如何快速審閱和修改文檔的結構與錯誤,這6個技巧一定要會!
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作者:技術小瑤來源:部落窩教育發(fā)布時間:2021-05-31 10:26:46點擊:4474
編按:
日常工作中,除了有生產文檔的作者、美化文檔的排版師,還有審閱文檔的“守門人”——編輯和校對者。文檔審閱通常包含查閱、修改、校對等過程。因此,如何能夠快速查看出紕漏,是“守門人”必學的技能,掌握這些技能,工作起來將事半功倍。
Hello,大家好!我是專(gǔ)解(líng)難(jīng)題(guài)的技術小瑤。
前兩天,咱們分享了一篇加薪必會的技巧文章:《Word怎么降級標題、怎么避免死機造成文檔丟失等技巧》,反響很不錯,有小伙伴留言說非常實用。
今天,小瑤化身編輯之友,特意匯總了6個關于文檔審閱的快捷鍵技能,能幫助你快速審閱和修改文檔,快來get這些技能吧!
1.Ctrl+Shift+8:顯示/隱藏編輯標記
幾十頁的長文檔,如果有多余的空格或者標記錯誤,想要快速地看出來,怎么辦?
方法:按下【Ctrl+Shift+8】組合鍵,文檔中會立即顯示出段落、空格等標記,就像二郎神開了天眼一樣,可以直接透視文檔里面的種種格式標記,一目了然。
2.F7:快速檢查語法
審閱文章,發(fā)現(xiàn)錯誤的內容時做出修改在所難免。所以,如果想快速查找并修改文章中錯誤的文字或有語法錯誤的句子,怎么辦?
方法:按下【F7】鍵,在界面右側將打開“編輯器”窗口,其中顯示了可能存在錯誤的內容。對于出錯的內容,可以點擊“修改建議”,其中有格式和拼寫的指導意見,直接在文檔中對檢查到的有語法錯誤的內容進行修改即可。
3.Alt+W+R:打開標尺
如果要查看文檔的段落格式是否雜亂無章,或是調整內容的縮進方式(如,左縮進、右縮進、懸掛縮進、首行縮進等),怎么辦?
方法:按下【Alt+W+R】組合鍵,打開標尺,可以很直觀地看出段落的縮進方式,直接拖動標尺上的滑塊可調整縮進方式。
小tips:按住【Alt】鍵,可以精準微調標尺。
4.Alt+W+K:打開導航窗格
文章的大綱層次和邏輯順序,是一篇文章的重中之重。如果想快速地查看文章結構是否正確,或者是調整文章結構、快速定位到某個內容,怎么辦?
方法:按下【Alt+W+K】組合鍵,打開【導航窗格】,能夠快速定位到指定的文章內容,也可以快速調整內容的位置。若只想打印文章中某部分內容,也可以選中該內容的標題,點擊鼠標右鍵,選擇【打印標題和內容】。
5.Ctrl+Alt+M:插入批注
對于文章中有疑問或錯誤的內容,審閱者可通過插入批注,將自己的建議添加在批注中,便于原作者參考或修改。
方法:選擇需要進行注釋的內容,按下【Alt+Ctrl+M】組合鍵,此時,內容右側會自動插入一個批注,其中包含了添加批注的用戶名和時間,只需在批注中輸入?yún)⒖蓟蛐薷慕ㄗh即可。
6.Ctrl+Shift+E:打開或關閉標記修訂功能
審閱文章時,對于錯誤的內容,如果直接在文中進行修改,發(fā)回給對方,對方可能很難找出我們修改了哪里,怎么辦?
方法:按下【Ctrl+Shift+E】組合鍵,打開【修訂】功能。此時,你的任何操作都將會被記錄下來,并且修訂的內容也會用不同于正文的顏色標記,這樣對方就可以清楚地看到有哪些地方被修改了。待對方確認后,可以
“接受”修訂或“拒絕”修訂。
技巧提示:【批注】是只提意見,不作修改;【修訂】是可以直接在文中進行修改,但可以拒絕修改。
好了,以上就是今天的6個超實用的Word文檔審閱干貨技巧分享,你學會了嗎?別忘記動手練習呀~
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