編按：

一個(gè)單元格中換行輸入多行數(shù)據(jù)、隨手合并單元格、加空格強(qiáng)行對齊數(shù)據(jù)……這些看似無傷大雅的Excel小動作實(shí)則會對后續(xù)的數(shù)據(jù)處理造成極大的困擾，更有甚者會讓所有的努力功虧一簣。在Excel中，有時(shí)候習(xí)慣比技巧更加關(guān)鍵。今天小E邀請春風(fēng)老師為大家總結(jié)了很多小伙伴在Excel中習(xí)慣性會犯的錯(cuò)誤，春風(fēng)老師還貼心的給出了正確的解決方案，讓我們一起去看看吧~

在Excel使用過程中，擁有良好的數(shù)據(jù)處理習(xí)慣非常重要。只有按照正確的方法去使用Excel，才能輕松地完成對數(shù)據(jù)的篩選、統(tǒng)計(jì)、匯總等處理。然而很多小伙伴在使用Excel的過程中會習(xí)慣性地犯下這8個(gè)錯(cuò)誤，在今天的教程中，春風(fēng)針對這些錯(cuò)誤總結(jié)了“Excel8不干”，并且針對每種情況給出了相應(yīng)的解決方案。

EXCEL的8不干情況如下：

1)   一個(gè)單元格中換行輸入多行數(shù)據(jù)不干

2)   濫用小計(jì)行不干

3)   顏色設(shè)計(jì)不合理不干

4)   濫用合并單元格不干

5)   數(shù)據(jù)記錄中帶空行不干

6)   數(shù)值和單位放在一個(gè)單元格不干

7)   日期不具有規(guī)范性不干

8)   加空格強(qiáng)行對齊數(shù)據(jù)不干

下面咱們一起來看一下這8種情況的具體表現(xiàn)并且學(xué)習(xí)一下它的正確打開方式。

1）一個(gè)單元格中換行輸入多行數(shù)據(jù)不干

很多朋友喜歡在Excel的一個(gè)單元格里換行輸入很多數(shù)據(jù)，比如下圖。

解決方法：

其實(shí)在Excel中只有極少數(shù)情況才需要換行輸入，大部分情況下為了報(bào)表布局合理和數(shù)據(jù)查找方便，我們都會選擇將數(shù)據(jù)分布在多個(gè)單元格內(nèi)。如何將一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到多個(gè)單元格內(nèi)呢？下面這個(gè)轉(zhuǎn)換技巧就很實(shí)用。

2）濫用小計(jì)行不干

工作表中的原始記錄和小計(jì)行混雜也是很多人常犯錯(cuò)誤之一。尤其是當(dāng)數(shù)據(jù)源需要更新時(shí)，不僅更新工作困難，還極易出錯(cuò)。

解決方法：

不要在數(shù)據(jù)源表中邊記錄數(shù)據(jù)邊進(jìn)行小計(jì)，使用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行小計(jì)即可。

3）顏色設(shè)計(jì)不合理不干

Excel表格可以針對不同單元格設(shè)置填充顏色、文字顏色、邊框顏色。沒有設(shè)計(jì)基礎(chǔ)的新手在制作表格時(shí)很容易為了標(biāo)新立異，彰顯自己是用心制作，而不合理的搭配表格顏色。

這其中有兩個(gè)最常見的“雷區(qū)”：第一，表格底色與文字顏色太接近，導(dǎo)致文字顯示不清；第二，表格顏色太刺眼，不能直視。

如下圖所示，該表格標(biāo)題行文字顯示不清，褐色底色刺眼。

解決方法：

在不知填充什么顏色的情況下，建議不設(shè)置底色填充，至少能保證數(shù)據(jù)清晰可見。如果必須要設(shè)置底色填充可以使用Excel中的“套用表格格式”功能為表格設(shè)計(jì)合理的配色。

4）濫用合并單元格不干

合并單元格看似使用方便實(shí)則存在很多弊端，比如會導(dǎo)致篩選的數(shù)據(jù)不全且不能排序、數(shù)據(jù)難以直接用數(shù)據(jù)透視表匯總、函數(shù)計(jì)算受限等情況。

解決方法：

首先，用鼠標(biāo)選中合并過的單元格列，點(diǎn)擊“開始”選項(xiàng)欄中的“合并后居中”選項(xiàng)，取消單元格合并；然后使用快捷鍵“Ctrl+G”，調(diào)出“定位”對話框，選擇“定位條件”，選擇“空值”，單擊“確定”；最后在A3單元格輸入“=A2”，按“Ctrl+Enter”鍵完成輸入。

5）數(shù)據(jù)記錄中帶空行不干

很多朋友在記錄數(shù)據(jù)時(shí)會選擇用空行隔開數(shù)據(jù)。但是，這樣做會讓數(shù)據(jù)無法直接利用Excel的分類匯總功能或者數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行匯總，給后續(xù)的數(shù)據(jù)處理帶來困難。

解決方法：

利用篩選功能，刪除空行。首先選中“A1:A18”列單元格，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“篩選”按鈕；然后點(diǎn)擊A1單元格上的下三角按鈕后，取消“全選”，勾選“空白”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊確定；接著選中篩選出的空白行，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“刪除行”；最后再點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“篩選”按鈕就完成了。

6）數(shù)值和單位放在一個(gè)單元格不干

很多朋友喜歡在記錄數(shù)據(jù)時(shí)將數(shù)字帶上單位，例如1505元、2315元等。這種習(xí)慣不僅為自己前期的錄入工作增加了工作量，還給后續(xù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)也帶來了麻煩。

解決方法：

金額列去掉數(shù)字單位，把單位放到標(biāo)題欄。

6）日期不具有規(guī)范性不干

不規(guī)范的日期數(shù)據(jù)會給工作帶來很多困擾，比如無法正確排序、無法提取正確的年月日信息。當(dāng)前表格中日期的記錄方式很隨意，同一列日期數(shù)據(jù)格式不同。通常情況下同類數(shù)據(jù)的單元格格式應(yīng)該一致，這樣方便后續(xù)計(jì)算。

解決方法：巧用分列，規(guī)范日期。

我們用鼠標(biāo)選中“日期”這一列，選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“分列”，之后會彈出一個(gè)對話框,我們要點(diǎn)一下對話框左下角的“下一步”，然后再點(diǎn)“下一步”，在“列數(shù)據(jù)格式”中選擇“日期”，最后點(diǎn)擊“完成”。這樣，A列中的日期數(shù)據(jù)規(guī)范就完成了。

其實(shí)，當(dāng)日期數(shù)據(jù)繁多時(shí)，筆者建議處理數(shù)據(jù)前都要對日期數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化操作。

8）加空格來對齊數(shù)據(jù)不干

很多朋友為了表格美觀，人為添加空格對齊表格中的數(shù)據(jù)。

解決方法

以上圖為例，要想讓兩字姓名和三字姓名對齊，只要在選中相應(yīng)的數(shù)據(jù)后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，在“對齊方式”中，選擇“分散對齊”即可。

綜上，很多問題并不是技術(shù)不好造成的，而是壞習(xí)慣造成的，相比技術(shù)學(xué)習(xí)，更重要的是養(yǎng)成好習(xí)慣。今天我們通過8不干8解決，一邊規(guī)范Excel的使用習(xí)慣，一邊學(xué)習(xí)相應(yīng)的Excel小技巧，希望通過這樣的方式能夠幫助小伙伴們在工作中減少錄入錯(cuò)誤的概率，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高工作效率。

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