編按：

這是一個由統(tǒng)計參加活動人員引發(fā)的故事。經(jīng)常與數(shù)字打交道就需要有數(shù)字處理的思維，需要牢記不論何時開始統(tǒng)計分析都要從建立規(guī)范的數(shù)據(jù)源開始工作。規(guī)范的數(shù)據(jù)源第一條規(guī)矩就是一個單元格只記錄一條信息。如果你忘了或者你沒有按這條規(guī)則辦事，那麻煩就會找上你，跪搓衣板也有可能。

因為趕一張成員統(tǒng)計表，錯過了一個重要人物的電話；

因為錯過了重要人物的電話，回家就跪了搓衣板。

這是一個真實的事，發(fā)生在筆者認(rèn)識的一個朋友身上。朋友是挺聰明和有干勁的一個小伙子，是一家企業(yè)的統(tǒng)計人員。上周三下午，領(lǐng)導(dǎo)安排他統(tǒng)計一次大型活動的參加人員。

1.阿明身上發(fā)生了什么

阿明收到任務(wù)后，很快聯(lián)系各個部門的負(fù)責(zé)人上報人員名單。很順利，一個多小時后，阿明就收到各部門的上報，然后匯總得到這樣的一個表格：

有毛病嗎？

好像沒毛病，但是交給領(lǐng)導(dǎo)后，領(lǐng)導(dǎo)要求后面加一列，把各部門參加人數(shù)統(tǒng)計上。

這是一個非常非常簡單的要求。

用眼睛看，數(shù)數(shù)，然后手動輸入人數(shù)？雖然可以，但很容易出錯，因為后面還有生產(chǎn)2部，生產(chǎn)3部，都是密密麻麻一堆人名。

如果簡單的人數(shù)都統(tǒng)計出錯，估計本月獎金會泡湯。

阿明終究是個聰明人，通過百度和在部落窩Excel群里求助，很快就得到了一個解決方案。

在C2單元格輸入公式為：=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"、",""))+1

然后下拉，從輸入到下拉完成半分鐘不到就得到了人數(shù)：

可是，真正的災(zāi)難才開始。

領(lǐng)導(dǎo)說，活動中有一項團(tuán)隊對抗賽，每個團(tuán)隊20人，請把所有人員分組。分組時，盡量打亂部門限制隨機(jī)組團(tuán)，余下不夠一個團(tuán)隊的人就做后勤。

距離下班不到一個小時了，阿明緊張了。打亂部門隨機(jī)組團(tuán)，他自己能想到的就是手動逐個復(fù)制、粘貼姓名進(jìn)行分組。雖然任務(wù)簡單，但好幾百人，逐個復(fù)制、粘貼將很費時，并且得當(dāng)心重復(fù)復(fù)制。

阿明沒有猶豫，一面在群里求助，一面用萬能的百度搜索。

也許因為都忙于準(zhǔn)備下班，也許是因為搜索關(guān)鍵詞沒有找準(zhǔn)，五六分鐘后阿明才得到一個方法，但是……

但是該方法要求人員如下面一樣是縱向一列排列的。

我們的朋友阿明，傻眼了，看著時間滴答滴答的過去，頭腦一時短路，沒想去繼續(xù)搜索怎么把單元格的多個內(nèi)容提取出來排成一列。

而是立馬投入緊張的復(fù)制粘貼手動分組中。

也就是在這個時候，電話響了，緊張工作中的阿明看也沒看直接掛掉。

這是一個重要人物的重要電話，是阿明女友讓他下班去接她的電話。

下班回家后，“悲慘”的事發(fā)生了，耙耳朵阿明跪了搓衣板。

2.為什么？

一個小小的成員統(tǒng)計安排任務(wù)，居然產(chǎn)生了這么大的后果！

是阿明流年不利嗎？

是阿明工作不夠機(jī)靈嗎？

是阿明女友太霸道了嗎？

……

都不是！

唯一的原罪就是阿明雖然是統(tǒng)計員，但缺乏數(shù)據(jù)思維，沒有建立數(shù)據(jù)源的觀念和習(xí)慣。

阿明很努力，但他只把自己當(dāng)成了一個文員，而不是一個數(shù)據(jù)統(tǒng)計員。

如果阿明在聯(lián)系各部門上報名單的時候直接要求大家用Excel文檔上報，

如果阿明在匯總的時候按照數(shù)據(jù)人的習(xí)慣建立了數(shù)據(jù)源，

那么所有的求助、緊張的復(fù)制粘貼都不會發(fā)生。

因為有了規(guī)范的數(shù)據(jù)源，

利用數(shù)據(jù)透視表即可得到人數(shù)統(tǒng)計；

利用隨機(jī)函數(shù)賦值再進(jìn)行排名，再按排名順序快速分組（就是阿明最后得到但沒能使用的方法）……

也就是所有的混亂，緊張，重點并非阿明函數(shù)懂得少，而是阿明自己的操作習(xí)慣太會拉麻煩。

3.謹(jǐn)記

如果我們的工作常與數(shù)據(jù)打交道，那就一定要有不論何時都從建立規(guī)范數(shù)據(jù)源開始工作的理念和習(xí)慣。

在阿明這次事情的身上，我們至少可以學(xué)到一條規(guī)范：一個單元格只存放一個信息（數(shù)據(jù)）！

最后，我們來看看有規(guī)范的數(shù)據(jù)源，阿明統(tǒng)計人數(shù)、分組會是怎么進(jìn)行的。

利用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計人數(shù)非常快，不到1分鐘完成：

利用函數(shù)進(jìn)行分組也不到2分鐘：

第一步，利用隨機(jī)函數(shù)RAND和排名函數(shù)RANK為每個人隨機(jī)排名

第二步，利用INDEX函數(shù)和MATCH函數(shù)，按1到251（共251人）的排名順序依次分組

小結(jié)：

平時工作中遇到的很多問題，其實都是因為缺乏數(shù)據(jù)思維，缺乏規(guī)范的數(shù)據(jù)源造成的。

今天這個問題還算是容易的，有現(xiàn)成的公式套路，解決起來也不難。有時候群里的伙伴提出的問題，那個數(shù)據(jù)源真是亂，別說公式了，就算是用VBA也難以理出頭緒。

總之養(yǎng)成良好的做表習(xí)慣，逐漸形成規(guī)范的數(shù)據(jù)思維，對于自己今后的工作是非常有好處的。

知識站：

這里簡單解釋一下文中統(tǒng)計人數(shù)的公式。

=LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,"、",""))+1

公式運(yùn)用了LEN和SUBSTITUTE函數(shù)。

SUBSTITUTE是一個替換函數(shù)，可以在一個單元格中把指定的內(nèi)容替換成別的內(nèi)容。

SUBSTITUTE(B2,"、","")的意思就是把B2單元格中的頓號替換成空白（””表示空白），其實就是起到刪掉頓號的效果。

LEN函數(shù)的作用，就是判斷一個單元格或者公式結(jié)果的字?jǐn)?shù)（長度）。

LEN(B2)可以得到B2單元格內(nèi)的字?jǐn)?shù)（字+符號），LEN(SUBSTITUTE(B2,"、",""))可以得到?jīng)]有頓號的字?jǐn)?shù)。

那么這和人數(shù)有什么關(guān)系呢？兩者相減，就得到了頓號的個數(shù)，而人數(shù)就是頓號的個數(shù)加1。分析到這一步，公式我想大家都能看明白了。

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