哈嘍！小伙伴們大家好！我們的工作表往往需要其他部門配合填寫，但是因?yàn)椴煌藛T錄入習(xí)慣不同，會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)產(chǎn)生差異。就拿IT部而言，你錄的是IT部，他錄的是電腦部，她錄的是信息技術(shù)部，同一個(gè)部門由于錄入習(xí)慣不同，看起來好像有三個(gè)部門！作為最終負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)的你，如果不提前做好數(shù)據(jù)錄入規(guī)范，那么后續(xù)統(tǒng)計(jì)就會(huì)多花費(fèi)五六倍的時(shí)間用于數(shù)據(jù)的校正、核對(duì)。利用數(shù)據(jù)有效性做一個(gè)下拉菜單可以完美地解決同一部門（產(chǎn)品）變成三個(gè)部門（產(chǎn)品）的問題。

為了更加規(guī)范地錄入數(shù)據(jù)，我們今天要為大家介紹一位小幫手：數(shù)據(jù)驗(yàn)證（excel2016版），也叫數(shù)據(jù)有效性！

這是個(gè)啥？不急，聽小編我給你們慢慢道來~（￣︶￣）↗

首先它是長(zhǎng)這樣的！??！點(diǎn)開數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡，就可以看到啦～

數(shù)據(jù)驗(yàn)證作用：根據(jù)輸入的規(guī)則，限制單元格中數(shù)據(jù)輸入的類型。對(duì)于不符合規(guī)則的數(shù)據(jù)輸入，會(huì)進(jìn)行提示和警告。

不明白？沒關(guān)系，我們實(shí)驗(yàn)一下就知道了！

一、生成下拉菜單，只能錄入設(shè)定的部門

大家可以看到上圖右側(cè)，我已經(jīng)提前錄入了所有部門信息，現(xiàn)在要設(shè)法確保不論是誰(shuí)錄入，C列錄入的信息都只能是這些部門。

步驟：

①      選擇需要設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證的區(qū)域，這里選擇區(qū)域C2:C8

②      點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕，進(jìn)入“設(shè)置”選卡

③      在“允許”下拉菜單中，選擇“序列”

④      在“來源”一欄中，點(diǎn)擊拾取按鈕選中區(qū)域H2:H8拾取事先錄入的部門信息

最后點(diǎn)擊確定。可以看到，在我們?cè)O(shè)置的區(qū)域內(nèi)，每個(gè)單元格右下角都出現(xiàn)了一個(gè)下拉按鈕。我們單擊下拉按鈕進(jìn)行選擇，需要輸入哪個(gè)部門，就選哪個(gè)部門。

簡(jiǎn)單解釋：

可能有的小伙伴會(huì)問，為什么在“允許”欄下選擇“序列”呢？

“序列”就是一列數(shù)據(jù)的意思。選擇“序列”，就是要求Excel在我們規(guī)定的這列數(shù)據(jù)里錄入和選擇！

另外在“來源”欄，我們除了可以選擇一個(gè)區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證外，還可以自己輸入數(shù)據(jù)。例如“性別”列也采用數(shù)據(jù)驗(yàn)證，可以直接在“來源”欄下輸入“男,女”，同樣能生成下拉菜單。（注意，“男,女”中間的逗號(hào)要用英文的，至于用中文會(huì)是什么結(jié)果，小伙伴們可以自己嘗試下～）

如果部分人員忽視了下拉按鈕，還是直接錄入數(shù)據(jù)，并且錄入的數(shù)據(jù)不規(guī)范會(huì)出現(xiàn)什么情況？

假設(shè)有員工，在部門列輸入了“規(guī)劃部”，當(dāng)回車后，Ｅxcel會(huì)彈出一個(gè)警告框，“此值與此單元格定義的數(shù)據(jù)驗(yàn)證限制不匹配”。看到這個(gè)，員工Excel不熟練的話，肯定會(huì)慌神——這是什么呀？！

這里我們需要改用通俗的語(yǔ)言進(jìn)行友好提示。

二、讓錯(cuò)誤信息友好警告，并且可以調(diào)整數(shù)據(jù)

1.讓錯(cuò)誤信息友好警告

步驟:

①      點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕，進(jìn)入“出錯(cuò)警告”選卡

②      在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”位置，輸入你的友好提示

③      最后點(diǎn)擊確認(rèn)

我們來看看效果吧！

怎么樣？是不是溫和了不少，同時(shí)也說得很清楚呢？

2.允許調(diào)整數(shù)據(jù)

有時(shí)候我們的數(shù)據(jù)確實(shí)存在變動(dòng)，尤其是商品進(jìn)銷，產(chǎn)品的變動(dòng)比較頻繁，不可能做到每次變動(dòng)后都能及時(shí)制作新的數(shù)據(jù)驗(yàn)證模板發(fā)給各個(gè)人員使用。這時(shí)我們就可以在做模板的時(shí)候采用另一種出錯(cuò)樣式，容許填表人調(diào)整數(shù)據(jù)。

步驟：

①      點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”按鈕，進(jìn)入“出錯(cuò)警告”選卡

②      在“樣式”一欄，點(diǎn)擊下拉菜單，選擇“警告”

③      在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”位置，輸入相關(guān)提示

④      最后點(diǎn)擊確認(rèn)

樣式欄，如果選擇“停止”，則只能按照預(yù)定的數(shù)據(jù)錄入；如果選擇“警告”，則允許錄入新的數(shù)據(jù)。下面來看看“警告”的效果。

比如說新增了部門“規(guī)劃部”，錄入人員發(fā)現(xiàn)下拉菜單中沒有這個(gè)部門，怎么辦呢？他可以直接輸入“規(guī)劃部”，在回車后彈出預(yù)先設(shè)定的警告信息，如下：

如果錄入人員確定輸入的數(shù)據(jù)沒有問題，點(diǎn)擊“是”，“規(guī)劃部”就錄上啦～

怎么樣？是不是很簡(jiǎn)單呢？快來動(dòng)手操作一下吧！

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