編按：

哈嘍，大家好！在上篇文章中，我們給大家簡(jiǎn)單介紹了一些“自定義名稱”的基礎(chǔ)內(nèi)容，相信在座的小伙伴對(duì)“自定義名稱”已經(jīng)有了一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)，但是光講基礎(chǔ)，不說(shuō)應(yīng)用怎么行！今天我們就一起來(lái)感受一下“自定義名稱”在實(shí)際應(yīng)用中的魅力吧！

【前言】

在上篇的學(xué)習(xí)中，很多同學(xué)都反饋對(duì)于“自定義名稱”有了很大的認(rèn)識(shí)，也學(xué)到了很多的內(nèi)容。但是對(duì)于作者E圖表述來(lái)說(shuō)，如果只講基礎(chǔ)不講應(yīng)用，那就是“耍流氓”！

所以如果覺得上篇內(nèi)容對(duì)同學(xué)們有所幫助的話，那么本篇內(nèi)容，我們就一起來(lái)學(xué)習(xí)一些在實(shí)際工作中，常用而且實(shí)用的“自定義名稱”的應(yīng)用。

一、多級(jí)下拉菜單

這個(gè)技巧是作者第一個(gè)想給大家介紹的功能，因?yàn)槎嗉?jí)下拉菜單對(duì)于很多崗位上錄入數(shù)據(jù)源都是一個(gè)非常方便的操作，而且規(guī)范錄入的內(nèi)容，對(duì)于后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析有著舉足輕重的作用。

還記得以前我們說(shuō)過(guò)的“三類表格”的文章嗎？《源數(shù)據(jù)表》、《信息表》、《統(tǒng)計(jì)展示表》，而我們對(duì)于建立多級(jí)下拉菜單來(lái)說(shuō)，就一定要建立一個(gè)可以被引用的《信息表》，這樣比較方便我們?nèi)蘸髮?duì)數(shù)據(jù)的更新。我們以省市縣的行政劃分為例，需要做一個(gè)下圖這樣的《信息表》。

限于篇幅，我們就用“京津冀”來(lái)做這個(gè)案例，同學(xué)們可以看到我們給單元格區(qū)域填充了顏色。從第一行的顏色開始我們做了一個(gè)某級(jí)下拉菜單的標(biāo)識(shí)：黃色的部分是“一級(jí)下拉菜單”的內(nèi)容；綠色的部分是“二級(jí)下拉菜單”的內(nèi)容；藍(lán)色是“三級(jí)下拉菜單”的內(nèi)容。

下面我們需要對(duì)每列數(shù)據(jù)分別制作對(duì)應(yīng)的“自定義名稱”，“名稱”是此列首行單元格顯示的值，“引用范圍”是此列第2行開始向下的單元格區(qū)域。如果每一列都挨著做一遍，那就太費(fèi)時(shí)間了，況且這還只是“京津冀”三個(gè)部分的數(shù)據(jù)，所以我們這里給大家介紹一種比較方便的“批量制作自定義名稱”的過(guò)程。

選擇D1:R27區(qū)域，在“公式”選項(xiàng)卡下，點(diǎn)擊“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”。

我們?cè)凇渡掀肺恼轮幸蔡岬竭^(guò)，然后會(huì)彈出一個(gè)選擇菜單。

在“根據(jù)下列內(nèi)容中的值創(chuàng)建名稱：”中勾選“首行”，再點(diǎn)擊“確定”按鈕，然后按Ctrl+F3組合鍵，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)我們的創(chuàng)建工作完成了，如下所示：

這個(gè)方法操作比較簡(jiǎn)單，但是卻有一個(gè)“詬病”，向下看同學(xué)們就明白了。

我們利用“數(shù)據(jù)有效性”創(chuàng)建“下拉菜單”：

步驟1：

選中B2單元格，按照Alt、A、V、V的順序，在鍵盤上依次按鍵（注意：這不是組合鍵，是工具欄對(duì)應(yīng)快捷鍵），彈出“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”窗口，在“允許”的下拉列表中選擇“序列”，在“來(lái)源”中輸入“=省”。這個(gè)[省]就是我們剛才制作的一個(gè)“自定義名稱”。

此時(shí)的B2單元格中，就有了一個(gè)關(guān)于省份的下拉菜單。

步驟2：

選擇B3單元格，還是按照剛才的步驟，繼續(xù)添加二級(jí)下拉菜單，讓B3單元格中的備選項(xiàng)可以根據(jù)B2單元格的內(nèi)容自動(dòng)更新。我們?cè)跀?shù)據(jù)驗(yàn)證的來(lái)源中輸入=INDIRECT(B2)。

還記得我們最開始要建立的那個(gè)《信息表》嗎，其目的就是為了在層級(jí)之間建立聯(lián)系，父級(jí)的內(nèi)容即是子級(jí)的名稱，這樣我們就可以使用INDIRECT函數(shù)對(duì)父級(jí)單元格中的子級(jí)名稱進(jìn)行引用。

步驟3：

同理，在B4單元格中制作數(shù)據(jù)驗(yàn)證，應(yīng)用B3單元格的子級(jí)名稱，形成第三級(jí)的下拉菜單，藉此完成，看一下效果吧。

看完上述動(dòng)圖后，不知道同學(xué)們有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)我們?cè)谇懊嫣岬降年P(guān)于此方法的“詬病”？沒(méi)錯(cuò)，用此方法建立下拉菜單時(shí)雖然簡(jiǎn)便，但是下拉框中會(huì)出現(xiàn)空白選項(xiàng)，而且當(dāng)選項(xiàng)內(nèi)容增加時(shí)，還需要修改名稱的范圍，不是很智能。想創(chuàng)建更加智能的下拉菜單，同學(xué)們還可以學(xué)習(xí)一下這篇文章《Excel進(jìn)階之路必學(xué)函數(shù)：動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)之王——OFFSET（下篇）》

二、宏表函數(shù)的使用

在EXCEL的使用中，有一種叫做EXCEL4.0函數(shù)，也叫“宏表函數(shù)”。我們先不說(shuō)宏表函數(shù)都有什么內(nèi)容，在本章中我們只說(shuō)跟宏表函數(shù)有關(guān)的一個(gè)問(wèn)題：如果要使用宏表函數(shù)，就一定要在“自定義名稱”中使用。

例如我們之前介紹過(guò)的 “將表達(dá)式轉(zhuǎn)換成結(jié)果值”，就使用了宏表函數(shù)EVALUATE；又例如“在工作表中制作目錄”，使用了宏表函數(shù)GET.WORKBOOK，等等。因?yàn)榻榻B此類的文章有很多，我們就不浪費(fèi)篇幅了，有興趣的同學(xué)可以點(diǎn)擊鏈接學(xué)習(xí)一下，都是很經(jīng)典、實(shí)用的用法。

三、智能選取圖表數(shù)據(jù)源

最近發(fā)現(xiàn)越來(lái)越多的同學(xué)都喜歡做動(dòng)態(tài)圖表，先不說(shuō)動(dòng)態(tài)圖表的優(yōu)缺點(diǎn)，但是有一種情況是一定會(huì)遇到的，如果我們經(jīng)常會(huì)增加圖表數(shù)據(jù)源，那每一次想要圖表顯示“齊全”，都要再調(diào)整一次圖表的引用范圍；同樣，如果需要?jiǎng)h除數(shù)據(jù)源內(nèi)容，就得調(diào)整圖表的引用范圍，否則圖表就會(huì)顯示有“空”的內(nèi)容。這時(shí)，我們依然可以使用“自定義函數(shù)”來(lái)達(dá)到真正的“圖表動(dòng)態(tài)引用”。

我們來(lái)看一個(gè)數(shù)據(jù)源的范例：

我們要做一個(gè)“時(shí)間軸走勢(shì)圖”，這種圖表的數(shù)據(jù)源有一個(gè)特點(diǎn)，就是隨著時(shí)間的推移，會(huì)伴有增刪的操作，那如果每次都要更改引用范圍，勢(shì)必會(huì)給日常工作造成一定的影響。如果某天忘記更改引用范圍，圖表還有可能出錯(cuò)。

步驟1：

我們利用函數(shù)來(lái)制作兩個(gè)“自定義函數(shù)”——TBRQ、TBSL

引用位置處的函數(shù)設(shè)置，是比較典型的OFFSET函數(shù)的使用，利用COUNTA函數(shù)確定引用的范圍，這樣就有了一個(gè)“隨動(dòng)的數(shù)據(jù)源”。不熟悉這個(gè)用法的同學(xué)，可以看一下我們往期的教程《Excel進(jìn)階之路必學(xué)函數(shù)：動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)之王——OFFSET（下篇）》

這兩個(gè)名稱我們會(huì)在后面告訴同學(xué)們?cè)谀睦锸褂谩?/span>

步驟2：

建立圖表，我們本小節(jié)的主要內(nèi)容是自定義名稱在圖表中的使用，所以同學(xué)們就不要糾結(jié)用什么圖表了，我們就選擇折線圖。選中數(shù)據(jù)源區(qū)域，工具欄“插入——圖表——折線圖”，再選擇一種格式，小小的美化一下。

步驟3：

鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊圖表繪圖區(qū)，在彈出的菜單中選擇“選擇數(shù)據(jù)”。

在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”窗口中，點(diǎn)擊左側(cè)的“圖例項(xiàng)：編輯”按鈕。

此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)“編輯數(shù)據(jù)系列”窗口，在“系列值”列表框中，輸入我們剛才建立的“自定義名稱：TBSL”，再按“確定”按鈕。

步驟4：

再點(diǎn)擊右側(cè)的“水平軸標(biāo)簽：編輯”。

在彈出的“軸標(biāo)簽”窗口中，將“軸標(biāo)簽區(qū)域”的值修改為“自定義名稱：TBRQ”。

藉此設(shè)置完畢，我們看一下效果吧！

【編后語(yǔ)】

今天的文章就到此結(jié)束了，但是對(duì)于“自定義名稱”的使用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有講完，更多的是靈活性，同學(xué)們記住一點(diǎn)，對(duì)于自定義名稱，只要能夠使用函數(shù)的地方就可以使用它。所以我們說(shuō)：自定義名稱是EXCEL的“基礎(chǔ)部分”，因?yàn)樗梢杂煤瘮?shù)來(lái)建立，更可以用于函數(shù)的引用，便利的內(nèi)存數(shù)組錄入和調(diào)取的特點(diǎn)，讓它有很多的用武之地，同學(xué)們趕快學(xué)起來(lái)吧。

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