哈嘍！小伙伴們大家好！我們的工作表往往需要其他部門配合填寫，但是因為不同人員錄入習慣不同，會導致數(shù)據產生差異。就拿IT部而言，你錄的是IT部，他錄的是電腦部，她錄的是信息技術部，同一個部門由于錄入習慣不同，看起來好像有三個部門！作為最終負責統(tǒng)計的你，如果不提前做好數(shù)據錄入規(guī)范，那么后續(xù)統(tǒng)計就會多花費五六倍的時間用于數(shù)據的校正、核對。利用數(shù)據有效性做一個下拉菜單可以完美地解決同一部門（產品）變成三個部門（產品）的問題。

為了更加規(guī)范地錄入數(shù)據，我們今天要為大家介紹一位小幫手：數(shù)據驗證（excel2016版），也叫數(shù)據有效性！

這是個啥？不急，聽小編我給你們慢慢道來~（￣︶￣）↗

首先它是長這樣的！??！點開數(shù)據選項卡，就可以看到啦～

數(shù)據驗證作用：根據輸入的規(guī)則，限制單元格中數(shù)據輸入的類型。對于不符合規(guī)則的數(shù)據輸入，會進行提示和警告。

不明白？沒關系，我們實驗一下就知道了！

一、生成下拉菜單，只能錄入設定的部門

大家可以看到上圖右側，我已經提前錄入了所有部門信息，現(xiàn)在要設法確保不論是誰錄入，C列錄入的信息都只能是這些部門。

步驟：

①      選擇需要設置數(shù)據驗證的區(qū)域，這里選擇區(qū)域C2:C8

②      點擊“數(shù)據驗證”按鈕，進入“設置”選卡

③      在“允許”下拉菜單中，選擇“序列”

④      在“來源”一欄中，點擊拾取按鈕選中區(qū)域H2:H8拾取事先錄入的部門信息

最后點擊確定。可以看到，在我們設置的區(qū)域內，每個單元格右下角都出現(xiàn)了一個下拉按鈕。我們單擊下拉按鈕進行選擇，需要輸入哪個部門，就選哪個部門。

簡單解釋：

可能有的小伙伴會問，為什么在“允許”欄下選擇“序列”呢？

“序列”就是一列數(shù)據的意思。選擇“序列”，就是要求Excel在我們規(guī)定的這列數(shù)據里錄入和選擇！

另外在“來源”欄，我們除了可以選擇一個區(qū)域的數(shù)據進行驗證外，還可以自己輸入數(shù)據。例如“性別”列也采用數(shù)據驗證，可以直接在“來源”欄下輸入“男,女”，同樣能生成下拉菜單。（注意，“男,女”中間的逗號要用英文的，至于用中文會是什么結果，小伙伴們可以自己嘗試下～）

如果部分人員忽視了下拉按鈕，還是直接錄入數(shù)據，并且錄入的數(shù)據不規(guī)范會出現(xiàn)什么情況？

假設有員工，在部門列輸入了“規(guī)劃部”，當回車后，Ｅxcel會彈出一個警告框，“此值與此單元格定義的數(shù)據驗證限制不匹配”。看到這個，員工Excel不熟練的話，肯定會慌神——這是什么呀？！

這里我們需要改用通俗的語言進行友好提示。

二、讓錯誤信息友好警告，并且可以調整數(shù)據

1.讓錯誤信息友好警告

步驟:

①      點擊“數(shù)據驗證”按鈕，進入“出錯警告”選卡

②      在“標題”和“錯誤信息”位置，輸入你的友好提示

③      最后點擊確認

我們來看看效果吧！

怎么樣？是不是溫和了不少，同時也說得很清楚呢？

2.允許調整數(shù)據

有時候我們的數(shù)據確實存在變動，尤其是商品進銷，產品的變動比較頻繁，不可能做到每次變動后都能及時制作新的數(shù)據驗證模板發(fā)給各個人員使用。這時我們就可以在做模板的時候采用另一種出錯樣式，容許填表人調整數(shù)據。

步驟：

①      點擊“數(shù)據驗證”按鈕，進入“出錯警告”選卡

②      在“樣式”一欄，點擊下拉菜單，選擇“警告”

③      在“標題”和“錯誤信息”位置，輸入相關提示

④      最后點擊確認

樣式欄，如果選擇“停止”，則只能按照預定的數(shù)據錄入；如果選擇“警告”，則允許錄入新的數(shù)據。下面來看看“警告”的效果。

比如說新增了部門“規(guī)劃部”，錄入人員發(fā)現(xiàn)下拉菜單中沒有這個部門，怎么辦呢？他可以直接輸入“規(guī)劃部”，在回車后彈出預先設定的警告信息，如下：

如果錄入人員確定輸入的數(shù)據沒有問題，點擊“是”，“規(guī)劃部”就錄上啦～

怎么樣？是不是很簡單呢？快來動手操作一下吧！

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