編按：

都說這Excel里暗藏玄機(jī)，求最大值的MAX函數(shù)可以用于查找，用于查找的LOOKUP函數(shù)可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行四舍五入…就連看似人人都會的Excel自動排序，也藏著許多我們不知道的“小秘密”。今天我們就來探索一下這些藏在自動排序中的“小秘密”。

一、擴(kuò)展選區(qū)

“苗老師，我的排序怎么不對了”，聽到小白的呼喚，我快步走了過去。

“你看我只是想把這張表按照序號排序。”（如圖1所示）

圖1

“但是排完以后，卻變成了這個樣子。數(shù)字排好了，姓名卻沒跟著數(shù)字變，姓名和序號全亂了?！?/span>

圖2

“出現(xiàn)這個問題，你一定是沒有擴(kuò)展選區(qū)。通常在表格中選中某列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時(shí)，會彈出這樣一個窗口”，如圖3所示。

圖3

一般默認(rèn)選擇“擴(kuò)展選定區(qū)域”再單擊 “排序”，就可以完成整體的排序。或者在排序之前，先選中整個數(shù)據(jù)區(qū)域，再點(diǎn)擊排序，也可以完成整體的排序，并且不會再彈出這個提醒窗口。

二、多列排序的主次關(guān)鍵字

我們在進(jìn)行多列排序的時(shí)候，經(jīng)常會碰到這樣一類問題：如果有兩列數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行排序，我們怎么區(qū)分主次呢？如圖4所示，需要將下面這張表先按照“部門”排序，再按照“區(qū)域”排序。

圖4

這時(shí)候先不要直接點(diǎn)擊“升序”、“降序”按鈕，而是先單擊“排序”按鈕，如圖5所示。

圖5

打開之后，如圖6所示。

圖6

我們把需要設(shè)置的排序條件都添加進(jìn)設(shè)置框內(nèi)，添加完一個條件之后，單擊“添加條件”就可以添加第2個條件，如圖7所示。

圖7

設(shè)置完成后單擊 “確定”，就可以得到一個先按“區(qū)域”排序，再按“部門”排序的表格，如圖8所示。

圖8

由于我們開始要做的是一個先按“部門”排序，再按“區(qū)域”排序的表格，想要達(dá)到這一效果，就需要變更主次關(guān)鍵字。怎么變更呢？只需單擊排序窗口的小三角即可，如圖9所示。

圖9

在這里我們選中“主要關(guān)鍵字”行，單擊“向下”箭頭，最后“確定”，就可以達(dá)到我們最初想要的排序效果。如圖10所示。

圖10

三、按顏色排序

“苗老師，我又碰到了個問題”，小白又發(fā)來了一張表，她說：“我有一些單元格標(biāo)了黃色的底色，現(xiàn)在想把黃色的部分和沒有底色的分開要怎么辦？我復(fù)制插入都做了好久了?！?/span>

“排序呀，你這樣一條一條的復(fù)制插入，做到明天也做不完。”

“這個也能排序嗎？是要用函數(shù)嗎？”

“不用。其實(shí)這個功能就在排序里，只是你平時(shí)沒有留意。”

說著打開了她的表，如圖11所示。

圖11

在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中，點(diǎn)擊“排序”，進(jìn)入“排序”的設(shè)置框。由于我們的數(shù)據(jù)是有標(biāo)題的，所以要勾上“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”。接著把“排序依據(jù)”設(shè)置為“單元格顏色”，“次序”可以根據(jù)需求，選擇是先排有顏色的數(shù)據(jù)，還是無顏色的數(shù)據(jù)。這里我們設(shè)置將有顏色的單元格排在頂端。如圖12所示。

圖12

單擊“確定”之后，就可以把有顏色的單元格和無顏色的單元格分開了，如圖13所示

圖13

其實(shí)在“排序依據(jù)”里，還有其他的選項(xiàng)，比如按字體顏色排序等，大家下來可以自己試試。如圖14所示

圖14

四、自定義排序

其實(shí)，除了上述講到的排序外，還一個最容易被大家忽略的功能，就是“自定義排序”，它同樣被隱藏在“排序”的界面里。如圖15所示。

圖15

我們可以對數(shù)字排序，對文字排序，但如果我們需要對特定的內(nèi)容進(jìn)行排序，怎么辦呢？例如各地分公司的列表，公司內(nèi)職位和領(lǐng)導(dǎo)的序列等，它們都有特定的順序，在平時(shí)的工作中又經(jīng)常需要被制作或排列。下圖是我們公司里的部門順序，假設(shè)它被打亂了，要怎么讓它恢復(fù)成正常的順序呢？

圖16

此時(shí)用普通的升序、降序肯定是辦不到的，所以這個序列需要我們自己來設(shè)置。我們在排序設(shè)置框中，點(diǎn)擊“自定義序列”，打開自定義序列的設(shè)置框，如圖17所示。

圖17

在“輸入序列”的區(qū)域中，制作我們需要的序列。比如我們要做一個部門的序列，在“輸入序列”的區(qū)域中，按照順序依次輸入部門名稱，每個部門名稱按回車鍵分隔。輸入完成后單擊“添加”，在左側(cè)的“自定義序列”中就會出現(xiàn)剛剛添加的序列。如圖18所示。

圖18

設(shè)置完成后，只需在排序設(shè)置框中，選擇“自定義序列”，點(diǎn)擊設(shè)置好的部門序列，數(shù)據(jù)就可以按照我們設(shè)置的順序進(jìn)行排序了。如GIF19所示。

GIF19

擴(kuò)展功能：除了上述講到的用法外，利用自定義序列排序，還可以讓部門名稱通過下拉的方式出現(xiàn)，如GIF20所示。

GIF20

有了這個功能，只要寫下第一個部門名稱或第一個領(lǐng)導(dǎo)名稱，就可以通過下拉的方式完成序列的錄入，再也不怕部門名稱錯亂或是領(lǐng)導(dǎo)名字錯漏了！怎么樣，是不是很好用呢？

本文配套的練習(xí)課件請加入QQ群：264539405下載。

做Excel高手，快速提升工作效率，部落窩教育《一周Excel直通車》視頻和《Excel極速貫通班》直播課全心為你！

掃下方二維碼關(guān)注公眾號，可隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)Excel：

相關(guān)推薦：

利用數(shù)據(jù)透視表排序《Excel數(shù)據(jù)透視表入門教程3：透視表排序的4種方法和插入公式》

提取前三名《高手交流：如何不排序提取排名前三的學(xué)生姓名？》

快速生成報(bào)表《什么？排序你就只會升序降序？太OUT了！》