Word郵件合并高級(jí)用法:批量生成300份榮譽(yù)證書!
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作者:時(shí)予來源:部落窩教育發(fā)布時(shí)間:2019-10-27 13:09:20點(diǎn)擊:8648
編按:
Word中有一個(gè)功能叫“郵件合并”,可以將Excel中的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成到Word模板中,幫助我們?cè)赪ord文檔中完批量制作榮譽(yù)證書、錄取通知書、邀請(qǐng)函、聘書、名牌、信封等郵件合并工作!
老板丟過來一張獲獎(jiǎng)名單,仔細(xì)一看,發(fā)現(xiàn)足足有300人,而且每一個(gè)人的獎(jiǎng)項(xiàng)都還不一樣。限時(shí)1小時(shí),要我按人數(shù)馬上制作出300份獲獎(jiǎng)證書。
這是在為難我胖虎?。?/span>
還好我有殺手锏,只需用Word中的郵件合并功能,3分鐘就能輕松搞定!
一、什么是郵件合并?
Word中的郵件合并功能,其實(shí)就是將一個(gè)主文檔(固定不變的內(nèi)容+需要發(fā)生變化的內(nèi)容)與收件人相關(guān)的一系列數(shù)據(jù)源結(jié)合起來,最終批量生成一系列輸出文檔。
通俗的來講,就是,類似于我們?nèi)喊l(fā)郵件時(shí)候,同一封郵件發(fā)送給多個(gè)人,但能快速且智能的分別顯示出收件人的信息!
二、什么時(shí)候能夠使用郵件合并?
場(chǎng)景一:如果需要制作或發(fā)送一些文檔,其中部分內(nèi)容是固定不變的,而另外一部份是可變的。而可變部份可以從數(shù)據(jù)源或Excel表中,合并過來的郵件文檔時(shí),如:獲獎(jiǎng)名單→獎(jiǎng)狀或榮譽(yù)證書;參會(huì)名單→需體現(xiàn)姓名、身份及座次號(hào)的參會(huì)邀請(qǐng)函等。
場(chǎng)景二:需要處理的文檔數(shù)據(jù)量相對(duì)比較大時(shí),這一功能能夠讓你成為公司最閃亮的崽!
綜上所述,郵件合并功能就是拯救“流水線上的復(fù)制粘貼工”的重要技能!
它適合各種需要批量制作的場(chǎng)景,只要有數(shù)據(jù)源(無論是密密麻麻寫滿了各種信息的電子表格,還是內(nèi)涵豐富,有著浩如煙海的“變數(shù)們”的數(shù)據(jù)庫),只要你掌握并用上郵件合并操作,都能分分鐘搞定,實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化,輕輕松松輸出大批量的你所需要的文件。
不信,請(qǐng)看?。ㄗ?,模板中紅色區(qū)域?yàn)榭勺儍?nèi)容)。
三、案例操作示范
幾分鐘過去,老板剛剛交代的任務(wù)咱們還沒動(dòng)手做呢!
不用擔(dān)心,只要學(xué)會(huì)用利用郵件合并功能,別說區(qū)區(qū)300份獲獎(jiǎng)證書,多少份都能分分鐘搞定!
下面,咱們簡(jiǎn)單4步,就能批量制作出300人的獲獎(jiǎng)證書。
1.準(zhǔn)備工作:
準(zhǔn)備好一份獎(jiǎng)狀模板(Word)和一份表格的名單信息(Excel),保存到同一個(gè)文件夾中,方便合并郵件時(shí)調(diào)用。
2.開始合并郵件:
敲黑板,重點(diǎn)來了!
第一步:定基調(diào),選擇文檔類型。
打開“榮譽(yù)證書”模板,點(diǎn)擊工具欄的【郵件】-【開始郵件合并】-【普通Word文檔】,這樣就能確保最后制作出來的文檔格式。當(dāng)然,可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選擇。
第二步:定范圍,選擇收件人。
接著,點(diǎn)擊【選擇收件人】-【使用現(xiàn)有列表】,選擇已經(jīng)保存在本機(jī)的數(shù)據(jù)源,彈出來的【表格 選項(xiàng)】的窗口上,對(duì)【選項(xiàng)】進(jìn)行設(shè)置,勾選【表格】和【系統(tǒng)表】,確定后,彈出來的列表里選擇我們保存了數(shù)據(jù)的【sheet1】,確定。
此時(shí),數(shù)據(jù)就全部導(dǎo)入了。
第三步:錨定變化點(diǎn),插入對(duì)應(yīng)的合并域。
我們把需要變化的內(nèi)容刪除,替換成數(shù)據(jù)源。模板中這里用了紅字的文本框進(jìn)行區(qū)別,其目的是明確位置,并先一步設(shè)置好文本格式和字體大小。
那么,證書中要變化的內(nèi)容是每一份獎(jiǎng)狀的“名字”和“獎(jiǎng)項(xiàng)”,所以,在需要變化的地方選擇【插入合并域】-【名字】/【獎(jiǎng)項(xiàng)】,相應(yīng)位置就會(huì)出現(xiàn)《名字》/《獎(jiǎng)項(xiàng)》,即表示這里已經(jīng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)源的對(duì)應(yīng)內(nèi)容了。
然后,依次點(diǎn)擊【完成并合并】-【編輯單個(gè)文檔】-【合并記錄】-【全部】,搞定!
這樣,300份獎(jiǎng)狀就制作出來了,來!預(yù)覽一下效果!
最后再把新的文檔另存為保存起來,就OK了!
瞧!每個(gè)人對(duì)應(yīng)的名字和獎(jiǎng)項(xiàng)都被安排的明明白白的了!
熟練操作,3分鐘不到,我們的300份獎(jiǎng)狀就做好了。不用復(fù)制粘貼,不用手忙腳亂,只需按照步驟處理,輕松簡(jiǎn)單!
同理可得,這個(gè)批量操作的法子,舉一反三,不僅可以用來批量制作獎(jiǎng)狀,還能批量制作錄取通知書、邀請(qǐng)函、聘書、名牌等,方便簡(jiǎn)單還不會(huì)出錯(cuò)!
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