小編有話說：看到很多小伙伴都想要一個智能的考勤表模板，小編馬不停蹄地去找作者寫了一篇教程，媽媽再也不用擔(dān)心你加班啦！話說如此智能的一個考勤表，作者真的好厲害，趕緊先收藏起來吧！

如果考勤機(jī)沒那么智能需要手工輔助統(tǒng)計，如果公司還沒有使用考勤機(jī)，制作當(dāng)月的考勤表是一個復(fù)雜而又冗長的過程。因此如何在有限的時間內(nèi)提高工作效率完成每月的考勤統(tǒng)計，這對人事部的MM來說是一件大事。

要提高效率就必須有一張比較好的考勤表。這張考勤表至少要具備以下幾點：

2  簡化輸入考勤項目

2  醒目顯示周末數(shù)據(jù)

2  能自動匯總數(shù)據(jù)

今天老菜鳥教你制作一份智能考勤表，同時具備以上三點，快來看看吧！

在動手制作之前，先來看看最終的效果展示：

在演示中，可以發(fā)現(xiàn)以下幾點：

2  標(biāo)題輸入非常簡單，只需要輸入一個月份數(shù)字；

2  當(dāng)月天數(shù)會自動變化，日期會根據(jù)月份自動調(diào)整顯示，同時周六周日會自動變色；

2  考勤數(shù)據(jù)使用下拉菜單完成輸入，同時有提示信息；

2  表格右側(cè)有考勤結(jié)果統(tǒng)計區(qū)，根據(jù)填寫內(nèi)容自動產(chǎn)生統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

下面就來教大家如何做出這樣一個表格，會涉及到很多《急速貫通班課程》里講過的知識點。

一、考勤表主體的制作

首先，做出一個最基本的表格，如圖所示：

這個表格的做法非常簡單，相信大家都可以完成，接下來就是一點點的細(xì)化工作，一定要用心看哦。

將第一行進(jìn)行合并，第二行最后五個單元格，分別三個合并起來、兩個合并起來，完成后效果如圖：

在第一行的合并單元格里點擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”。在彈出的對話框中自定義格式為：鑫盛公司0月份考勤統(tǒng)計表。

注意，這里是數(shù)字0不是字母O。

設(shè)置完成后點擊確定，然后在第一行輸入一個數(shù)字看看效果吧。

是不是很神奇，其實這就是利用了自定義格式的特性。

第二行里的“當(dāng)月天數(shù)”直接輸入即可，后面填入公式：=DAY(EDATE(DATE(2018,A1,1),1)-1)

簡單介紹一下這個公式的含義，用到了三個日期函數(shù)：

1.   DATE函數(shù)的格式為：DATE(年、月、日)，也就是根據(jù)指定的年月日得到一個日期，在本例中，年份為2018（如果是下一年度的話，改為2019即可），月份取的是第一行輸入的數(shù)字，日就取1，這樣得到的日期就是考勤表當(dāng)月的1號。

2.   EDATE函數(shù)的格式為：EDATE（開始日期，相隔月數(shù)），也就是根據(jù)指定日期和相隔月數(shù)得到一個新的日期，本例中的開始日期就是當(dāng)月1日，相隔月數(shù)為1表示次月1日這個日期。

3.   DAY函數(shù)的格式為：DAY（日期），得到指定日期是當(dāng)月的第幾天，在本例中指定日期是次月1日前1天（EDATE函數(shù)后面有個減1），換句話說，就是當(dāng)月的最后一天。再通過DAY函數(shù)得到當(dāng)月一共多少天。

注：日期函數(shù)往往都是幾個函數(shù)配合使用，而且對于同一個問題，會有多種思路，有些公式的思路非常巧妙，這也是學(xué)習(xí)函數(shù)的樂趣之一。

接下來要設(shè)置的就是星期了，在C4單元格填入公式：=TEXT(DATE(2018,$A1,C3),"aaa")，右拉即可。

公式=TEXT(DATE(2018,$A$1,C$3),"aaa")中用到了兩個函數(shù)TEXT和DATE，分別解釋一下這兩個函數(shù)的作用：

DATE函數(shù)剛才已經(jīng)講過了，在這個公式中，年還是2018，月用的A1，因為公式要向右拉，為了防止右拉的時候A1發(fā)生變化，所以在列號前面加了$鎖定，日就用第三行對應(yīng)的數(shù)字表示，這樣就得到了當(dāng)月所有的日期。

TEXT函數(shù)的格式為：TEXT（要指定格式的數(shù)據(jù)，格式代碼）。這個函數(shù)算是一個比較高級的函數(shù)了，雖然結(jié)構(gòu)比較簡單，但是格式代碼非常多，所以也是一個多功能函數(shù)。本例中的格式代碼為“aaa”，就是用一個字來顯示星期，有興趣的讀者可以自己試試代碼“aaaa”“ddd”和“dddd”分別是什么效果吧。

注：在使用TEXT函數(shù)的時候，格式代碼必須加引號（引號在英文狀態(tài)輸入）。

至此，表格大體上已經(jīng)完成了，有些單位可能不區(qū)分上午和下午，但有些單位是區(qū)分的，如何將每個人的一行變成兩行，難道一行一行插入么？肯定不是，這里用到了一個非常簡單的小技巧，一起通過動畫演示來看看吧：

在這個操作中，涉及到幾個技巧：批量插入空行的技巧、使用格式刷的技巧、快速填充重復(fù)內(nèi)容的技巧，希望大家能夠多練習(xí)，熟練掌握這些技巧。

至此，這個考勤表的主題已經(jīng)做好了，效果是這樣的：

二、使用條件格式和數(shù)據(jù)有效性加工表格

接下來需要完成兩項工作：

1.   讓表格中的日期根據(jù)實際情況顯示，同時周六周日會自動變色；

2.   考勤數(shù)據(jù)使用下拉菜單完成輸入，同時有提示信息。

來看看如何實現(xiàn)這些效果。對于第一項內(nèi)容，要用到條件格式這個功能，步驟雖然不多，但是很多細(xì)節(jié)地方，大家慢慢跟著來：

（1）選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊【條件格式】-【新建規(guī)則】：

進(jìn)一步選擇【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】，輸入公式：=C$3>$AF$2，然后點擊【格式】按鈕：

公式解析：很簡單，就是比較第三行的每個日期是否大于當(dāng)月天數(shù)，如果大的話，按照設(shè)置的格式執(zhí)行，這一步要注意$的位置。

選擇【自定義】，在類型中輸入三個分號：;;;，注意是英文狀態(tài)下的分號，完成后點確定。

格式代碼解釋：具體含義比較復(fù)雜，記住輸入三個分號代表不顯示單元格的內(nèi)容。

再點確定，這時候可以發(fā)現(xiàn)，不屬于當(dāng)月日期的數(shù)據(jù)已經(jīng)看不到了：

進(jìn)一步設(shè)置周六周日自動變色，還是選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，新建規(guī)則，輸入公式=OR(C$4="六",C$4="日")后設(shè)置格式：

這個公式也很好理解，OR為滿足兩個條件中任意一個就按設(shè)置的格式執(zhí)行，也就是第四行為“六”或“日”，就顯示指定的顏色。

點擊設(shè)置單元格格式按鈕后，選擇【填充】，選擇一個顏色，點確定。

再次點擊確定即可看到效果：

咦，后面空的為什么也涂色了，是哪里出錯了嗎？

仔細(xì)看看，發(fā)現(xiàn)這個地方正好是周六，只不過被前面設(shè)置的格式隱藏了，但是涂色的時候還是生效的，怎么處理這個問題呢？很簡單，選擇數(shù)據(jù)區(qū)域后打開條件格式的管理規(guī)則：

在下面一條規(guī)則后打鉤勾選“如果為真則停止”，然后點擊上移按鈕，點擊確定。

看到效果了吧。

下面要對考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性設(shè)置，在進(jìn)行這一步之前，讓我們先來完成統(tǒng)計區(qū)域的制作。

三、統(tǒng)計區(qū)域的制作

這一塊的制作就很簡單了，根據(jù)自己的實際需要，添加備注一欄，填寫考勤項目和圖例，在每個圖例下面使用COUNTIF函數(shù)完成統(tǒng)計，公式為=COUNTIF($C5:$AG6,AI$4)/2：

COUNTIF函數(shù)的格式為：COUNTIF（統(tǒng)計區(qū)域，要統(tǒng)計的內(nèi)容），通俗的說，就是每個人對應(yīng)的兩行（統(tǒng)計區(qū)域）中每個考勤項目（要統(tǒng)計的內(nèi)容）出現(xiàn)的次數(shù)，因為例子中每天的數(shù)據(jù)是兩行，所以統(tǒng)計結(jié)果要除以2。

至于這些合并單元格的處理非常簡單，合并一個再用格式刷去刷就好了。

現(xiàn)在回過頭來設(shè)置考勤數(shù)據(jù)的下拉菜單。設(shè)置有效性之前，先做一個準(zhǔn)備工作，將圖例以及說明復(fù)制出來備用，然后再去設(shè)置有效性。這部分操作看動畫演示吧：

至此，這個考勤表就完成了。相信通過今天的內(nèi)容，你一定有很多收獲吧，不妨了解一下我們的技巧課程，你一定會有更多收獲的。

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