編按：

哈嘍，大家好！平時(shí)我們做表的時(shí)候，難免會(huì)遇到數(shù)據(jù)繁多、雜亂的情況，今天要給大家分享的是一個(gè)excel中整理數(shù)據(jù)的神功能——分類匯總，它能3秒解決數(shù)據(jù)“臟、亂、差”的問題，讓你的數(shù)據(jù)煥然一新，趕緊來看看吧！

當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)比較繁雜時(shí)，可以在對(duì)關(guān)鍵字進(jìn)行排序后，通過分類匯總的方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如統(tǒng)計(jì)某部門的員工數(shù)量、某業(yè)務(wù)員的業(yè)績(jī)情況等，對(duì)于經(jīng)常用Excel處理數(shù)據(jù)的人來說，分類匯總是一個(gè)必不可少的技巧，它可以讓很多工作事半功倍。

話不多說，下面通過某銷售公司的訂單信息來學(xué)習(xí)分類匯總的知識(shí)。

一、創(chuàng)建多字段和多匯總方式的分類匯總

某銷售公司需要將一段時(shí)間內(nèi)的訂單信息列舉到工作表中，現(xiàn)在需要根據(jù)員工信息，統(tǒng)計(jì)出其訂單的總金額，同時(shí)將該員工相同的商品訂單信息進(jìn)行歸類、匯總、計(jì)數(shù)，使數(shù)據(jù)更加條理化，方便查詢。

在進(jìn)行分類匯總之前，首先需要對(duì)工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行兩重條件的排序。如下圖所示，如果在根據(jù)“經(jīng)手人”字段創(chuàng)建“總金額”字段的求和分類匯總之前，沒有先對(duì)“經(jīng)手人”字段進(jìn)行排序，這就會(huì)導(dǎo)致當(dāng)相鄰記錄并不是同一經(jīng)手人時(shí)，它們會(huì)分別產(chǎn)生一個(gè)匯總項(xiàng)。這樣非但不能看出每一個(gè)“經(jīng)手人”的“總金額”匯總數(shù)據(jù)，反而會(huì)使表格數(shù)據(jù)顯得更加凌亂。

我們的需求首先是根據(jù)員工信息統(tǒng)計(jì)其名下訂單的總金額，其次是把該員工名下相同的商品訂單信息進(jìn)行匯總，這可以通過先創(chuàng)建一個(gè)“經(jīng)手人”字段的“求和”分類匯總，然后再創(chuàng)建一個(gè)“商品名稱”字段的“計(jì)數(shù)”分類匯總來實(shí)現(xiàn)，具體步驟如下：

①  選擇數(shù)據(jù)區(qū)域任意單元格，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“排序”按鈕，選擇“自定義排序”，分別以“經(jīng)手人”和“商品名稱”作為關(guān)鍵字，對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行排序。單擊“確定”按鈕關(guān)閉對(duì)話框。

②  在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“分類匯總”按鈕。

③  在彈出的對(duì)話框的“分類字段”中選擇“經(jīng)手人”選項(xiàng)，“匯總方式”默認(rèn)“求和”，在“選定匯總項(xiàng)”列表框中選中“總金額”復(fù)選框，再單擊“確定”按鈕。

在創(chuàng)建分類匯總的時(shí)候，分類字段可以是表格中已有的任意字段，我們?cè)趯?shí)際操作時(shí)，應(yīng)選擇具有實(shí)際分類意義的字段進(jìn)行分類。而匯總的類型決定了匯總行中匯總字段的值，如上表中匯總的“總金額”用的就是“求和”的匯總方式。

④  再次打開“分類匯總”的對(duì)話框，將“分類字段”設(shè)置為“商品名稱”選項(xiàng)，“匯總方式”設(shè)置為“計(jì)數(shù)”，匯總項(xiàng)設(shè)置為“商品名稱”，取消選中“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕。

⑤  一個(gè)多字段多方式的分類匯總就做成了。

無論是單獨(dú)創(chuàng)建多個(gè)分類字段的分類匯總，還是包含多種匯總方式的分類匯總，都需要執(zhí)行一次分類匯總創(chuàng)建的操作過程，這其中的關(guān)鍵在于必須取消選中“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，否則，新的分類匯總將替換原來的分類匯總，無法達(dá)到多種分類匯總共存于同一數(shù)據(jù)區(qū)域的目的。

二、快速查閱匯總結(jié)果

對(duì)工作表進(jìn)行分類匯總，是為了更方便的查看每種類別的匯總數(shù)據(jù)，經(jīng)過分類匯總后的工作表通常需要隱藏?zé)o用數(shù)據(jù)或顯示明細(xì)數(shù)據(jù)。

現(xiàn)在需要在銷售公司的訂單信息匯總表中隱藏“洪七公”的明細(xì)數(shù)據(jù)，我們選擇“洪七公匯總”區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)”按鈕，或者單擊左側(cè)對(duì)應(yīng)的“－”按鈕，就可隱藏該類別下的明細(xì)數(shù)據(jù)，僅顯示匯總行的數(shù)據(jù)。

同樣，如果需要顯示被隱藏的明細(xì)數(shù)據(jù)，可選中該匯總行，然后在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”按鈕，或單擊匯總行左側(cè)的“+”按鈕，就可顯示該類別下的明細(xì)數(shù)據(jù)。

在創(chuàng)建了分類匯總或分級(jí)顯示數(shù)據(jù)的表格中，工作表左側(cè)將出現(xiàn)“分組級(jí)別”任務(wù)窗格，在窗格上方會(huì)顯示當(dāng)前表格的分組級(jí)別，單擊相應(yīng)的級(jí)別按鈕，可以顯示該級(jí)別的數(shù)據(jù)，以及隱藏下一級(jí)別的數(shù)據(jù)。

三、按類別將匯總結(jié)果分頁顯示

分類匯總可以非常方便的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行“條件統(tǒng)計(jì)”、“條件求和”等分析，如果需要將數(shù)據(jù)按類別分別打印到不同頁上，比如按員工信息，分別打印出每位員工的訂單信息，就可以通過分類匯總實(shí)現(xiàn)。

操作步驟：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，選擇“分類匯總”，在分類字段中選擇“經(jīng)手人”，匯總方式選擇“求和”，在選定匯總項(xiàng)中勾選“總金額”以及下方的“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框，再單擊確定按鈕。這樣一來，表格會(huì)根據(jù)員工信息自動(dòng)插入 “分頁符”，通過打印預(yù)覽即可看到效果。

四、刪除分類匯總

對(duì)數(shù)據(jù)分析完后，為了方便后續(xù)對(duì)數(shù)據(jù)的引用和計(jì)算，我們可以在不影響表格數(shù)據(jù)的前提下，刪除分類匯總的功能。

我們可以在創(chuàng)建了分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域中選擇任意一個(gè)單元格，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下單擊“分類匯總”按鈕，在打開的對(duì)話框中單擊“全部刪除”按鈕即可。

OK，今天我們介紹了分類匯總功能，聰明的你有什么別的想法，歡迎留言。

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