編按：

哈嘍，大家好！今天我們分享兩個(gè)宏表函數(shù)新用法：直觀顯示出打印信息確保按需打印、根據(jù)總表批量建立分表。宏表函數(shù)是看不見的函數(shù)，能實(shí)現(xiàn)一些工作表函數(shù)不能實(shí)現(xiàn)的功能。趕緊來看看吧~

【前言，有關(guān)“宏表函數(shù)”的幾點(diǎn)信息】

●在EXCEL的世界里，有一組特殊的函數(shù)存在，它不是EXCEL內(nèi)置工作表函數(shù)，所以在功能區(qū)中使用“插入函數(shù)”時(shí)，是看不見它的；

●因?yàn)榭床灰?，所以此類函?shù)不能直接應(yīng)用到單元格中；

●雖然看不見，但是它卻可以實(shí)現(xiàn)一些工作表函數(shù)不能實(shí)現(xiàn)的功能；

●甚至在不會(huì)使用VBA的情況下，它實(shí)現(xiàn)了一些VBA的功能；

●在使用這類函數(shù)的時(shí)候，一定要設(shè)置“宏安全性”才能夠被使用；

●這類函數(shù)是VBA的前身，所以我們叫這類函數(shù)為“宏表函數(shù)”??！

【什么是宏表函數(shù)】

我們今天之所以來講解“宏表函數(shù)”，是因?yàn)樗哪承┕δ苁枪ぷ鞅砗瘮?shù)所不能實(shí)現(xiàn)的，在某些數(shù)據(jù)環(huán)境中，宏表函數(shù)可以給我們解決一些關(guān)鍵的問題。

那什么是宏表函數(shù)呢？在EXCEL的發(fā)展歷程中，因?yàn)槠溟_發(fā)的宗旨就是要實(shí)現(xiàn)“辦公自動(dòng)化”，在20世紀(jì)90年代就在WINDOWS 3.0階段，推出了EXCEL4.0宏表，這種宏表功能可以作用于EXCEL97-2003版本中。

由于微軟開發(fā)更新的速度相當(dāng)快（往往3年就會(huì)更新OFFICE版本），所以更多的XLM宏技術(shù)被引入到VBA中，所以在如今普遍學(xué)習(xí)EXCEL（OFFICE）的大趨勢下，XLM宏表（EXCEL4.0宏）還沒有被更多的人所熟悉，就被VBA所取代了。

而且VBA有著更加完善和方便的對象引用，也使得EXCEL4.0宏很少被問津?？墒俏④泤s在歷代EXCEL版本中都保留了對EXCEL4.0的兼容性，所以我們現(xiàn)在依然可以在每一個(gè)高級版本中使用它，不得不說，有的時(shí)候，“宏表函數(shù)”在某些數(shù)據(jù)環(huán)境下有著不可忽視的作用，甚至更加方便與簡單。

如果我們使用了EXCEL4.0宏表函數(shù)，就一定要像對待VBA一樣，設(shè)置“宏安全性”，才可以正常地使用它。設(shè)置如下：

如果使用了宏表函數(shù)，在保存之前，EXCEL也會(huì)提示是否保存在“啟用宏的工作薄”。

【學(xué)習(xí)使用宏表函數(shù)】

正文之前再說一遍：宏表函數(shù)，不能直接作用在單元格內(nèi)，必須在自定義名稱中使用，如果直接在單元格使用，EXCEL將不識別（工作表中輸入的是工作表函數(shù)）。

每一個(gè)宏表函數(shù)，都有很多的返回功能，分別用阿拉伯?dāng)?shù)字代表功能指針，如GET.CELL（8）、GET.DOCUMENT（60），這種形式代表某一個(gè)返回值格式，可以說宏表函數(shù)的語法是唯一的，但是因?yàn)椤爸羔槨辈煌?，功能也不一樣?/span>

但有一點(diǎn)需要注意，宏表函數(shù)往往都是對目標(biāo)對象的現(xiàn)有屬性的返回值，而不是去改變這些屬性，所以很多的指針功能可能對于日常工作沒有太多的意義，我們就不用把每一個(gè)都講到了，今天只對其中一種比較實(shí)用，且網(wǎng)文不多見的宏表函數(shù)做一些介紹吧。

【GET.DOCUMENT函數(shù)】

共有1~88個(gè)指針，舉幾個(gè)例子：

案例1：直觀的輔助打印說明

我們經(jīng)常會(huì)打印一些報(bào)表，也常設(shè)置一些打印的參數(shù)，例如標(biāo)題行，打印區(qū)域等等。但是有的時(shí)候，在打印出來之后，才發(fā)現(xiàn)有的設(shè)置沒有到位或者遺漏了，這樣就造成工作的重復(fù)和資源的浪費(fèi)。那么我們此時(shí)可以用宏表函數(shù)來創(chuàng)建一個(gè)打印信息的輔助說明，直觀的給予打印前校對提供一些支持。如下所示：

制作方法：

STEP1：按CTRL+F3打開“名稱管理器”窗口，點(diǎn)擊“新建”按鈕，彈出“新建名稱”窗口。

STEP2：在名稱文本框中輸入【紙張大小】，在引用位置文本框中輸入宏表函數(shù)【=GET.DOCUMENT(77)&T(NOW())】，點(diǎn)擊“確定”按鈕保存設(shè)置，如圖所示。

STEP3：這個(gè)名稱就可以像工作表函數(shù)一樣，在單元格中使用函數(shù)輸入的方式【=紙張大小】，就可以返回相對應(yīng)的內(nèi)容。

注意

一般來說，宏表函數(shù)的運(yùn)行需要CTRL+ALT+F9的操作來更新，所以我們利用NOW()函數(shù)的易失性，使其在操作單元格或者激活工作表的時(shí)候更新。再用T函數(shù)將NOW函數(shù)的數(shù)值轉(zhuǎn)換成空文本即可。之所以我們“約定俗成”的使用NOW函數(shù)，是因?yàn)?span>NOW函數(shù)運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的內(nèi)存較小，其實(shí)用其他易失函數(shù)也是可以的，但會(huì)增加無用的運(yùn)算，所以同學(xué)們也都“約定俗成”好了。

宏表函數(shù)的用法，基本就是上面的這三步內(nèi)容：1創(chuàng)建名稱，2選擇宏表函數(shù)和指針，3在工作表中使用【=剛才設(shè)置的名稱】的方式調(diào)用宏表函數(shù)的返回值。介于篇幅的問題，下面的案例，我們就只講功能指針的作用和案例用法，不再講制作過程。

以下是針對案例一所涉及的指針功能的設(shè)置以及說明：

GET.DOCUMENT（82）：如果在“頁面布局”-“頁面設(shè)置”的“工作表”標(biāo)簽中設(shè)置了【打印標(biāo)題】，此指針返回標(biāo)題區(qū)域（顯示的R6，代表第6行）；

GET.DOCUMENT（81）：如果在“頁面設(shè)置”的“工作表”標(biāo)簽中設(shè)置了【打印區(qū)域】，此指針返回打印區(qū)域的地址；

GET.DOCUMENT（77）：返回設(shè)置的打印紙張的大小，一般默認(rèn)是A4紙張大小，但是如果是法律、文書等特殊紙張大小的，這個(gè)功能還是很方便的。在這里也說一句，此指針一共有7個(gè)返回結(jié)果，如下。

這里我們可以使用VLOOKUP函數(shù)，對于紙張大小的返回值進(jìn)行處理，使其返回對應(yīng)的紙張大小，如案例中B1單元格函數(shù)改寫成：

=VLOOKUP(--紙張大小,{1,"Letter 8.5x11in";2,"Letter Small8.5x11in";5,"Legal 8.5x14in";9,"A4 210x297mm";10,"A4 Small210x297mm";13,"B5 182x257mm";18,"Note 8.5x11in"},2,0)

紙張大小的名稱前面加上了{--}減負(fù)函數(shù)，是因?yàn)槲覀兪褂煤瓯砗瘮?shù)時(shí)候用了T(NOW())，返回值會(huì)變成文本，所以需要用減負(fù)函數(shù)再轉(zhuǎn)換成數(shù)值。

GET.DOCUMENT（50）：當(dāng)前的打印設(shè)置條件下，打印的總頁數(shù)。

案例2：批量建立分表

往常的文章中，有很多都是用分表建立總表的教學(xué)。今天我們利用總表，通過宏表函數(shù)來建立分表。例如，很多公司都會(huì)在固定的時(shí)間周期內(nèi)，給供應(yīng)商或者經(jīng)銷商發(fā)送《詢證函》，作為當(dāng)前應(yīng)收款或者應(yīng)付款的回執(zhí)憑證。如下表所示：

模板的樣式如下：

制作方法：

STEP1：創(chuàng)建模板表，涉及宏表函數(shù)如下。

GET.DOCUMENT（88）：返回當(dāng)前工作薄名稱，格式為：工作簿名稱.xlsm。

GET.DOCUMENT（76）：返回活動(dòng)工作表的名稱，格式為：[工作簿名稱.xlsm]工作表名稱。

STEP2：編寫《詢證函》模板。

然后在C4單元格輸入函數(shù)【=SUBSTITUTE(活動(dòng)表名,"["&工作薄名&"]","")】，利用SUBSTITUTE函數(shù)替換[工作簿名稱.xlsm] 的部分，得到活動(dòng)工作表的名稱；

在E10單元格中輸入函數(shù)【=VLOOKUP($C$4,目錄!B:E,2,0)】，引用對應(yīng)的金額；

在E11單元格中輸入函數(shù)【=TEXT(E10,"[dbnum2]")】，輸出大寫金額。

E12、E13；E14、E15單元格函數(shù)同理，用法比較常規(guī)，就不做解釋了。

STEP3：按照供應(yīng)商或者銷售商名稱作為工作表名稱建立分表。

STEP4：全選《模板》工作表的內(nèi)容，復(fù)制，再結(jié)合CTRL鍵，復(fù)選除《目錄》《模板》以外的工作表，按CTRL+V粘貼，完成制作，此時(shí)每一個(gè)分表就建立好了。

按住CTRL鍵，復(fù)選工作表之后，可以在復(fù)選的狀態(tài)下，批量調(diào)整頁邊距等頁面設(shè)置，也可以批量打印，上面的這個(gè)方法可以大量的節(jié)省制表過程，提高效率。

【編后語】

今天就給大家“扒出來”兩個(gè)宏表函數(shù)新用法的思路，宏表函數(shù)還有很多內(nèi)容，有的時(shí)候需要不同的宏表函數(shù)結(jié)合使用，或是結(jié)合工作表函數(shù)一起使用，這些都會(huì)產(chǎn)生神奇的效果，如果同學(xué)們對這類函數(shù)的另類效果有興趣，那就留言告訴我們，部落窩會(huì)繼續(xù)對它們“深扒”。

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