小編有話說：估計很多人事財務(wù)人員都遇到過急需某個文件卻一直找不到的情況，倘若是你自己用你還可以慢慢找，如果是領(lǐng)導(dǎo)呢？他就站在你旁邊，讓你找一個文件給他，結(jié)果你找了十分鐘還沒找到，估計升職加薪你是沒希望了。今天小編就給大家推薦一篇用Excel做檔案管理系統(tǒng)的制作教程，超簡單的~

在工作中，人事、財務(wù)和庫管經(jīng)常需要管理很多表格檔案。如果不去整理的話，急需使用時會大半天找不到文件。其實(shí)只需幾個步驟，就可以用Excel制作出屬于自己的文件檔案管理系統(tǒng)。主要的思路是新建一個excel批量生成文件名稱來管理這些文件，然后批量創(chuàng)建超鏈接，點(diǎn)擊超鏈接即可打開相應(yīng)的文件，主要效果如下圖：

一、快速添加分類名稱

下面是一份文件清單，其中包括了Excel文件，PPT文件和PDF文件。我們現(xiàn)在需要給每一份文件添加分類名稱：Excel/PPT/電子書。

1.添加標(biāo)題行，打開篩選器

在第一行之前插入新的一行作為標(biāo)題行，分別起名為“文件名”和“備注”。單擊右鍵打開篩選器。

2.篩選出所有的excel文件，輸入分類名稱

按照不同的文件類型，在篩選彈窗中輸入字符進(jìn)行篩選。例如excel文件的名稱包括“.xlsx”和‘.xls’字符，分別輸入對應(yīng)的字符搜索即可。篩選完成后全選備注列，輸入分類名稱,下面以excel作為示范，按住”ctrl+enter”，填充所有選中的單元格。

3.重復(fù)步驟2，分別對ppt文件和pdf文件進(jìn)行篩選

二、按照類別查看文件列表

有時需要按照文件的類別分類查看文件，這時備注列就有大作用啦。點(diǎn)擊備注下方的三角形，彈出篩選彈窗。這里可以查看我們前面設(shè)置好的分類名稱，勾選需要查看的文件類型，點(diǎn)擊確定即可。如果需要查看全部文件，選中“全選”即可。

三、批量創(chuàng)建超鏈接

在C列創(chuàng)建超鏈接，有了超鏈接，點(diǎn)擊即可查看對應(yīng)的圖片、excel文件或者其他文件。主要用到的函數(shù)是HYPERLINK函數(shù)。

1.在C2單元格中輸入公式

我們分析一下C2的公式，就是兩個參數(shù)：

=HYPERLINK("文件所處的文件夾路徑/"&A2,"點(diǎn)擊打開")

那么我們?nèi)绾潍@得自己文件所處的路徑呢？

找到自己文件所處的文件夾，單擊右鍵，在彈窗中選擇“屬性”，在屬性彈窗中，復(fù)制“位置”后面的字符。

將復(fù)制到的路徑，粘貼到excel的一個單元格中，并且在路徑最后加上“/”，作為備用。我得到的路徑如下圖，紅框中“/”一定要加上：

2.&A2的含義

&的作用是連接字符，因為我們經(jīng)過第一步已經(jīng)得到了文件所處文件夾的路徑，但是超鏈接必須要精確到哪個文件，所以最后要連接上文件名。A列有對應(yīng)的文件名稱，所以直接連接對應(yīng)單元格的值就行。

  3.“點(diǎn)擊打開”的含義

超鏈接會顯示成“點(diǎn)擊打開”這四個字，這是自定義的，如果你設(shè)置成“超鏈接”，在表格中，就會顯示成“超鏈接”，如下圖

4.按住自動填充手柄，往下拉動，就可以自動創(chuàng)建超鏈接

注意點(diǎn)：

1.所有的文件都必須要在同一個文件夾中，不然就不能用自動填充功能；

2.如果點(diǎn)擊超鏈接之后，彈出安全提示彈窗，請點(diǎn)擊確認(rèn)授權(quán)，因為不同軟件進(jìn)行了鏈接，所以會出現(xiàn)這個彈窗。

操作是不是非常簡單，但是效果非常震撼？

當(dāng)然，如果你需要按照前面的步驟在Excel表格中管理文檔，首先需要一份文件清單。公司里有成百上千的文件，難道需要一個個輸入嗎？這樣的效率超低而且非常容易出錯，如果名字錯誤，那鏈接就會失效。

最后，告訴大家一個快速提取文件名到excel的方法，不管有多少文件，一鍵獲得所有文件名。

四、批量獲得文件名清單

在桌面新建一個文本文檔，寫入“DIR *.*  /B >文件名列表.CSV”代碼。如下所示：

點(diǎn)擊“文件”-另存為“獲得文件名.bat”文件。

把這個文件移動到需要獲取文件名的文件所在文件夾中，雙擊運(yùn)行，就會生成一個名為“文件名列表.CSV”的文件，打開該文件，把“文件名列表.CSV”和“獲得文件名.bat”刪掉，就是文件夾所有的文件名清單。

注意點(diǎn)：

1.必須把“獲得文件名.bat”文件放到需要獲取文件名的文件所在文件夾中；

2.如果想獲得文件夾A中所有文件名，但是文件夾A中又有文件夾B,必須將“獲得文件名.bat”再復(fù)制到文件夾B下，雙擊運(yùn)行，這樣才可以獲得所有文件名。

3.這個只適合windows系統(tǒng)

五、小結(jié)

非常簡單實(shí)用的一個文件管理系統(tǒng)，幾乎每個人在工作中都需要用到。這個系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了批量獲得文件名、分類查看文件以及創(chuàng)建超鏈接的功能。同時可以根據(jù)自己公司的需求，添加新的功能，完善這個文件管理系統(tǒng)。

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