害怕手滑發(fā)錯重要文件?聰明的人都這樣做,超實(shí)用!
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作者:技術(shù)小瑤來源:部落窩教育發(fā)布時間:2021-05-12 13:44:15點(diǎn)擊:2468
編按:
最近,有朋友問我,將重要文件發(fā)錯了人,怎么辦?我告訴他,最好的辦法就是提前做好文件命名,把文檔存儲為低版本,并在發(fā)送之前先預(yù)覽一遍。
Hello,大家好!我是專(gǔ)解( líng )難(jīng)題(guài)的技術(shù)小瑤。
古人有云,“一言既出,駟馬難追”。一句話說出了口,就是套上四匹駿馬拉的車也難追上。指話說出口,就不能再收回。
可是,日常工作中,難免有不小心打錯了字或是手滑發(fā)錯重要文件的情況。
如果此時你是用微信或QQ辦公,雖然可以立即撤回,假裝對方?jīng)]看見。
消息撤回
Word文件撤回
但空白消息框里的“xxx撤回了一條消息”,還是透露出些許尷尬。對方一定也有無數(shù)個質(zhì)疑:你究竟發(fā)些什么?怎么回事?
作為打工人,細(xì)節(jié)體現(xiàn)個人的職業(yè)素養(yǎng)。畢竟咱們面對的不是領(lǐng)導(dǎo)、同事就是客戶上帝,一世英明可別毀于此。
因此,接下來小瑤將跟大家分享發(fā)文件前的一些處理經(jīng)驗(yàn),盡量避免發(fā)錯文件。
1.設(shè)置文件名:日期+標(biāo)題+(備注)
Ctrl+C和Ctrl+V大抵是已經(jīng)刻進(jìn)打工人魂里的快捷鍵了。設(shè)置文件名時,怎能少了它們。
操作方法:
保存文檔時,首先將文檔標(biāo)題復(fù)制(按Ctrl+C鍵)。按下【Ctrl+S】鍵或點(diǎn)擊【文件】-【另存為】,跳轉(zhuǎn)到文檔存儲界面。
在“文件名”文本框中輸入“rq”,用以錄入日期,然后按下【Ctrl+V】鍵。這樣,日期+標(biāo)題就快速搞定了。
如果發(fā)送的對象不同,且軟件版本也不同。建議在文件名中添加備注,用括號將對象名或者軟件版本備注清楚。
2.自動存儲為.doc格式:主動“向下兼容”
甲方爸爸有老有嫩,他們電腦中的word版本當(dāng)然有新有舊。如果你用.docx發(fā)給用03版word的他,估計他會說你不懂事兒。
為了做到向上尊敬、向下兼容,可以把自己的文件版本默認(rèn)輸出為.doc格式。
操作方法:
選擇【文件】-【選項(xiàng)】-【保存】-【word97-2003文檔(*.doc)】即可。
3.預(yù)覽窗格:發(fā)送之前,預(yù)覽一遍
咱們在發(fā)送文件之前,應(yīng)該先行預(yù)覽一遍,看下文件格式和內(nèi)容是否有誤,若正確無誤,便可發(fā)送。
操作方法:
在本地電腦中點(diǎn)擊菜單欄中的【顯示預(yù)覽窗格】,打開預(yù)覽窗口。在左側(cè)選擇需要預(yù)覽的文件,右側(cè)將顯示出該文件的全部內(nèi)容,仔細(xì)查看一遍,再拖到微信對話框發(fā)送吧!
做好以上幾點(diǎn),再也不怕手滑發(fā)錯了!
本期內(nèi)容到此結(jié)束啦!我們下期再見。
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