編按：

會(huì)議，是日常工作中的重要組成部分。作為一名辦公人員，當(dāng)你被領(lǐng)導(dǎo)安排組織會(huì)議并做好會(huì)議跟進(jìn)時(shí)，應(yīng)該怎樣高效地去完成呢？一起來(lái)看看吧！

總公司又迎來(lái)了五年一次的述職大會(huì)，會(huì)務(wù)部門(mén)由平時(shí)的很忙變成了超級(jí)忙，早已經(jīng)不會(huì)聞“會(huì)”色變的他們，也久違地瑟瑟發(fā)抖起來(lái)！Sunny小姐姐作為“忙人”的一員，最近也常常陷入“茫然”的狀態(tài)。

因?yàn)檫@次述職大會(huì)，各地區(qū)分公司的參會(huì)人員共有100多個(gè)人，Sunny小姐姐不僅要統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員名單，還要制作簽到表，以及通知參會(huì)人員會(huì)議細(xì)節(jié)等，工作量巨大。

幸好，剛?cè)肼毜男峦?/span>Tommy給Sunny小姐姐支了3招，把這些事兒的難度降低了幾個(gè)量級(jí)，下面我們一起來(lái)看看吧！

一、“騰訊文檔”在線收集表單，自動(dòng)匯總成Excel數(shù)據(jù)

在以往的各種會(huì)議前，Sunny小姐姐都是將各分公司發(fā)來(lái)的Word統(tǒng)計(jì)名單文檔或Excel人員統(tǒng)計(jì)表，依次打開(kāi)并將其中的人員名單復(fù)制粘貼匯總成新的名單，這樣做非常耗時(shí)且麻煩。

同事Tommy給她分享的這招，利用“騰訊文檔”在線收集數(shù)據(jù)，高效地解決了這個(gè)痛點(diǎn)。

操作方法：

1.打開(kāi)并登錄騰訊文檔（https://docs.qq.com），點(diǎn)擊“十”號(hào)，新建收集表。

2.在打開(kāi)的界面中提供了大量的模板供用戶選擇，選擇需要的模板即可。當(dāng)然，也可以新建“空白收集表”，根據(jù)自己的需要設(shè)置收集主題和問(wèn)題。

3.設(shè)置好“在線收集表”后，再設(shè)置收集的截止時(shí)間、是否允許填寫(xiě)人修改結(jié)果提交多份等，然后點(diǎn)擊“發(fā)布”。

4.此時(shí)，咱們就可以把設(shè)置好的表單鏈接分享給各分公司人員，當(dāng)他們填寫(xiě)信息之后，只需點(diǎn)擊“收集結(jié)果”按鈕，即可自動(dòng)匯總成Excel表，查看、導(dǎo)出、復(fù)制、修改等任君選擇，是不是非常方便。

友情提示：騰訊文檔是一款可多人協(xié)作的在線文檔，可以完成不同場(chǎng)景下的信息收集、記錄和整理，支持Word、Excel和PPT等多種文檔格式。與其類似的工具還有阿里出品“語(yǔ)雀”（https://www.yuque.com）和金山辦公出品的“金山文檔”（https://www.kdocs.cn）。

二、在Word中快速制作“簽到表”

當(dāng)Sunny小姐姐正勤奮地在Word中錄入?yún)?huì)單位名單和參會(huì)人員名單時(shí)，Tommy經(jīng)過(guò)她身旁問(wèn)：“你這是在做什么？”，Sunny小姐姐回道：“做簽到表??！”。

Tommy扶額嘆了口氣，說(shuō)：“把會(huì)議通知中的參會(huì)單位名單稍加處理，就可以秒變‘簽到表’了，你不知道嗎？”。

操作方法：

1.首先，把參會(huì)單位名單復(fù)制到Word中，按【Ctrl+H】打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框。

2.在“查找內(nèi)容”中輸入“、（頓號(hào)）”（注：這里根據(jù)文檔中的間隔符號(hào)進(jìn)行填寫(xiě)），在“替換為”中輸入“^p（段落標(biāo)記）”，點(diǎn)擊“全部替換”按鈕。

3.將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在開(kāi)始處，按【Enter】鍵添加空行。然后全選所有內(nèi)容，點(diǎn)擊【插入】-【表格】-【文本轉(zhuǎn)換為表格】-【確定】，簽到表的雛形就出來(lái)了。

4.選中整個(gè)表格，點(diǎn)擊【布局】-【合并】-【拆分單元格】，對(duì)單元格進(jìn)行拆分，然后錄入表頭內(nèi)容。

5.最后，按【Ctrl+Shift+Enter】組合鍵在表格上方插入空行，錄入表格標(biāo)題，簽到表就大功告成了。

效果如下：

三、利用微信“群發(fā)助手”快速發(fā)送會(huì)議通知

Sunny小姐姐深吸一口氣說(shuō)：“前兩個(gè)大麻煩終于解決了，但是，還有個(gè)大難題，需要挨個(gè)兒給各參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，這太費(fèi)時(shí)了”。

Tommy掏出手機(jī)說(shuō)：”直接用“群發(fā)助手”就好啦，可以一次發(fā)送，多人同時(shí)收到，而且是私聊的效果喲，既便捷又體現(xiàn)了尊重”。

操作方法很簡(jiǎn)單：

在微信搜索“群發(fā)助手”，然后選擇要發(fā)送通知的對(duì)象，在內(nèi)容框中錄入要發(fā)送的信息，發(fā)送即可。

友情提示：用群發(fā)助手發(fā)出去的通知，在個(gè)人聊天記錄里是不會(huì)出現(xiàn)的，所以重要信息應(yīng)該注明“收到請(qǐng)回復(fù)”，以確認(rèn)參會(huì)人員是否都獲悉這條消息。

以上就是今天的全部?jī)?nèi)容啦！如果覺(jué)得文章有啟發(fā)，點(diǎn)個(gè)“在看”吧！么么噠！

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