編按：

ERP錄入數(shù)據(jù)和實(shí)際銷(xiāo)售清單數(shù)據(jù)必須完全一致，包括單號(hào)、品類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量等等。那如何檢查核對(duì)它們是否一致呢？可以用Excel來(lái)進(jìn)行。分別把兩份數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中，然后將數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，并把要核對(duì)的每組信息合并成一條具有唯一性的數(shù)據(jù)，再使用Vlookup函數(shù)核對(duì)兩者是否一致。

現(xiàn)在很多公司都有自己的ERP系統(tǒng)方便管理和數(shù)據(jù)處理。使用ERP，關(guān)鍵是確保錄入的數(shù)據(jù)與實(shí)際發(fā)生數(shù)據(jù)如銷(xiāo)售清單數(shù)據(jù)一致。

下面的兩張圖分別是銷(xiāo)售簽單后的銷(xiāo)售清單（第一張）和根據(jù)銷(xiāo)售清單錄入ERP系統(tǒng)生成的訂單（第二張）。為方便大家理解，這里只截取了兩張表都有的共同字段——行號(hào)、閥門(mén)類(lèi)型、規(guī)格型號(hào)、法蘭連接型式和數(shù)量，隱蔽了其它一些和本例不相關(guān)的字段。

上述這些信息非常重要，必須100%正確，否則就會(huì)有比較嚴(yán)重的后果。因此，每次錄入后，我們都要核對(duì)錄入后的數(shù)據(jù)是否和銷(xiāo)售清單完全一致。

圖一：銷(xiāo)售清單

圖二：ERP訂單

如何來(lái)檢查核對(duì)呢？我們可以用Excel軟件來(lái)檢查和核對(duì)數(shù)據(jù)的一致性。
下面是檢查核對(duì)數(shù)據(jù)一致性的過(guò)程和方法。

首先統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式。

用軟件核對(duì)數(shù)據(jù)的一致性的前提就是兩方數(shù)據(jù)格式必須統(tǒng)一。不能甲數(shù)據(jù)用一、二、三，乙數(shù)據(jù)用1、2、3。
大家仔細(xì)觀察這兩張表，會(huì)發(fā)現(xiàn)它們的某些數(shù)據(jù)格式不一致。比如閥門(mén)類(lèi)型、規(guī)格型號(hào)和閥門(mén)連接型式等。

圖三：兩張表數(shù)據(jù)格式的差別

這給我們核對(duì)這兩張表是否完全一致時(shí)帶來(lái)了不便。因此我們首先要做的事就是統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式。

第一步：統(tǒng)一閥門(mén)型號(hào)

在銷(xiāo)售清單的B列、C列和D列右側(cè)分別插入新列。

接下來(lái)在C列中輸入公式“=RIGHT(B7,4)”并向下拖曳提取閥門(mén)的型號(hào)。

圖四：統(tǒng)一閥門(mén)型號(hào)格式

第二步：統(tǒng)一規(guī)格

在單元格E2中輸入“=LEFT(D2,2)&TEXT(RIGHT(D2,2),"0000")”并向下拖曳將規(guī)格變成4位數(shù)。

這里利用TEXT函數(shù)對(duì)提取出來(lái)的數(shù)字進(jìn)行了格式化，使其滿足長(zhǎng)度為“4”的要求，如位數(shù)不足則用“0”補(bǔ)足。

圖五：統(tǒng)一規(guī)格格式

第三步：統(tǒng)一鏈接型號(hào)

在單元格G2中輸入公式=LEFT(F2,4)然后向下填充得到鏈接型號(hào)。

圖六：統(tǒng)一鏈接型號(hào)格式

其次建立具有唯一性的用于比較的字符串。

由于必須根據(jù)行號(hào)來(lái)核對(duì)不同訂單的閥門(mén)型號(hào)、規(guī)格、鏈接型號(hào)、訂單數(shù)量等多個(gè)數(shù)據(jù)，所以我們考慮將閥門(mén)類(lèi)型、規(guī)格型號(hào)、法蘭連接型式、訂單行號(hào)和訂單數(shù)量用“&”依次連接起來(lái)，形成一個(gè)新的、具有唯一性的數(shù)據(jù)字符串實(shí)現(xiàn)多條件核查。

在銷(xiāo)售清單的J2單元格中輸入公式“==C2&E2&G2&A2&H2”并向下填充。

圖七：建立銷(xiāo)售清單唯一字符串

同樣地，我們?cè)?span>ERP訂單中也用“&”把相同的字段鏈接起來(lái)，形成一個(gè)新的字符串。

圖八：建立ERP訂單唯一字符串

最后利用VLOOKUP函數(shù)進(jìn)行比較。

在銷(xiāo)售清單K2單元格中輸入公式=VLOOKUP(J2,ERP訂單.XLS!$F:$F,1,0)并向下填充，比照K2抓取ERP訂單中F列“唯一字段2”中的數(shù)據(jù)。

圖九：抓取數(shù)據(jù)進(jìn)行比較

凡是能正常抓取到信息的，都證明了閥門(mén)類(lèi)型、規(guī)格型號(hào)、法蘭連接型式、行號(hào)及訂單數(shù)量是準(zhǔn)確無(wú)誤的。如果哪一行返回錯(cuò)誤值，那么就針對(duì)性地對(duì)那一行的各個(gè)信息進(jìn)行核對(duì)糾錯(cuò)就可以了。

為確保信息沒(méi)有任何遺漏，我們可以以相同的方式在ERP訂單中用VLOOKUP函數(shù)抓取銷(xiāo)售清單中的其他重要信息，以確保兩張表格中的數(shù)據(jù)無(wú)遺漏且唯一。

這樣就確保了報(bào)價(jià)單中的信息和ERP訂單中的信息是完全一致的。

好了，以上就是今天給大家分享的內(nèi)容！

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