E2:E11)-1))，按shift+ctrl+enter結(jié)束。

這是一個(gè)數(shù)組公式，對(duì)于函數(shù)小白來(lái)說(shuō)不容易理解和記憶。

而對(duì)K列求和那就再簡(jiǎn)單不過(guò)了。選中K列數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊公式-自動(dòng)求和-求和，就立馬得到了結(jié)果。

第二、忌用合并單元格

合并單元格，僅限于需要打印的表單，不需要進(jìn)行下一步運(yùn)算統(tǒng)計(jì)匯總，比如招聘表等等。

在源數(shù)據(jù)表中，禁止使用合并單元格。一個(gè)規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格應(yīng)該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數(shù)據(jù)完整、結(jié)構(gòu)整齊。

上圖A列包含合并單元格，表面看似很簡(jiǎn)潔，處理數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)遇到很多問(wèn)題，同樣的，解決這些問(wèn)題，也是需要一些技能才能解決。

1.公式

比如對(duì)設(shè)計(jì)部的領(lǐng)取數(shù)量進(jìn)行匯總，用公式：=SUMIF(A2:A4,A2,E2:E4)，結(jié)果為：8。顯然不正確，因?yàn)楹喜卧褚院蟮臄?shù)據(jù)，只有首個(gè)單元格A2有數(shù)據(jù)，其余單元格均為空白。

2.篩選

進(jìn)行篩選時(shí)，也只能得到一條記錄，比如篩選“設(shè)計(jì)部”的領(lǐng)取數(shù)量。

3.排序

如果需要按銷(xiāo)量來(lái)排序，會(huì)出現(xiàn)下面提示錯(cuò)誤的對(duì)話框。

第三、標(biāo)題不放在工作表

Excel文檔的標(biāo)題可以顯示在工作薄和工作表名稱(chēng)中，如下右圖所示。

Excel標(biāo)題行用于存儲(chǔ)每列數(shù)據(jù)的屬性，如“年齡”、“職務(wù)”、“銷(xiāo)售量”字段，是篩選和排序的字段依據(jù)。

上圖左邊所示的標(biāo)題“員工銷(xiāo)量統(tǒng)計(jì)表”，無(wú)非就是告訴大家這是一張什么表，除此以外不具有任何功能。

所以，可以不用標(biāo)題占用工作表首行。用右邊所示的在工作表和工作薄名稱(chēng)中標(biāo)識(shí)出來(lái)就可以。

第四、勿用空行空列隔斷數(shù)據(jù)

如下圖所示，第6、11行為兩個(gè)空行隔斷數(shù)據(jù)。需要篩選下面所有數(shù)據(jù)，得先選中區(qū)域A1：E13，然后篩選。如果中間沒(méi)有空行，不需要選中區(qū)域，鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，直接篩選就可以。

如果中間沒(méi)有空行隔斷，鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，按ctrl+A就可以全部選定數(shù)據(jù)，但是有隔斷之后，就不能了。

不僅是篩選，在寫(xiě)公式時(shí)也一樣，對(duì)于數(shù)據(jù)源，保持?jǐn)?shù)據(jù)之間的連續(xù)性很重要。

如果確實(shí)需要將數(shù)據(jù)分隔開(kāi)，可以將單元格邊框加粗、改變單元格填充色等等來(lái)實(shí)現(xiàn)。

第五、勿添加多余的合計(jì)行

一張規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格，不應(yīng)該有下圖的那些合計(jì)行。一邊輸入數(shù)據(jù)，一邊合計(jì)求和，方法是不可取的。

數(shù)據(jù)源還有隨時(shí)增加、刪除的可能性，所以合計(jì)也會(huì)隨之變動(dòng)。

正確的做法是，先錄入數(shù)據(jù)，然后再合計(jì)。源數(shù)據(jù)表為一張表，匯總表為另一張工作表或其余區(qū)域，匯總可以使用函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表等完成。

第六、同類(lèi)型數(shù)據(jù)盡量使用一張工作表

不在同一張工作表，篩選、排序、引用和匯總，難度增大不少，非常不利于操作。

如下圖所示，所有數(shù)據(jù)放在一張工作表里面，按月份篩選、匯總，都很容易實(shí)現(xiàn)。

  盡管幾十幾百字符的長(zhǎng)公式或者一段VBA代碼能完成多表合并，不過(guò)前提還是得看數(shù)據(jù)源零散到什么程度。因此，實(shí)際應(yīng)用，沒(méi)必要自己為自己設(shè)置障礙和難題。

第七、同一單元格記錄一個(gè)屬性

  如下所示，A列同一單元格的所有數(shù)字相加。

  解決這個(gè)題目，用了一個(gè)很長(zhǎng)的數(shù)組公式：

=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))

三鍵結(jié)束，得到結(jié)果。

如果將上面的數(shù)據(jù)源規(guī)范下，如下圖所示，不同屬性的數(shù)據(jù)記錄在不同的單元格。求和就變得非常非常簡(jiǎn)單，=SUM(D2:F2)，得到結(jié)果。

  特別是剛接觸excel，對(duì)一些技能還沒(méi)有駕馭能力時(shí)，盡量地將數(shù)據(jù)源規(guī)范化，雖然都是很小的問(wèn)題，也可以節(jié)約很多工作時(shí)間喲~

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