深度解析!透視表專有函數(shù):GETPIVOTDATA
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作者:壹仟伍佰萬(wàn)來(lái)源:部落窩教育發(fā)布時(shí)間:2019-12-31 19:34:55點(diǎn)擊:14411
編按:
哈嘍,大家好!今天是部落窩函數(shù)課堂的第8課,我們將一起來(lái)認(rèn)識(shí)GETPIVOTDATA函數(shù)!不知道小伙伴們還記不記得這個(gè)函數(shù)。沒(méi)錯(cuò)!它就是我們前段時(shí)間發(fā)布的《受夠加班煎熬,我整理出10條職場(chǎng)人士最常用的透視表技巧!(下篇)》教程中,所提到的透視表的專有函數(shù)。
GETPIVOTDATA函數(shù)的主要功能是返回透視表中的可見(jiàn)數(shù)據(jù)。需要在“數(shù)據(jù)透視表工具”欄下的“分析”選項(xiàng)卡下,點(diǎn)擊“選項(xiàng)”,勾選“生成GetPivotData”才能使用GETPIVOTDATA函數(shù)。
先來(lái)看一下函數(shù)的結(jié)構(gòu):
GETPIVOTDATA(data_field,pivot_table,[field1,item1,field2,item2], ...)
data_field:必須是透視表中的值字段名稱。格式必須是以成對(duì)的英文雙引號(hào)輸入的文本字符串或是經(jīng)轉(zhuǎn)化為文本類型的單元格引用。
pivot_table:對(duì)數(shù)據(jù)透視表中任何單元格或單元格區(qū)域的引用,該參數(shù)主要用于確認(rèn)要檢索數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)透視表。
[field1,item1,field2,item2,...]:一組或多組的“行/列字段名稱”和項(xiàng)目名稱。主要用于描述獲取數(shù)據(jù)的條件,該參數(shù)可以是單元格引用或者常量文本字符串。最多可以有126組。
為了便于大家理解,我們可以根據(jù)上述信息,將函數(shù)結(jié)構(gòu)翻譯成大白話:
=GETPIVOTDATA("透視表的值字段名稱",數(shù)據(jù)透視表中任意單元格,"透視表的字段名稱1",條件1,"透視表的字段名稱2",條件2)
(注意:除日期、數(shù)字和引用單元格外,參數(shù)都必須加上英文雙引號(hào))
看到公式這么長(zhǎng),估計(jì)很多小伙伴都暈了,其實(shí)只要在單元格中輸入“=”(等號(hào)),然后在數(shù)據(jù)透視表中單擊包含要返回?cái)?shù)據(jù)的單元格,即可快速輸入公式。
怎么樣?是不是感覺(jué)整個(gè)人都輕松了不少,看起來(lái)很容易嘛~
說(shuō)了這么多,我們還是舉個(gè)例子實(shí)際操作一下:
統(tǒng)計(jì)下圖中的銷售額。
在G2單元格中輸入公式:
=GETPIVOTDATA("銷售額",$A$1,"銷售地區(qū)","北京","商品","吹風(fēng)機(jī)")
當(dāng)然也可以直接在G2單元格輸入“=”,再點(diǎn)擊C2單元格的值,按回車鍵,同樣可以得到結(jié)果。
接著我們將公式下拉到G4單元格,發(fā)現(xiàn)結(jié)果出錯(cuò)了。
這是怎么回事呢?
觀察上圖可以發(fā)現(xiàn),下拉公式后,數(shù)據(jù)并沒(méi)有隨之變動(dòng)。這就不得不提到GETPIVOTDATA函數(shù)的另一個(gè)特性:內(nèi)容引用。大家都知道引用數(shù)據(jù)一般分為地址引用和內(nèi)容引用。區(qū)別在于:地址引用時(shí),如果引用的單元格位置發(fā)生變動(dòng),那么該值也會(huì)隨之變動(dòng)。
而內(nèi)容引用時(shí),如果引用的單元格位置發(fā)生變動(dòng),該值不會(huì)發(fā)生變化。
雖然內(nèi)容引用可以在一定程度上保證引用數(shù)據(jù)的正確性,但以目前來(lái)看,我們需要將公式調(diào)整為地址引用,才能進(jìn)行后續(xù)的計(jì)算。
在G2單元格中輸入公式:
=GETPIVOTDATA("銷售額",$A$1,$E$1,E2,$F$1,F2)
我們將原本公式中以文本形式輸入的透視表字段名稱和條件,以單元格引用的形式輸入,成功得到了結(jié)果。
看到這里,有的小伙伴要提問(wèn)了:既然上面的參數(shù)可以用單元格引用的形式輸入,那GetPivotData函數(shù)第一參數(shù)可不可以呢?
我們來(lái)測(cè)試一下,在G2單元格中輸入公式:
=GETPIVOTDATA(G1,$A$1,$E$1,E2,$F$1,F2)
結(jié)果很明顯,公式報(bào)錯(cuò)了。其實(shí)我們?cè)谇懊娼忉寘?shù)的時(shí)候,也提到過(guò),GetPivotData函數(shù)的第一參數(shù)格式必須是以成對(duì)的英文雙引號(hào)輸入的文本字符串或是經(jīng)轉(zhuǎn)化為文本類型的單元格引用。
也就是說(shuō),如果第一參數(shù)要引用單元格,那么需要將其轉(zhuǎn)換為文本類型的單元格引用。比如將第一參數(shù)G1變?yōu)?span>""&G1 或 G1&"" ,抑或是trim(G1)。
因?yàn)槲覀冃枰吕?,所以需使用?span>$”鎖定單元格。
好了,說(shuō)了這么多,相信大家對(duì)GetPivotData函數(shù)已經(jīng)有了一個(gè)大致的了解,接下來(lái)上“正菜”!
合并單元格絕殺函數(shù)!秒殺VLOOKUP、LOOKUP函數(shù)!
統(tǒng)計(jì)下圖中的銷售額。
又是令人頭大的合并單元格的問(wèn)題,先來(lái)看看大佬級(jí)函數(shù)VLOOKUP和LOOKUP是怎么解決問(wèn)題的!
=VLOOKUP(F2,OFFSET($B$1,MATCH(E2,$A$2:$A$17,0),0,COUNTA($B$2:$B$17)-MATCH(E2,$A$2:$A$17,0)+1,2),2,0)
=LOOKUP(F2,INDIRECT("B"&MATCH(E2,A:A,0)&":C17"))
上面兩個(gè)公式,相信絕大部分同學(xué)都看不懂,由于并不是今天的重點(diǎn),我們就不過(guò)多解釋了。
還有一種稍微簡(jiǎn)單一點(diǎn)的方法就是先取消合并單元格,并將空白部分填充為對(duì)應(yīng)的部門,再使用公式:
=VLOOKUP(E2&F2,IF({1,0},$A$2:$A$17&$B$2:$B$17,$C$2:$C$17),2,0)
=LOOKUP(1,0/(($E2=$A$2:$A$17)*($F2=$B$2:$B$17)),$C$2:$C$17)
雖然經(jīng)過(guò)填充空白單元格的操作后,這個(gè)問(wèn)題被當(dāng)成多條件查詢來(lái)處理了,似乎看著比前面直接使用公式的方法更簡(jiǎn)單,但是對(duì)于才掌握VLOOKUP和LOOKUP函數(shù)基礎(chǔ)用法的同學(xué),估計(jì)也不太好懂。下面我們就給大家介紹一種更為簡(jiǎn)單的方法,相信在座的你,一定能學(xué)會(huì)!
還是需要先取消合并單元格,并將空白部分填充為對(duì)應(yīng)的部門。然后選中數(shù)據(jù)區(qū)域,插入數(shù)據(jù)透視表。
將“銷售地區(qū)”、“商品”拖放在“行”字段下,“銷售額”拖放到“值”字段下。接著將建立好的數(shù)據(jù)透視表變成我們常規(guī)的表格樣式。并在“數(shù)據(jù)透視表工具”欄下的“分析”選項(xiàng)卡下,點(diǎn)擊“選項(xiàng)”,勾選“生成GetPivotData”,啟用GETPIVOTDATA函數(shù)。
不熟悉步驟的小伙伴可以查看往期教程《受夠加班煎熬,我整理出10條職場(chǎng)人士最常用的透視表技巧!(上篇)》
做到這一步,小伙伴們有沒(méi)有覺(jué)得很熟悉呢?沒(méi)錯(cuò),這就是我們上面用GETPIVOTDATA函數(shù)舉的例子,后面的公式,相信大家也都知道啦~就不再重復(fù)了。
我們最后總結(jié)一下,在使用GETPIVOTDATA函數(shù)時(shí),需要注意的問(wèn)題。
1. GETPIVOTDATA函數(shù)第一參數(shù)的格式必須是以成對(duì)的英文雙引號(hào)輸入的文本字符串或是經(jīng)轉(zhuǎn)化為文本類型的單元格引用。
2. GETPIVOTDATA函數(shù)屬于內(nèi)容引用,下拉填充公式時(shí),需要將其中的參數(shù)修改為地址引用。
3. GETPIVOTDATA函數(shù)是透視表專有函數(shù),僅能在透視表中使用。
另外,在使用GETPIVOTDATA函數(shù)查找數(shù)據(jù)時(shí),查找的數(shù)據(jù)必須在數(shù)據(jù)透視表中可見(jiàn)。如果數(shù)據(jù)被折疊,那函數(shù)將會(huì)返回#REF!錯(cuò)誤。
如果要關(guān)閉GETPIVOTDATA函數(shù),可以在“數(shù)據(jù)透視表工具”欄下的“分析”選項(xiàng)卡下,點(diǎn)擊“選項(xiàng)”,取消選中“生成GetPivotData”選項(xiàng)即可。
是不是比VLOOKUP、LOOKUP好理解多了,趕緊動(dòng)手試一試吧!
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