編按：

哈嘍，大家好！在上篇文章中，我們給大家簡單介紹了一些“自定義名稱”的基礎(chǔ)內(nèi)容，相信在座的小伙伴對“自定義名稱”已經(jīng)有了一個初步的認識，但是光講基礎(chǔ)，不說應用怎么行！今天我們就一起來感受一下“自定義名稱”在實際應用中的魅力吧！

【前言】

在上篇的學習中，很多同學都反饋對于“自定義名稱”有了很大的認識，也學到了很多的內(nèi)容。但是對于作者E圖表述來說，如果只講基礎(chǔ)不講應用，那就是“耍流氓”！

所以如果覺得上篇內(nèi)容對同學們有所幫助的話，那么本篇內(nèi)容，我們就一起來學習一些在實際工作中，常用而且實用的“自定義名稱”的應用。

一、多級下拉菜單

這個技巧是作者第一個想給大家介紹的功能，因為多級下拉菜單對于很多崗位上錄入數(shù)據(jù)源都是一個非常方便的操作，而且規(guī)范錄入的內(nèi)容，對于后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析有著舉足輕重的作用。

還記得以前我們說過的“三類表格”的文章嗎？《源數(shù)據(jù)表》、《信息表》、《統(tǒng)計展示表》，而我們對于建立多級下拉菜單來說，就一定要建立一個可以被引用的《信息表》，這樣比較方便我們?nèi)蘸髮?shù)據(jù)的更新。我們以省市縣的行政劃分為例，需要做一個下圖這樣的《信息表》。

限于篇幅，我們就用“京津冀”來做這個案例，同學們可以看到我們給單元格區(qū)域填充了顏色。從第一行的顏色開始我們做了一個某級下拉菜單的標識：黃色的部分是“一級下拉菜單”的內(nèi)容；綠色的部分是“二級下拉菜單”的內(nèi)容；藍色是“三級下拉菜單”的內(nèi)容。

下面我們需要對每列數(shù)據(jù)分別制作對應的“自定義名稱”，“名稱”是此列首行單元格顯示的值，“引用范圍”是此列第2行開始向下的單元格區(qū)域。如果每一列都挨著做一遍，那就太費時間了，況且這還只是“京津冀”三個部分的數(shù)據(jù)，所以我們這里給大家介紹一種比較方便的“批量制作自定義名稱”的過程。

選擇D1:R27區(qū)域，在“公式”選項卡下，點擊“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”。

我們在《上篇》文章中也提到過，然后會彈出一個選擇菜單。

在“根據(jù)下列內(nèi)容中的值創(chuàng)建名稱：”中勾選“首行”，再點擊“確定”按鈕，然后按Ctrl+F3組合鍵，你就會發(fā)現(xiàn)我們的創(chuàng)建工作完成了，如下所示：

這個方法操作比較簡單，但是卻有一個“詬病”，向下看同學們就明白了。

我們利用“數(shù)據(jù)有效性”創(chuàng)建“下拉菜單”：

步驟1：

選中B2單元格，按照Alt、A、V、V的順序，在鍵盤上依次按鍵（注意：這不是組合鍵，是工具欄對應快捷鍵），彈出“數(shù)據(jù)驗證”窗口，在“允許”的下拉列表中選擇“序列”，在“來源”中輸入“=省”。這個[省]就是我們剛才制作的一個“自定義名稱”。

此時的B2單元格中，就有了一個關(guān)于省份的下拉菜單。

步驟2：

選擇B3單元格，還是按照剛才的步驟，繼續(xù)添加二級下拉菜單，讓B3單元格中的備選項可以根據(jù)B2單元格的內(nèi)容自動更新。我們在數(shù)據(jù)驗證的來源中輸入=INDIRECT(B2)。

還記得我們最開始要建立的那個《信息表》嗎，其目的就是為了在層級之間建立聯(lián)系，父級的內(nèi)容即是子級的名稱，這樣我們就可以使用INDIRECT函數(shù)對父級單元格中的子級名稱進行引用。

步驟3：

同理，在B4單元格中制作數(shù)據(jù)驗證，應用B3單元格的子級名稱，形成第三級的下拉菜單，藉此完成，看一下效果吧。

看完上述動圖后，不知道同學們有沒有發(fā)現(xiàn)我們在前面提到的關(guān)于此方法的“詬病”？沒錯，用此方法建立下拉菜單時雖然簡便，但是下拉框中會出現(xiàn)空白選項，而且當選項內(nèi)容增加時，還需要修改名稱的范圍，不是很智能。想創(chuàng)建更加智能的下拉菜單，同學們還可以學習一下這篇文章《Excel進階之路必學函數(shù)：動態(tài)統(tǒng)計之王——OFFSET（下篇）》

二、宏表函數(shù)的使用

在EXCEL的使用中，有一種叫做EXCEL4.0函數(shù)，也叫“宏表函數(shù)”。我們先不說宏表函數(shù)都有什么內(nèi)容，在本章中我們只說跟宏表函數(shù)有關(guān)的一個問題：如果要使用宏表函數(shù)，就一定要在“自定義名稱”中使用。

例如我們之前介紹過的 “將表達式轉(zhuǎn)換成結(jié)果值”，就使用了宏表函數(shù)EVALUATE；又例如“在工作表中制作目錄”，使用了宏表函數(shù)GET.WORKBOOK，等等。因為介紹此類的文章有很多，我們就不浪費篇幅了，有興趣的同學可以點擊鏈接學習一下，都是很經(jīng)典、實用的用法。

三、智能選取圖表數(shù)據(jù)源

最近發(fā)現(xiàn)越來越多的同學都喜歡做動態(tài)圖表，先不說動態(tài)圖表的優(yōu)缺點，但是有一種情況是一定會遇到的，如果我們經(jīng)常會增加圖表數(shù)據(jù)源，那每一次想要圖表顯示“齊全”，都要再調(diào)整一次圖表的引用范圍；同樣，如果需要刪除數(shù)據(jù)源內(nèi)容，就得調(diào)整圖表的引用范圍，否則圖表就會顯示有“空”的內(nèi)容。這時，我們依然可以使用“自定義函數(shù)”來達到真正的“圖表動態(tài)引用”。

我們來看一個數(shù)據(jù)源的范例：

我們要做一個“時間軸走勢圖”，這種圖表的數(shù)據(jù)源有一個特點，就是隨著時間的推移，會伴有增刪的操作，那如果每次都要更改引用范圍，勢必會給日常工作造成一定的影響。如果某天忘記更改引用范圍，圖表還有可能出錯。

步驟1：

我們利用函數(shù)來制作兩個“自定義函數(shù)”——TBRQ、TBSL

引用位置處的函數(shù)設(shè)置，是比較典型的OFFSET函數(shù)的使用，利用COUNTA函數(shù)確定引用的范圍，這樣就有了一個“隨動的數(shù)據(jù)源”。不熟悉這個用法的同學，可以看一下我們往期的教程《Excel進階之路必學函數(shù)：動態(tài)統(tǒng)計之王——OFFSET（下篇）》

這兩個名稱我們會在后面告訴同學們在哪里使用。

步驟2：

建立圖表，我們本小節(jié)的主要內(nèi)容是自定義名稱在圖表中的使用，所以同學們就不要糾結(jié)用什么圖表了，我們就選擇折線圖。選中數(shù)據(jù)源區(qū)域，工具欄“插入——圖表——折線圖”，再選擇一種格式，小小的美化一下。

步驟3：

鼠標右鍵點擊圖表繪圖區(qū)，在彈出的菜單中選擇“選擇數(shù)據(jù)”。

在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”窗口中，點擊左側(cè)的“圖例項：編輯”按鈕。

此時會彈出一個“編輯數(shù)據(jù)系列”窗口，在“系列值”列表框中，輸入我們剛才建立的“自定義名稱：TBSL”，再按“確定”按鈕。

步驟4：

再點擊右側(cè)的“水平軸標簽：編輯”。

在彈出的“軸標簽”窗口中，將“軸標簽區(qū)域”的值修改為“自定義名稱：TBRQ”。

藉此設(shè)置完畢，我們看一下效果吧！

【編后語】

今天的文章就到此結(jié)束了，但是對于“自定義名稱”的使用還遠遠沒有講完，更多的是靈活性，同學們記住一點，對于自定義名稱，只要能夠使用函數(shù)的地方就可以使用它。所以我們說：自定義名稱是EXCEL的“基礎(chǔ)部分”，因為它可以用函數(shù)來建立，更可以用于函數(shù)的引用，便利的內(nèi)存數(shù)組錄入和調(diào)取的特點，讓它有很多的用武之地，同學們趕快學起來吧。

本文配套的練習課件請加入QQ群：747953401下載。

做Excel高手，快速提升工作效率，部落窩教育《一周Excel直通車》視頻和《Excel極速貫通班》直播課全心為你！

掃下方二維碼關(guān)注公眾號，可隨時隨地學習Excel：

相關(guān)推薦：

自定義名稱（基礎(chǔ)篇）《晉升excel高手的必學技能：“自定義名稱”（基礎(chǔ)篇）》

用宏表函數(shù)制作目錄《用GET.WORKBOOK函數(shù)實現(xiàn)excel批量生成帶超鏈接目錄且自動更新》

用自定義名稱制作下拉菜單《還不會做Excel三級下拉菜單？其實它跟復制粘貼一樣簡單》

OFFSET函數(shù)基礎(chǔ)篇《Excel進階之路必學函數(shù)：動態(tài)統(tǒng)計之王——OFFSET（上篇）》