Word表格數(shù)據(jù)如何整理?這樣操作,清晰又直觀!
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作者:曹光慶來(lái)源:部落窩教育發(fā)布時(shí)間:2020-08-27 15:10:50點(diǎn)擊:3850
編按:
我們?cè)诠ぷ髦须y免會(huì)遇到一些未設(shè)置任何格式的表格數(shù)據(jù),這類(lèi)數(shù)據(jù)會(huì)讓讀者看起來(lái)非常吃力。當(dāng)碰到這個(gè)問(wèn)題時(shí),如果你只會(huì)手動(dòng)一個(gè)個(gè)地去設(shè)置,那可得忙活半天。而如果你掌握一些整理數(shù)據(jù)的小技巧,別人半天的工作量,你只需要10秒,不信,你往下看。
小伙伴們?cè)谑褂?/span>Word的過(guò)程中,難免會(huì)跟表格打交道。
比如,在用Word制作一些報(bào)告或數(shù)據(jù)分析的時(shí)候,經(jīng)常會(huì)插入表格并錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù),如下圖,是公司最近三年的營(yíng)收情況:
從上圖中的營(yíng)收數(shù)據(jù)來(lái)看,咱們很難一眼就看出每年的營(yíng)收是多少?
但是,如果咱們給每個(gè)數(shù)字加上逗號(hào)(即千位分隔符)進(jìn)行區(qū)分下。
那么,可以更直觀、更準(zhǔn)確、更快地看出數(shù)據(jù)是多少,一目了然!
如何實(shí)現(xiàn)上圖的效果呢?是一個(gè)個(gè)地為數(shù)據(jù)添加分隔符號(hào)嗎?
NO!NO!NO!
顯然不是,這樣做并不是我們正確學(xué)習(xí)Word的姿勢(shì)!下面小編就跟大家分享兩個(gè)批量處理的小技巧。
01
利用Excel快速設(shè)置
Step01 選擇中這些數(shù)字,按【Ctrl+C】復(fù)制粘貼到Excel中,然后設(shè)置成【千位分隔樣式】格式。
Step02 點(diǎn)擊右鍵,選擇【只保留文本】,將Excel中的數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼回Word表格中。
Step03 最后,再設(shè)置下數(shù)據(jù)格式就可以了。
02
利用“查找和替換”批量設(shè)置
Word中,若有大量相同格式的內(nèi)容需要處理,都可以用查找和替換來(lái)完成。這也是為什么Word “查找和替換”功能比Excel “查找和替換”強(qiáng)大的原因所在。
其原理就是Word中的“查找和替換”可以使用正則表達(dá)式,而Excel中的“查找和替換”卻不行!
Step01調(diào)出【查找和替換】對(duì)話框。在【查找內(nèi)容】中輸入:“([0-9])([0-9]{3})([0-9]{3}[!0-9])”;在【替換為】中輸入:“ 1,2,3 ”,并勾選“使用通配符”復(fù)選框。
點(diǎn)擊“全部替換”按鈕,結(jié)果如下:
可以看到百萬(wàn)位及以上的數(shù)據(jù)都已經(jīng)替換完成了!
代碼解析:([0-9])([0-9]{3})([0-9]{3}[!0-9])
[0-9]: 表示0到9中任意一個(gè)數(shù)字。
[0-9]{3}: 表示0-9中任意三位數(shù)字。
[!0-9] : 表示除了0至9之外的任意一個(gè)字符。(這里的感嘆號(hào)表示除了什么之外的意思。)
1,2,3 : 表示前面第一個(gè)圓括號(hào)、第二個(gè)圓括號(hào)和第三個(gè)圓括號(hào)分別對(duì)應(yīng)的數(shù)字,并且在數(shù)字之間加上逗號(hào)。
PS:這一步只適用于10億位以下至百萬(wàn)位及以上的數(shù)字使用。如果數(shù)字再大的話,可以對(duì)代碼做適當(dāng)調(diào)整。
Step02 繼續(xù)在【查找和替換】對(duì)話框中的【查找內(nèi)容】中輸入:“([0-9])([0-9]{3}[!0-9年])”;【替換為】中輸入:“ 1,2 ”,查找和替換百萬(wàn)位以下的數(shù)據(jù)。
PS:這一步適用于百位以上至百萬(wàn)位以下的數(shù)字,代碼含義與上方相同。
上面小編使用的方法是由大數(shù)到小數(shù)來(lái)查找替換,必須按步驟進(jìn)行噢!小伙伴們也可以嘗試著從小數(shù)到大數(shù)進(jìn)行查找和替換,當(dāng)然代碼會(huì)略有不同,動(dòng)手試一試吧!
03
總結(jié)
第1種方法適合于數(shù)據(jù)量較少或者數(shù)據(jù)比較集中的情況,如果數(shù)據(jù)分散在文檔不同的位置,則不適合批量復(fù)制粘貼到Excel中來(lái)處理。這個(gè)時(shí)候,咱們可以使用第2種方法【查找和替換】功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。
好了,今天的分享就到這里,希望本篇文章對(duì)你有所幫助!
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