輸入日期最快的方式竟然是數(shù)據分列!
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作者:胡萍來源:部落窩教育發(fā)布時間:2018-05-18 16:46:36點擊:5421
小編有話說:不知道提到數(shù)據分列大家是怎樣的想法?可能多數(shù)人想到的都是將數(shù)據分成兩列,今天小編為大家分享一篇文章,詳細的介紹了數(shù)據分列的幾種用法,相信你看完會受益匪淺。
我在潛心研究怎么給大家寫出最容易上手、最實用的excel教程的時候,突然腦洞大開,發(fā)現(xiàn)了分列工具不單單是把一列數(shù)據分成兩列、三列那么簡單,它還有好幾種其他用途:
1.數(shù)據分成多列
2.快速輸入日期數(shù)據
3.提取數(shù)據中的某一段數(shù)據
①提取數(shù)據顯示在原位
②提取數(shù)據顯示在指定列
下面分別給大家講一下這幾種用途的實際操作方法。
1.數(shù)據分成多列
在日常工作中,錄入數(shù)據有時很隨意,經常會有格式不統(tǒng)一的情況,如領用物料的名稱、型號錄入為“A-234””A 234”等。如下圖所示的每日物料領用登記表中,品名和規(guī)格都錄入了F列單元格,并且格式不統(tǒng)一。
后期數(shù)據統(tǒng)計時,我們需要對F列數(shù)據進行分列,把名稱、型號分開。如何進行呢?
名稱和型號分開就意味著要增加一列數(shù)據,因此首先需要增加一個空列。將鼠標放在列號G上,當鼠標變成向下的箭頭時,單擊,則可選中G列數(shù)據。
在G列單擊右鍵,點擊插入。
可以看到F列后面插入了一列。
選中需要分列的數(shù)據區(qū)域。
單擊“數(shù)據”選項卡下的“分列”按鈕。
在彈出的對話框中,我們可以看到,數(shù)據分列可以按照“分隔符號”和“固定寬度”兩種方式進行分割。
我們表格中的數(shù)據是被空格和“-”分隔開的,所以勾選“分隔符號”,設置好后點擊下一步。
在新的對話框中,我們可以看到分隔符號有很多種,我們這里只需要勾選“空格”就可以了。其中的“Tab鍵”是默認勾選的,表示的是字符占用的位置,保持默認設置即可。
由于我們上面表格中的數(shù)據有的是被單個空格隔開,而有的是被多個空格隔開的,所以要勾選“連續(xù)分隔符號視為單個處理”,此時可以看到下方的數(shù)據預覽,被空格隔開的數(shù)據已經被分開了。
在數(shù)據預覽中可以看到被“-”隔開的數(shù)據還沒有分列,所以還需要勾選“其他”,并在后面輸入“-”。由于有的數(shù)據是被多個“-”分隔開的,所以要勾選“連續(xù)分隔符號視為單個處理”。此時可以看到下方的數(shù)據預覽中,所有數(shù)據都被分隔開了。設置好后點擊下一步。
在新的對話框中,可以設置更改數(shù)據格式,這個我們在后面講解,這里直接點擊完成即可。
此時可以看到數(shù)據已經被分成了兩列,分出來的第二列數(shù)據默認顯示在了G列。
2.快速輸入日期數(shù)據
我們在表格中錄入日期數(shù)據的時候,多數(shù)人的操作方法都是手動輸入“-”或者“/”來分隔年月日數(shù)據,這樣要同時輸入數(shù)字和符號非常慢。
大家一定想不到,輸入日期最快的方式竟然是采用數(shù)據分列!
如下圖所示,我們先直接輸入年月日的8位數(shù)字。(注意: 8位數(shù)字是指4位年份數(shù)字2位月份數(shù)字2位日子數(shù)字。譬如2月要輸成02,5號要輸成05。)
選中日期區(qū)域。單擊“開始”選項卡下的“分列”按鈕,在彈出的對話框中直接點擊兩次下一步,彈出如下所示的對話框。
在對話框中我們班可以看到,有多種格式可以選擇。這里我們只需要在對話框中勾選“日期”,并在下拉菜單中選擇“YMD”格式,既是中文常用的年月日的模式。如果要使用英文模式,可選擇“MDY”模式,即月日年的模式。
設置好后,點擊完成,即可看到最終結果。
3.提取數(shù)據中的某一段
① 提取數(shù)據顯示在原位
在以往的操作中,我們需要從一長串字符里提取需要的字符時,都會使用函數(shù),這里教大家用分列來實現(xiàn)。如下圖所示,是人事部在考勤系統(tǒng)里導出的數(shù)據。
我們只想保留數(shù)據里面的日期,選中數(shù)據區(qū)域,單擊“開始”選項卡下的“分列”按鈕,因為這里的數(shù)據都是對齊的,我們可以直接勾選“固定寬度”來進行劃分。當然如果你想用“分隔符號”也可以,前面已經講過,這里不贅述。設置好后點擊下一步。
在新對話框中,直接在下方數(shù)據預覽的空白區(qū)域拖動鼠標,會出現(xiàn)分割線,需要幾條分割線便拖動幾次,將分隔線放在需要分隔的位置即可。設置好后點擊下一步。
在新的對話框中,選中后面不需要的數(shù)據。
勾選上方的“不導入此列”。
設置好后,點擊完成,即可看到結果。
此時我們可以看到,提取出來的日期直接顯示在了原來的位置,而原始數(shù)據已經被替換掉了。
② 提取數(shù)據顯示在指定列
我們日常工作中,最常使用字符提取的地方應該是從身份證號里提取出生年月日了吧。下面是錄入的身份證號。
在前面的操作中,從考勤系統(tǒng)提取出的日期直接顯示在了原來的單元格里,而原始數(shù)據被替代了。這里我們需要提取出年月日,并且保留原始數(shù)據,將提取出來的數(shù)據顯示在H列。這里前面的幾步操作和上面一樣,選中數(shù)據,點擊“分列”,選擇“固定寬度”,拉出兩條分隔線。設置好后點擊下一步。
選中第一部分的數(shù)據,勾選“不導入此列”。
再選中最后一部分數(shù)據,勾選“不導入此列”。
選中中間部分的數(shù)據,點擊“目標區(qū)域”右方的箭頭。
此時分列向導自動收縮回去,在表格中選中H2—H11區(qū)域。
設置好區(qū)域后,點擊分列向導右邊的箭頭。
分列向導會自動伸展出來,選擇“列數(shù)據格式”為日期“YMD”,點擊完成即可。
我們看到的最終結果如下:
今天的教程就到這里,大家學會分列工具的使用了嗎?有問題的小伙伴歡迎在下方留言。
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