公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記，它包含了分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。

一、版記分隔線這樣做

首先，咱們先來制作版記的分隔線。

格式要求：

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線與末條分隔線用粗線，一般為1磅；中間的分隔線用細(xì)線，一般為0.75磅；末條分隔線與公文最后一頁的版心下邊緣重合。

操作方法：

首先，插入表格。將鼠標(biāo)光標(biāo)定位于公文最后一頁的最下方，點(diǎn)擊【插入】-【表格】，選擇1x2表格。

然后，設(shè)置分隔線的粗細(xì)。選中整個(gè)表格，右擊選擇【邊框和底紋】-【邊框】-【無】，選擇1磅的實(shí)線，并點(diǎn)擊第一條和第三條橫線，選擇0.75磅的實(shí)線，再點(diǎn)擊第二條橫線。

最后，點(diǎn)擊“確定”按鈕。

示例圖：

提示：版記通常放在最后一頁，且一定在偶數(shù)頁上。如果公文內(nèi)容較短，即便首頁可以放下版記內(nèi)容，版記也必須移至第2頁上。

二、抄送機(jī)關(guān)安排上

抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

注意：如果抄送給多個(gè)機(jī)關(guān)時(shí)，可以根據(jù)上級(jí)—平級(jí)—下級(jí)的順序進(jìn)行排列。

格式要求：

抄送機(jī)關(guān)一般用4號(hào)仿宋字體，左右需要空一字。輸入“抄送”，加上全角冒號(hào)，然后輸入抄送機(jī)關(guān)名稱。若需要回行，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。同一系統(tǒng)內(nèi)同級(jí)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)分隔，不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。

示例圖：

三、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期不能少

印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的具體印制主管部門；印發(fā)日期是指印制這份公文的具體年月日。

格式要求：

使用4號(hào)仿宋字，置于末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，同行排列。而印發(fā)日期要用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，再加上“印發(fā)”二字。

示例圖：

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