小編有話說(shuō)：小編看到很多小伙伴很努力地學(xué)習(xí)excel，想要提升自己，但是每次一放下教程自己就做不出來(lái)了。這就是因?yàn)榇蠹叶贾辉诼耦^學(xué)習(xí)實(shí)操，卻忘了停下來(lái)看看這些操作里包含的原理。今天給大家分享一篇有獨(dú)特視角的教程，學(xué)完后你自己也可以設(shè)計(jì)表格。

之前給大家推送過(guò)很多實(shí)操性的教程，大家仿照著或許可以做出來(lái)，但是授之以魚(yú)不如授之以漁，今天主要告訴大家表格制作的一些理論知識(shí)，學(xué)會(huì)這些，大家自己也可以設(shè)計(jì)表格。

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表格打印前先設(shè)置格式

記得我剛?cè)肼殨r(shí)，主管讓我把一份清單打印出來(lái)。我打開(kāi)文檔、打印，然后屁顛屁顛的把文檔交到他面前。

他皺著眉頭，咆哮道：“這表格怎么沒(méi)排版？！這叫人怎么看！至少要有個(gè)邊框吧，你看這一坨都什么東西??？”那是一個(gè)開(kāi)放的大辦公室，一百幾十號(hào)人看著我，讓我尷尬得無(wú)地自容。 

從此我就知道了打印表格之前一定要先設(shè)置格式：先把隱藏的數(shù)據(jù)顯示出來(lái)，添加邊框，調(diào)整字體、字號(hào)，預(yù)覽確認(rèn)無(wú)誤后再打印。這些步驟一個(gè)都不能少，多么痛的領(lǐng)悟！

說(shuō)明

沒(méi)有設(shè)置格式就打印表格，你分不清數(shù)據(jù)的行和列；而簡(jiǎn)單地設(shè)置邊框之后則每行數(shù)據(jù)都一目了然。

那下面我就來(lái)給大家詳細(xì)講解，如何設(shè)置格式，才能讓看表格的人快速看懂我們的表格。

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如何設(shè)置表格格式

做出美觀易懂的表格并不需要掌握很復(fù)雜的 Excel 技能，關(guān)鍵在于認(rèn)識(shí)到問(wèn)題所在。確保最大可讀性的一些要素和建議：

2.1字體

Excel中為我們提供了非常多的字體，總結(jié)起來(lái)就兩類(lèi)，襯線字體和無(wú)襯線字體，對(duì)于中文我更喜歡使用【微軟雅黑】字體，英文則采用【Arial】字體，這些都是無(wú)襯線字體，看起來(lái)更加的簡(jiǎn)潔。

2.2對(duì)齊

參差不齊的數(shù)據(jù)讓人很難快速看懂表格要表達(dá)的含義。在excel里我們只需要多花一秒鐘，就可以讓字符對(duì)齊，卻為查看表格的人，節(jié)省了非常多的時(shí)間。

2.3顏色

配色要協(xié)調(diào)，了解一些色彩心理學(xué)，無(wú)疑會(huì)讓我們制作的表格更出彩。而在 Excel 表格設(shè)計(jì)中，一個(gè)簡(jiǎn)單的技巧就是采用【主題顏色】面板中同一列的顏色來(lái)設(shè)置表格的邊框、字體顏色、填充顏色。這樣可以使表格整體給人以協(xié)調(diào)、和諧的感覺(jué)。

特別注意，普遍認(rèn)為純色顯得刺眼，你應(yīng)盡量避免使用純紅色、純紫色；顏色過(guò)多也會(huì)讓人感覺(jué)到不舒服，畢竟我們的表格不是色盲測(cè)試卡。

2.4邊框

相信你看了前面我出的洋相，就已經(jīng)明白，加邊框多重要了。但是，設(shè)置線框、邊框顏色時(shí)候也不要喧賓奪主，我常常采用較細(xì)的線條、比文字淡的顏色來(lái)弱化線框?qū)Ρ砀駜?nèi)容的視覺(jué)沖擊。

2.5行高、列寬

以能顯示全部信息為原則設(shè)置行高和列寬，而用自動(dòng)適應(yīng)的列寬總是能顯示每列內(nèi)所有內(nèi)容。

2.6標(biāo)題與匯總

一個(gè)表格的標(biāo)題，正是表達(dá)制表人觀點(diǎn)的地方，突出的標(biāo)題可以讓查看表格的人立馬看懂你要表達(dá)的意思。對(duì)表格的標(biāo)題和匯總行突出顯示，能幫助讀者快速?gòu)臉?biāo)題和匯總行中獲取信息。

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制表的其它小技巧

Excel 里面的小竅門(mén)還不止上面說(shuō)到的這些，我所知道的還有下面幾點(diǎn)：

3.1取消篩選和隱藏

含有篩選或者隱藏行、隱藏列的表格，容易給對(duì)方帶來(lái)誤解“好像不對(duì)啊，怎么只有這么點(diǎn)數(shù)據(jù)？”發(fā)送數(shù)據(jù)前最好先取消篩選和隱藏。

3.2隔行填充顏色

隔行填充顏色能對(duì)數(shù)據(jù)行進(jìn)行視覺(jué)上的區(qū)分，讓對(duì)方更容易獲取信息。

3.3順著填寫(xiě)順序排列字段

對(duì)于需要錄入數(shù)據(jù)的表格，字段的排列順序也是要考慮的因素。如果字段順序設(shè)置不當(dāng)，別人錄入數(shù)據(jù)的時(shí)候需要在不同的列中來(lái)回切換，體驗(yàn)很不好，錄入效率低。從票據(jù)中錄入數(shù)據(jù)的時(shí)候，這個(gè)問(wèn)題最為突出。

3.4如有必要，先排序

大部分情況下，領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)心的是“哪樣多了？哪樣少了？”遞交給領(lǐng)導(dǎo)的表格，根據(jù)實(shí)際情況排序，能節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的查看時(shí)間。

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設(shè)置格式后的表格效果

阿秀是我們兄弟部門(mén)的主管，有一次她說(shuō)“你看，我現(xiàn)在每天要給客戶(hù)提供數(shù)據(jù)報(bào)告，客戶(hù)肯定是想一眼就看到當(dāng)天的壞品記錄的數(shù)量和不良率，不用一千多行的數(shù)據(jù)明細(xì)里面找來(lái)找去，那要怎么設(shè)計(jì)才能達(dá)到這個(gè)效果呢？”

后來(lái)我和阿秀一起，設(shè)計(jì)了一個(gè)這樣的報(bào)告：

說(shuō)明

<1>調(diào)整關(guān)鍵信息到表頭，讓客戶(hù)一眼就可以看到；

<2>用醒目的顏色標(biāo)記客戶(hù)關(guān)心的數(shù)據(jù)（不良數(shù)據(jù)）；

<3>稍作美化，使表格更加美觀。

總結(jié)：設(shè)計(jì)表格就像是設(shè)計(jì)產(chǎn)品，我們用合理設(shè)計(jì)的表格，提供便利，節(jié)約對(duì)方的時(shí)間，讓對(duì)方感覺(jué)得到我們的專(zhuān)業(yè)。學(xué)習(xí)Excel，功夫在Excel外。不要光是盯著那幾個(gè)菜單去學(xué)習(xí) Excel ，而是思考業(yè)務(wù)邏輯和客戶(hù)需求，再去運(yùn)用 Excel 提供的功能與技巧。

以上都是我使用 Excel 制表的總結(jié)和感悟，希望對(duì)你也有所幫助。

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