天天都在用Excel排序,今天卻被同事的排序“碾壓”
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作者:苗旭來(lái)源:部落窩教育發(fā)布時(shí)間:2019-07-26 10:38:03點(diǎn)擊:3681
編按:
都說(shuō)這Excel里暗藏玄機(jī),求最大值的MAX函數(shù)可以用于查找,用于查找的LOOKUP函數(shù)可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行四舍五入…就連看似人人都會(huì)的Excel自動(dòng)排序,也藏著許多我們不知道的“小秘密”。今天我們就來(lái)探索一下這些藏在自動(dòng)排序中的“小秘密”。
一、擴(kuò)展選區(qū)
“苗老師,我的排序怎么不對(duì)了”,聽到小白的呼喚,我快步走了過(guò)去。
“你看我只是想把這張表按照序號(hào)排序。”(如圖1所示)
圖1
“但是排完以后,卻變成了這個(gè)樣子。數(shù)字排好了,姓名卻沒(méi)跟著數(shù)字變,姓名和序號(hào)全亂了?!?/span>
圖2
“出現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題,你一定是沒(méi)有擴(kuò)展選區(qū)。通常在表格中選中某列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時(shí),會(huì)彈出這樣一個(gè)窗口”,如圖3所示。
圖3
一般默認(rèn)選擇“擴(kuò)展選定區(qū)域”再單擊 “排序”,就可以完成整體的排序。或者在排序之前,先選中整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域,再點(diǎn)擊排序,也可以完成整體的排序,并且不會(huì)再?gòu)棾鲞@個(gè)提醒窗口。
二、多列排序的主次關(guān)鍵字
我們?cè)谶M(jìn)行多列排序的時(shí)候,經(jīng)常會(huì)碰到這樣一類問(wèn)題:如果有兩列數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行排序,我們?cè)趺磪^(qū)分主次呢?如圖4所示,需要將下面這張表先按照“部門”排序,再按照“區(qū)域”排序。
圖4
這時(shí)候先不要直接點(diǎn)擊“升序”、“降序”按鈕,而是先單擊“排序”按鈕,如圖5所示。
圖5
打開之后,如圖6所示。
圖6
我們把需要設(shè)置的排序條件都添加進(jìn)設(shè)置框內(nèi),添加完一個(gè)條件之后,單擊“添加條件”就可以添加第2個(gè)條件,如圖7所示。
圖7
設(shè)置完成后單擊 “確定”,就可以得到一個(gè)先按“區(qū)域”排序,再按“部門”排序的表格,如圖8所示。
圖8
由于我們開始要做的是一個(gè)先按“部門”排序,再按“區(qū)域”排序的表格,想要達(dá)到這一效果,就需要變更主次關(guān)鍵字。怎么變更呢?只需單擊排序窗口的小三角即可,如圖9所示。
圖9
在這里我們選中“主要關(guān)鍵字”行,單擊“向下”箭頭,最后“確定”,就可以達(dá)到我們最初想要的排序效果。如圖10所示。
圖10
三、按顏色排序
“苗老師,我又碰到了個(gè)問(wèn)題”,小白又發(fā)來(lái)了一張表,她說(shuō):“我有一些單元格標(biāo)了黃色的底色,現(xiàn)在想把黃色的部分和沒(méi)有底色的分開要怎么辦?我復(fù)制插入都做了好久了。”
“排序呀,你這樣一條一條的復(fù)制插入,做到明天也做不完。”
“這個(gè)也能排序嗎?是要用函數(shù)嗎?”
“不用。其實(shí)這個(gè)功能就在排序里,只是你平時(shí)沒(méi)有留意。”
說(shuō)著打開了她的表,如圖11所示。
圖11
在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中,點(diǎn)擊“排序”,進(jìn)入“排序”的設(shè)置框。由于我們的數(shù)據(jù)是有標(biāo)題的,所以要勾上“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”。接著把“排序依據(jù)”設(shè)置為“單元格顏色”,“次序”可以根據(jù)需求,選擇是先排有顏色的數(shù)據(jù),還是無(wú)顏色的數(shù)據(jù)。這里我們?cè)O(shè)置將有顏色的單元格排在頂端。如圖12所示。
圖12
單擊“確定”之后,就可以把有顏色的單元格和無(wú)顏色的單元格分開了,如圖13所示
圖13
其實(shí)在“排序依據(jù)”里,還有其他的選項(xiàng),比如按字體顏色排序等,大家下來(lái)可以自己試試。如圖14所示
圖14
四、自定義排序
其實(shí),除了上述講到的排序外,還一個(gè)最容易被大家忽略的功能,就是“自定義排序”,它同樣被隱藏在“排序”的界面里。如圖15所示。
圖15
我們可以對(duì)數(shù)字排序,對(duì)文字排序,但如果我們需要對(duì)特定的內(nèi)容進(jìn)行排序,怎么辦呢?例如各地分公司的列表,公司內(nèi)職位和領(lǐng)導(dǎo)的序列等,它們都有特定的順序,在平時(shí)的工作中又經(jīng)常需要被制作或排列。下圖是我們公司里的部門順序,假設(shè)它被打亂了,要怎么讓它恢復(fù)成正常的順序呢?
圖16
此時(shí)用普通的升序、降序肯定是辦不到的,所以這個(gè)序列需要我們自己來(lái)設(shè)置。我們?cè)谂判蛟O(shè)置框中,點(diǎn)擊“自定義序列”,打開自定義序列的設(shè)置框,如圖17所示。
圖17
在“輸入序列”的區(qū)域中,制作我們需要的序列。比如我們要做一個(gè)部門的序列,在“輸入序列”的區(qū)域中,按照順序依次輸入部門名稱,每個(gè)部門名稱按回車鍵分隔。輸入完成后單擊“添加”,在左側(cè)的“自定義序列”中就會(huì)出現(xiàn)剛剛添加的序列。如圖18所示。
圖18
設(shè)置完成后,只需在排序設(shè)置框中,選擇“自定義序列”,點(diǎn)擊設(shè)置好的部門序列,數(shù)據(jù)就可以按照我們?cè)O(shè)置的順序進(jìn)行排序了。如GIF19所示。
GIF19
擴(kuò)展功能:除了上述講到的用法外,利用自定義序列排序,還可以讓部門名稱通過(guò)下拉的方式出現(xiàn),如GIF20所示。
GIF20
有了這個(gè)功能,只要寫下第一個(gè)部門名稱或第一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)名稱,就可以通過(guò)下拉的方式完成序列的錄入,再也不怕部門名稱錯(cuò)亂或是領(lǐng)導(dǎo)名字錯(cuò)漏了!怎么樣,是不是很好用呢?
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