小編有話說：各位小伙伴在工作中將Excel表格下發(fā)讓員工填寫數(shù)據(jù)，表格收回來統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，是不是發(fā)現(xiàn)表格內(nèi)容五花八門呢？這樣大大增加了匯總數(shù)據(jù)的時間，小編今天分享一篇數(shù)據(jù)有效性的教程給各位小伙伴，學(xué)會后，可以讓工作變得更輕松。

最近收到粉絲小美同學(xué)的問題求助，到底是什么問題把小美難住了呢？

小美說由于公司新成立后勤部，HR經(jīng)理要求她把后勤部相關(guān)數(shù)據(jù)匯總到公司部門信息庫中，當她輸入后勤部字符時卻顯示錯誤，Excel提示“此值與單元格定義的數(shù)據(jù)驗證限制不匹配”錯誤。經(jīng)理要求上午就做完，現(xiàn)在連文字都不能輸入，所以才前來求助。

問題截圖：

看到小美發(fā)過來的截圖我才明白其中的原因。原來領(lǐng)導(dǎo)為了避免下發(fā)表格數(shù)據(jù)被各部門隨便改動而做了下拉菜單，這樣數(shù)據(jù)錄入人員只要根據(jù)自己部門在下拉菜單選擇就可以，不用手工輸入。既提高了工作效率又保證了表格的準確性。但是由于后勤部是新增部門，錄入時就出現(xiàn)了小美遇到的問題。

1.

如果小美想要在單元格中輸入后勤部，有兩種方法如下：
第一種方法是刪除序列數(shù)據(jù)驗證，這樣就可以在單元格中輸入任何字符。單擊【數(shù)據(jù)】—【數(shù)據(jù)驗證】打開【數(shù)據(jù)驗證】對話框，將驗證條件設(shè)置為任意值，操作如下圖：

取消數(shù)據(jù)驗證序列后小美順利在單元格中輸入后勤部。

第二種方法，不刪除數(shù)據(jù)驗證序列，想要直接輸入后勤部，該如何更改呢？

按照上面的操作步驟打開【數(shù)據(jù)驗證】對話框，我們在【來源】中增加 “后勤部”字符，然后單擊確定。

完成設(shè)置后選中表格會出現(xiàn)一個下拉菜單，此時的下拉菜單中便有了后勤部?？梢灾苯虞斎牒笄诓炕蛘咧苯釉谙吕藛沃羞x擇后勤部。

其實數(shù)據(jù)驗證功能包含的細分功能比較多，序列功能只是其中一項。今天小美遇到的問題就是由于他人在表格中設(shè)置了序列數(shù)據(jù)驗證。設(shè)置了序列數(shù)據(jù)驗證后，相應(yīng)的單元格不允許輸入序列下拉菜單以外的內(nèi)容。如果需要輸入下拉菜單以外的內(nèi)容，要么刪除序列數(shù)據(jù)驗證，要么在數(shù)據(jù)驗證選項卡中增加相關(guān)內(nèi)容。

2.

下面我跟大家分享一下序列數(shù)據(jù)驗證這個功能是如何調(diào)出的。

選中C列數(shù)據(jù)后單擊【數(shù)據(jù)】選項卡，選擇【數(shù)據(jù)驗證】按鈕。

在【數(shù)據(jù)驗證】對話框中選擇【設(shè)置】—【驗證條件】—【允許】中的【序列】，在下方【來源】文本框中輸入我們要設(shè)置的字符內(nèi)容。此處可以手工輸入，多個內(nèi)容以英文狀態(tài)下的逗號隔開，也可以直接引用某個區(qū)域單元格中的內(nèi)容。本例以手工輸入“人事部、市場部、后勤部”為例。完成輸入后單擊【確定】按鈕。

確定后我們在C列任意單元格中單擊即可看到下拉菜單，內(nèi)容為“人事部、市場部、后勤部”。

其實序列數(shù)據(jù)驗證在日常工作中用處非常大，當HR或者財務(wù)想要下發(fā)表格讓員工自己填寫數(shù)據(jù)的時候，為了避免收回來的答案五花八門，就可以設(shè)置序列數(shù)據(jù)驗證，讓員工只能輸入指定的內(nèi)容，如此可以在后期的統(tǒng)計匯總工作中節(jié)約很多時間。那么你從案例中學(xué)會Excel中序列下拉菜單制作的過程了嗎？

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