編按：

最近，有朋友問我，將重要文件發(fā)錯了人，怎么辦？我告訴他，最好的辦法就是提前做好文件命名，把文檔存儲為低版本，并在發(fā)送之前先預(yù)覽一遍。

Hello，大家好！我是專（gǔ）解（ líng ）難（jīng）題（guài）的技術(shù)小瑤。

古人有云，“一言既出，駟馬難追”。一句話說出了口，就是套上四匹駿馬拉的車也難追上。指話說出口，就不能再收回。

可是，日常工作中，難免有不小心打錯了字或是手滑發(fā)錯重要文件的情況。

如果此時你是用微信或QQ辦公，雖然可以立即撤回，假裝對方?jīng)]看見。

消息撤回

Word文件撤回

但空白消息框里的“xxx撤回了一條消息”，還是透露出些許尷尬。對方一定也有無數(shù)個質(zhì)疑：你究竟發(fā)些什么？怎么回事？

作為打工人，細(xì)節(jié)體現(xiàn)個人的職業(yè)素養(yǎng)。畢竟咱們面對的不是領(lǐng)導(dǎo)、同事就是客戶上帝，一世英明可別毀于此。

因此，接下來小瑤將跟大家分享發(fā)文件前的一些處理經(jīng)驗(yàn)，盡量避免發(fā)錯文件。

1.設(shè)置文件名：日期+標(biāo)題+（備注）

Ctrl+C和Ctrl+V大抵是已經(jīng)刻進(jìn)打工人魂里的快捷鍵了。設(shè)置文件名時，怎能少了它們。

操作方法：

保存文檔時，首先將文檔標(biāo)題復(fù)制（按Ctrl+C鍵）。按下【Ctrl+S】鍵或點(diǎn)擊【文件】-【另存為】，跳轉(zhuǎn)到文檔存儲界面。

在“文件名”文本框中輸入“rq”，用以錄入日期，然后按下【Ctrl+V】鍵。這樣，日期+標(biāo)題就快速搞定了。

如果發(fā)送的對象不同，且軟件版本也不同。建議在文件名中添加備注，用括號將對象名或者軟件版本備注清楚。

2.自動存儲為.doc格式：主動“向下兼容”

甲方爸爸有老有嫩，他們電腦中的word版本當(dāng)然有新有舊。如果你用.docx發(fā)給用03版word的他，估計他會說你不懂事兒。

為了做到向上尊敬、向下兼容，可以把自己的文件版本默認(rèn)輸出為.doc格式。

操作方法：

選擇【文件】-【選項(xiàng)】-【保存】-【word97-2003文檔（*.doc）】即可。

3.預(yù)覽窗格：發(fā)送之前，預(yù)覽一遍

咱們在發(fā)送文件之前，應(yīng)該先行預(yù)覽一遍，看下文件格式和內(nèi)容是否有誤，若正確無誤，便可發(fā)送。

操作方法：

在本地電腦中點(diǎn)擊菜單欄中的【顯示預(yù)覽窗格】，打開預(yù)覽窗口。在左側(cè)選擇需要預(yù)覽的文件，右側(cè)將顯示出該文件的全部內(nèi)容，仔細(xì)查看一遍，再拖到微信對話框發(fā)送吧！

做好以上幾點(diǎn)，再也不怕手滑發(fā)錯了！

本期內(nèi)容到此結(jié)束啦！我們下期再見。

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