跨文件查詢的工作簿在保存時(shí)需要特別小心。因?yàn)?，很可能你不知不覺就會(huì)造成文件泄密。個(gè)中緣由，恰好能回答一些朋友遇到的奇怪問(wèn)題：為何沒有引用的外部原始文件（數(shù)據(jù)）仍然可以查詢數(shù)據(jù)？

為何沒有引用的外部原始文件（數(shù)據(jù)），表格仍然可以查詢？

為何說(shuō)跨表查詢的Excel表格存在更大的泄密風(fēng)險(xiǎn)？

小窩今天就來(lái)說(shuō)說(shuō)。

Excel不但可以跨單元格查詢，還可以跨文件（工作簿）查詢。

譬如下方成績(jī)查詢。查詢表屬于文件“21-1-12.xlsx”，成績(jī)數(shù)據(jù)屬于文件“成績(jī)匯總.xlsx”。

當(dāng)前是多條件查詢，查詢方法很多，小窩采用數(shù)組相乘的方式進(jìn)行查詢。

在C2中輸入公式=MAX((A2='D:微信文章[成績(jī)匯總.xlsx]Sheet1'!$A$2:$A$88)*($B$2='D:微信文章[成績(jī)匯總.xlsx]Sheet1'!$B$2:$B$88)*'D:微信文章[成績(jī)匯總.xlsx]Sheet1'!$C$2:$C$88)然后下拉即可查詢。

注意，我們當(dāng)前只查詢了前4個(gè)人的數(shù)學(xué)成績(jī)?。?！記著這點(diǎn)。

接下來(lái)的查詢文件保存很關(guān)鍵。不同的保存設(shè)置將決定收到查詢文件的人是只能看到當(dāng)前4個(gè)人的數(shù)學(xué)成績(jī)，還是能看到所有人的所有成績(jī)。

為了直接感受變化，請(qǐng)下載素材跟著小窩一起操作。

1.可以繼續(xù)動(dòng)態(tài)查詢引用所涉及的所有數(shù)據(jù)

打開“24-1-12(1).xlsx”文件，繼續(xù)下拉填充查詢公式，會(huì)彈出“更新值：成績(jī)匯總.xlsx”對(duì)話框，直接單擊取消即可查看其他人的成績(jī)。

關(guān)閉文件。

2.可以查看公式與已完成的查詢數(shù)據(jù)但無(wú)法繼續(xù)查詢

打開“24-1-12(2).xlsx”文件，執(zhí)行前方相同的操作，無(wú)法查看其他人的成績(jī)。

3.只能查看已查詢的數(shù)據(jù)

打開“24-1-12(3).xlsx”文件。單擊C5單元格，沒有公式，當(dāng)然就無(wú)法查看其他人以及其他科目的成績(jī)。

當(dāng)大家在打開上面的文件時(shí)，手里并沒有“成績(jī)匯總.xlsx”這個(gè)文件。那為何會(huì)出現(xiàn)3種不同的結(jié)果呢？

第一種：保存前勾選了“保存外部鏈接數(shù)據(jù)”

在“文件 — 選項(xiàng) — Excel選項(xiàng) — 高級(jí)”的“計(jì)算此工作簿”下，Excel默認(rèn)勾選了“保存外部鏈接數(shù)據(jù)”。啟用該選項(xiàng)，保存時(shí)會(huì)將表格中引用的外部原始數(shù)據(jù)打包存儲(chǔ)到文件結(jié)構(gòu)中（不是工作表中）方便脫離原始數(shù)據(jù)查詢。

因此，即便你手里沒有表格引用的原始數(shù)據(jù)文件，你也可以繼續(xù)查詢。

打開“24-1-12(1).xlsx”文件，單擊含查詢公式（或數(shù)組運(yùn)算）的單元格，從公式中復(fù)制任一查詢路徑，如“'D:微信文章[成績(jī)匯總.xlsx]Sheet1'!$C$2:$C$88”，然后再空白單元格中輸入等號(hào)后粘貼路徑并回車，就可以得到被引用的外部數(shù)據(jù)。

如果外部原始數(shù)據(jù)是需要保密的，那么當(dāng)前就泄密了。

第二種：保存前取消了“保存外部鏈接數(shù)據(jù)”的勾選。

如果取消“保存外部鏈接數(shù)據(jù)”的勾選，則保留公式中的外部鏈接路徑，但不會(huì)將引用的外部數(shù)據(jù)保存到當(dāng)前文件的結(jié)構(gòu)中。因此，如果你沒有引用的外部文件，就無(wú)法繼續(xù)查詢。

第三種：保存前斷開鏈接

單擊“數(shù)據(jù)”選卡中的“工作簿鏈接”（有些版本為“編輯鏈接”），在出現(xiàn)的窗口中可以看到當(dāng)前表格所引用的外部文件。

單擊“全部中斷”可以讓所有引用了其他工作簿的數(shù)據(jù)變成具體的值。效果等同選擇性粘貼為值，公式消失，鏈接消失。如果只想斷開某個(gè)文件的鏈接，則可以單擊文件，然后選擇“斷開鏈接“。

Ok，今天的分享就到這里。對(duì)于為何沒有外部原始文件（數(shù)據(jù)）仍然能查詢、為何跨表查詢的文件存在更大泄密風(fēng)險(xiǎn)，大家應(yīng)該都明白了吧？

請(qǐng)分享和點(diǎn)贊，讓更多朋友免于Excel泄密風(fēng)險(xiǎn)。

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