Excel處理數(shù)據(jù)有自己的游戲規(guī)則，尤其是數(shù)據(jù)源表規(guī)矩森嚴。想Excel運行快，操作順，就必須遵守Excel的家規(guī)。在數(shù)據(jù)處理中，那種蔑視規(guī)則的人，忽視規(guī)則的人，注定要碰得頭破血流，因為Excel不！留！情！

在前幾天我們分享了一篇文章，專門講解了用一維表做數(shù)據(jù)源的重要性，今天繼續(xù)這個話題，介紹數(shù)據(jù)源的規(guī)范。

Excel對數(shù)據(jù)處理有一套自己的規(guī)則，只有按照它的規(guī)則去做，我們后續(xù)才能輕松地完成各種統(tǒng)計匯總數(shù)據(jù)處理。下面以一個不規(guī)范的原始數(shù)據(jù)表格為例，介紹Excel的家規(guī)。希望大家能夠引以為戒，最大程度的規(guī)范數(shù)據(jù)，提高效率。

這是某單位的銷售記錄表：

這種記錄表大家一定不陌生，或者你自己就是這樣做記錄的。這種記錄表的確是一維表，而且還挺美觀。但是這個記錄表有多處違反Excel數(shù)據(jù)源表家規(guī)，數(shù)據(jù)后續(xù)處理麻煩不斷。你發(fā)現(xiàn)有哪些地方不符合家規(guī)了嗎？

第1項錯誤：出現(xiàn)表格標(biāo)題（名稱）

Excel家規(guī)第3條：不要表格標(biāo)題（名稱）。

作為數(shù)據(jù)源的記錄表，表格內(nèi)部不需要表格標(biāo)題（名稱）。本例有表格標(biāo)題“衛(wèi)龍商貿(mào)銷售記錄表”，違反了家規(guī)第2條。其實表格標(biāo)題完全沒有必要放在表中，如果只是為了說明數(shù)據(jù)涉及的內(nèi)容，可以在文件名稱或者sheet名稱中去說明。

與家規(guī)3“外貌”類似實質(zhì)不同的第2條家規(guī)是：單行表頭。

單行表頭就是數(shù)據(jù)源記錄表的表頭只能是一行，不能多行。這一條與家規(guī)第1條“必須是一維表”密切相關(guān)。往往多行表頭的表格都不是一維表。多行表頭更常見的是工資表、考勤表等等，例如這種：

表格的第一行和第二行都是表頭信息。這類報表在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表之前需要將多行表頭合并為一行。當(dāng)然上面的考勤表不僅僅是多行表頭，它還違反了一維表家規(guī)。

第2項錯誤：數(shù)據(jù)格式不一致

Excel家規(guī)第4條：同列單元格格式一致（表頭除外）。

當(dāng)前表格中日期的記錄方式很隨意：

同一列數(shù)據(jù)格式不同通常是由于不同的人進行數(shù)據(jù)錄入時完全根據(jù)個人習(xí)慣操作所致。如果已經(jīng)有了大量的不規(guī)范日期，也不需要重新去修改，可以通過分列進行規(guī)范：

選中A3:A12進行分列，分隔符號設(shè)置為“Tab鍵”，列數(shù)據(jù)格式選擇“日期”。

細心的朋友可能注意到了，我們在分列的時候是選擇的單元格區(qū)域，而沒有選擇整列，如果數(shù)據(jù)行數(shù)比較多的話，選取也是比較麻煩的。

為什么不直接選擇整列去分列呢？我們可以選擇整列試試看會發(fā)生什么：

相信大家都明白了，就是第一行標(biāo)題中的合并單元格造成了麻煩。如果沒有這一行的話，選擇整列完全沒問題。

第3項錯誤：數(shù)字帶單位

Excel家規(guī)第5條：數(shù)字不帶單位。

很多朋友習(xí)慣在數(shù)字中帶上單位，例如300元，20天，10個等等，其實這種習(xí)慣不但為自己增加了工作量，而且對數(shù)據(jù)統(tǒng)計也帶來了麻煩。譬如下面，我們進行求和操作就會出現(xiàn)問題：

可能會有人告訴你一個公式，對帶單位的數(shù)據(jù)進行求和：

=SUMPRODUCT(--MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))

注：這是一個SUMPRODUCT函數(shù)套路公式，利用兩個負號，把(MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))變成了乘積運算，它實質(zhì)等于SUMPRODUCT(1*MID(C3:C16,1,LEN(C3:C16)-2))。關(guān)于 SUMPRODUCT函數(shù)的用法，請查看部落窩教育相關(guān)教程。

那也不能每次為了求和的問題就到處找人幫忙吧，正確的做法是數(shù)字與單位分兩列存放：

但有時候老板非要讓你把單位和數(shù)字寫在一起，怎么辦？可以用障眼法?。?/span>

看明白了吧，就是利用自定義格式添加單位，注意單位要放在英文狀態(tài)下的引號中間。

第4項錯誤：單元格合并

Excel家規(guī)第6條：不能合并單元格。

合并單元格會帶來很多麻煩。譬如：

因為合并單元格，篩選的數(shù)據(jù)不全，而且不能排序。更糟糕的是，這種數(shù)據(jù)源在使用數(shù)據(jù)透視表工具時錯誤百出：

很多數(shù)據(jù)被計入了空白項，由此可見合并單元格的破壞性了。合并單元格雖然在視覺效果上有優(yōu)勢，但是完全打亂了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，統(tǒng)計時就會有各種各樣的問題。

那么如何來處理這些合并單元格呢？也不難！

操作步驟大致是這幾步：選擇范圍后取消合并單元格，然后按F5或者CTRL+G組合鍵打開定位功能，定位空值，確定后先按一次=鍵，再按一下方向鍵↑，不要點擊任何地方，接著按Ctrl+Enter鍵。最后復(fù)制這部分數(shù)據(jù)選擇性粘貼為數(shù)值。具體過程看動畫演示：

經(jīng)過這樣處理后，排序篩選統(tǒng)統(tǒng)不受影響，將數(shù)據(jù)透視表刷新一下，結(jié)果也正確了：

與家規(guī)6相似的家規(guī)7：不用合計行。不要在數(shù)據(jù)源表中邊記錄數(shù)據(jù)邊進行匯總。

可見很多問題并不是技術(shù)不好造成的，而是壞習(xí)慣造成的。相比技術(shù)學(xué)習(xí)，更重要的是養(yǎng)成好習(xí)慣。下面把Excel數(shù)據(jù)源表家規(guī)集中列出：

家規(guī)1：必須是一維表

家規(guī)2：單行表頭

家規(guī)3：不要表格標(biāo)題

家規(guī)4：同列單元格格式一致

家規(guī)5：數(shù)字不帶單位

家規(guī)6：不能合并單元格

家規(guī)7：不用合計行

以上就是今天分享的內(nèi)容，覺得有用就告訴更多人吧。

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