用什么方法核對ERP錄入數(shù)據(jù)與銷售清單數(shù)據(jù)是否一致？

作者：Excel應(yīng)用之家來源：部落窩教育發(fā)布時間：2020-11-03 16:31:15點擊：3181

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編按：

ERP錄入數(shù)據(jù)和實際銷售清單數(shù)據(jù)必須完全一致，包括單號、品類、規(guī)格、數(shù)量等等。那如何檢查核對它們是否一致呢？可以用Excel來進行。分別把兩份數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中，然后將數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，并把要核對的每組信息合并成一條具有唯一性的數(shù)據(jù)，再使用Vlookup函數(shù)核對兩者是否一致。

現(xiàn)在很多公司都有自己的ERP系統(tǒng)方便管理和數(shù)據(jù)處理。使用ERP，關(guān)鍵是確保錄入的數(shù)據(jù)與實際發(fā)生數(shù)據(jù)如銷售清單數(shù)據(jù)一致。

下面的兩張圖分別是銷售簽單后的銷售清單（第一張）和根據(jù)銷售清單錄入ERP系統(tǒng)生成的訂單（第二張）。為方便大家理解，這里只截取了兩張表都有的共同字段——行號、閥門類型、規(guī)格型號、法蘭連接型式和數(shù)量，隱蔽了其它一些和本例不相關(guān)的字段。

上述這些信息非常重要，必須100%正確，否則就會有比較嚴重的后果。因此，每次錄入后，我們都要核對錄入后的數(shù)據(jù)是否和銷售清單完全一致。

圖一：銷售清單

圖二：ERP訂單

如何來檢查核對呢？我們可以用Excel軟件來檢查和核對數(shù)據(jù)的一致性。
下面是檢查核對數(shù)據(jù)一致性的過程和方法。

首先統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式。

用軟件核對數(shù)據(jù)的一致性的前提就是兩方數(shù)據(jù)格式必須統(tǒng)一。不能甲數(shù)據(jù)用一、二、三，乙數(shù)據(jù)用1、2、3。
大家仔細觀察這兩張表，會發(fā)現(xiàn)它們的某些數(shù)據(jù)格式不一致。比如閥門類型、規(guī)格型號和閥門連接型式等。

圖三：兩張表數(shù)據(jù)格式的差別

這給我們核對這兩張表是否完全一致時帶來了不便。因此我們首先要做的事就是統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式。

第一步：統(tǒng)一閥門型號

在銷售清單的B列、C列和D列右側(cè)分別插入新列。

接下來在C列中輸入公式“=RIGHT(B7,4)”并向下拖曳提取閥門的型號。

圖四：統(tǒng)一閥門型號格式

第二步：統(tǒng)一規(guī)格

在單元格E2中輸入“=LEFT(D2,2)&TEXT(RIGHT(D2,2),"0000")”并向下拖曳將規(guī)格變成4位數(shù)。

這里利用TEXT函數(shù)對提取出來的數(shù)字進行了格式化，使其滿足長度為“4”的要求，如位數(shù)不足則用“0”補足。

圖五：統(tǒng)一規(guī)格格式

第三步：統(tǒng)一鏈接型號

在單元格G2中輸入公式=LEFT(F2,4)然后向下填充得到鏈接型號。

圖六：統(tǒng)一鏈接型號格式

其次建立具有唯一性的用于比較的字符串。

由于必須根據(jù)行號來核對不同訂單的閥門型號、規(guī)格、鏈接型號、訂單數(shù)量等多個數(shù)據(jù)，所以我們考慮將閥門類型、規(guī)格型號、法蘭連接型式、訂單行號和訂單數(shù)量用“&”依次連接起來，形成一個新的、具有唯一性的數(shù)據(jù)字符串實現(xiàn)多條件核查。

在銷售清單的J2單元格中輸入公式“==C2&E2&G2&A2&H2”并向下填充。

圖七：建立銷售清單唯一字符串